事业单位档案管理中的电子档案管理分析

秦雯

摘 要：档案作为事业单位的一项重点内容，在分析事业单位运行状况、单位历史以及规划未来上发挥着重要的作用。对档案进行有效的管理是事业单位的一项重点工作。但是目前分析事业单位档案管理现状会发现其中存在着很多的问题，其中信息化水平不高是最主要的一项。针对快节奏的生活模式，应用电子档案已经成为事业单位的必然要求。它在提升单位工作效率、保障工作质量上将会发挥出实质性的作用。本文在对电子档案进行简要分析的基础上，提出了加强事业单位电子档案管理的有效措施，希望为事业单位提供一个有价值的参考。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案；特点；措施

事业单位电子档案就是将纸质版的数据录入到计算机当中，在实现办公自动化的基础上对电子文件进行整理、分类以及存储。不仅提高了档案归档管理的难度，而且更加安全，一些私密档案不会存在泄漏的风险。通过检索关键字就可以实现对档案的查阅，提高了整个事业单位的工作效率。目前，对这一档案管理模式进行重点研究应该是一项具有普遍现实意义的工作。

一、电子档案的特点

传统档案在编写的过程中耗时费力，整理时更是需要相当多的人力，档案在整理以及存储的过程中，会存在丢失、损坏的风险，查阅过程更是多有不便，严重制约了整个单位工作效率的提升。利用网络信息技术实现档案管理的电子化，可以节约大量的人力物力，具有十分重要的意义[1]。电子档案的优势主要体现在对信息进行高效处理、方便查阅、便于保存、实现信息的有效利用以及便于信息补充等几个方面。

1.对信息进行高效处理

只要通过计算机对相关数据、图片以及文字进行扫描，就可以将这些内容录入到计算机之内。之后的分类、整理、分析、统计以及存储工作都可以通过计算机进行。只要操作方法得当，其中就不会有误差出现，实现了对信息的高效处理。

2.方便查阅

信息只要存储在计算机内，就有属于自己的分类和编码，只要将编码或是关键字输入计算机，就会马上检索出所需要的内容，提升了查阅的效率，实现了信息的有效利用。

3.便于保存

传统的纸质版档案在管理的过程中总会存在被烧、被盗以及被损的风险。电子档案可以有效改变这一状况。计算机内的档案可以进行加密操作，指定人员掌握整理的权限，查阅人员也需要在获得权限之后才能进入档案系统，大大提高了档案资源的安全性，保存起来也就相当方便。

4.实现信息的有效利用

传统档案在利用的过程中需要按宗卷进行翻阅，有时花费了大量的时间也没有找到有效的信息。电子档案可以有效改变这一状况，在较短的时间内就实现了信息的查找，提高了档案资源的利用率，真正将档案的作用发挥到实处。

5.便于信息补充

档案管理过程中，及时完善相关信息是一项重点工作。传统档案由于它的缺陷，在信息补充的过程中总会有各种各样的限制。电子档案在解决这一状况时具有显著的优势，可以实现实时补充，实时整理，提升事业单位的工作效率。

二、加强电子档案管理的具体措施

面对上述电子档案的优势和特点，将电子档案管理手段融入事业单位的日常工作当中应该是一项具有普遍现实意义的做法。电子档案较高的信息化以及智能化水平以及较高的工作效率让它的普及成为一种可能。但是在进行电子档案管理的过程中也需要掌握一些注意事项，防止由于计算机系统被攻擊而造成的档案丢失现象。

1.完善电子档案管理制度

电子档案在引入之前，一定要根据国家的法律法规以及规章制度制定完善的电子档案管理制度，对电子档案的接收、存储以及利用过程进行约束，规范整个管理过程，让电子档案管理真正体现出自身的价值[2]。了解即将录入计算机的电子信息的来源和背景，确保整个电子档案系统的安全。

2.制定合理的归档制度

归档工作是档案管理的一项重点内容，需要引起档案管理部门的重视。管理人员要仔细分析电子档案归档与纸质版档案归档的区别，制定合理的档案归档制度约束工作人员的行为，保证档案文件的环境安全，确保录入的档案属于该类别，防止为后续的查阅过程带来不便。

3.建立严格的档案存储制度

档案的安全需要通过严格的档案存储制度得到保障，也只有真正将档案存储制度落到实处，才能实现档案的绝对安全。首先，应该严格控制档案存储的载体，保证其中没有病毒，这是最基础的工作；其次档案存储载体的条件和环境需要得到有效控制，防止因为周围温度过高或是湿度过大使得载体不能正常工作，对档案造成毁灭性的损失；最后，重视档案的备份，使得出现的损失有弥补的机会，进而让整个事业单位的正常运行得到保障。

4.加强电子档案管理人员的职业素质

对档案管理人员进行培训，让他们的知识以及素养跟上时代的潮流，从而为事业单位的档案管理工作提供一个保障。另外要提高新型人才进入档案管理部门进行工作的门槛。应聘者除了要具备扎实的理论基础，而且应该有良好的职业道德和责任意识，这是整个档案管理工作得以有效进行的保障。

5.完善电子档案的查阅制度

档案的查阅工作应该局限在某几个人的手中，其他人只有在申请之后获得查阅权限，才能对电子档案进行翻阅[3]。这样可以有效提高档案的安全性，防止一些不法分子在翻阅档案的过程中，对事业单位的整体利益造成威胁。

总之，随着经济的不断发展以及科技水平的显著提高，事业单位的档案管理朝着电子化、信息化与智能化方向发展已经成为一种趋势，因此事业单位的档案管理人员一定要在积极分析这种管理方式的基础上，制定并完善一系列的规章制度，保证电子档案在应用的过程中发挥出最大的价值，从而提高事业单位的工作效率。

参考文献：

[1]张敏.电子档案在事业单位档案管理中的价值探讨[J].城建档案.2016（04）：154-155.

[2]杨卉，刘敏.浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J].办公室业务.2015（01）：461-463.

[3]周海霞.电子档案管理中几个关键问题及解决对策[J].黑龙江科技信息.2016（34）：12.endprint