事业单位档案管理问题及对策

杨燕红

摘 要：档案管理工作与事业单位的发展存在着必不可少的联系。由于档案管理工作不能对事业单位产生直接的收益，因此大多数事业单位都忽略了档案管理工作的重要性，单位对档案管理工作的落实力度极低，使档案信息出现很多漏洞，从而使事业单位的发展受到了很大的影响。本文就事业单位档案管理工作目前出现的问题进行分析，探讨如何有效的改善档案管理工作，希望能够对事业单位档案管理工作的完善提供一些帮助。

關键词：事业单位；档案管理；问题及对策

档案管理工作与事业单位的发展、运行和服务大众都有一定的联系，是事业单位发展的基础。事业单位档案管理工作出现管理不适当、方式落后以及管理人员素质不合格等情况，会使档案管理工作出现各种问题，从而使事业单位的进步发展受到影响，也会使事业单位的职责和功能受到制约。因此，事业单位应就目前档案管理制度、方式、人员素质等问题进行分析，通过提高对档案管理的重视程度、加强对管理人员的素质培养、完善档案管理模式等方式，使档案管理工作得到进一步完善，为事业单位的发展提供一个基础高效的平台。

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 事业单位缺乏对档案管理工作的重视

目前大多数事业单位在学习和落实我国现行法律法规及标准方面仍有一定不足，由于档案管理工作不能对事业单位产生直接的收益，大多数事业单位都缺乏对档案管理工作的重视，导致档案管理工作长期处于荒废状态。部分事业单位领导管理层对档案管理工作的认知不全面，仅仅把档案管理当作简单的整理资料、信息，从而缺少对档案管理工作的资金投入和重视程度，导致档案管理工作的落后，进而对事业单位的发展造成影响。

1.2 档案管理人员综合素质不高

档案管理的工作内容并不是很简单，要求相关工作人员自身综合素质较高，例如专业技术水平较高、职业道德良好、责任感强等，然而目前在事业单位中任职档案管理工作的人员综合素质通常都处于较低的水平，主要体现在以下几方面：档案管理工作人员缺乏对新时代管理技术的学习，无法达到新时代档案管理工作的要求，缺乏专业的档案管理工作技术、知识，甚至在进行档案资料收集、归纳、装订等基础工作时也不够熟练[1]，对档案管理工作的成效造成很大影响；部分档案管理工作人员职业道德不过关，缺乏责任感，以应付了事的态度进行档案管理的工作，不够仔细、认真，对自己的要求不严格，通常都觉得做好工作制药自己不出错就可以，这种想法使档案管理工作的质量受到很大影响。

1.3 事业单位档案管理方式落后

随着现代化社会信息技术的快速发展以及计算机应用范围的不断普及，档案管理工作的方式也在不断改善，传统的纸质版管理方式逐渐发展为电子版存档形式。用电子版存档进行档案管理的工作不仅将档案存放的空间大大缩小，同时对档案查阅的速度也有很大的提升，使档案管理的便捷性得到增强。但是因事业单位领导管理人员对档案管理工作的忽视，对档案管理需求的先进设施没有及时引进，档案管理工作人员依旧通过账目记录和书本记载的方式进行档案管理，对档案数据的储存速度和档案信息的全面化造成很大影响，使档案查阅的效率与单位工作进程受到很大的限制。

2 事业单位档案管理对策分析

2.1 提高对档案管理工作的重视程度

事业单位领导管理人员必须将传统的观念转变，提高对档案管理工作的重视程度，这是将档案管理工作做好的基础前提，建议从以下几方面进行：首先将档案管理放入日程中当作重点工作内容，将档案管理工作人员的积极、主动性充分调动；其次是事业单位应根据档案管理人员制定完善的考核制度，不但能挖掘工作人员的潜力、激发工作人员的热情，还可以使档案管理工作科学化、规范化；单位领导管理人员应以身作则，提高对管理工作的重视，给予档案管理工作人员关心，促进工作人员正确认识从事工作的重要性，积极认证的完成工作；事业单位必须根据《档案法》和《档案馆立法》制定出合理完善的档案管理制度[2]，将以往制度存在的漏洞弥补，使工作人员对自己的责任和义务明确，避免出现丢失档案、泄漏数据的情况发生，对档案管理内容审查的标准和次数进行规定。实施奖励惩罚制度，对工作完成优秀的人员给予一定的奖励和表扬，对于工作完成不当的人员以公正、公开、公平的原则给予批评和出发，严重者予以开除。

2.2 加强对档案管理工作人员的培训

事业单位必须建立档案管理人员专业培训机制，加强对档案管理工作人员业务的学习培训，或者是聘请档案管理专家、学者进行理论讲述、实际指导和经验传授，切实有效的提高档案管理人员的业务知识技能水平。同时还可以将有科研和发展潜力从事档案管理的人员派送出去接受先进思想、理念的学习，接受档案管理工作的新方法。具体内容可以通过以下几点进行：促进档案管理人员明确任职工作的重要程度，了解工作内容；加强宣传档案管理工作的力度，提高对档案管理人员的招聘条件，吸收更多知识技能水平更高的人员；完善档案管理制度，使档案管理工作更系统、更全面、更科学；加强档案管理人员专业技能的培训，使工作人员业务水平得到提升；提高工作人员对任职工作的认同程度，在工作时能够更加积极努力。

2.3 完善档案管理模式，加大资金投入

随着现代化社会信息技术的快速发展以及计算机应用范围的不断普及，档案管理工作的方式也在不断改善，过于落后的传统档案管理方式已经不再适用，事业单位必须引入先进的设备进行档案管理。计算机是提高信息化管理的重要设备，在档案管理工作中采用计算机能够有效缩小档案存放占据的空间，提高档案管理工作效率，同时对档案查阅的速度也有很大的提升，使档案管理的便捷性得到增强。工作人员可以通过相关软件快速、完整、有序的将档案数据录入电脑档案库，还能利用数据图标软件系统性分析档案数据。通过建立档案查阅平台，将档案资料与事业单位核心人员共享，便于领导管理人员查阅与提出意见。档案管理工作人员要加强对管理、查阅平台的安全措施[3]，落实木马防范、计算机病毒查杀的工作，对系统漏洞及时修补，避免数据泄漏、不法之徒乘机而为的情况发生。完善档案管理模式必须引进先进的设备，要求事业单位提供大量的资金。部分事业单位会有资金不足的情况，可以向当地政府申请补助资金购买先进设备，完善档案管理模式。

2.4 努力提高档案管理保密措施

档案管理的保密措施十分重要，能够对事业单位的正常、高效运转以及事业单位的声誉造成直接影响，所以必须完善档案管理的保密措施。具体内容可以通过以下几点进行：对库房严格管理，安排人员进行看管，严禁无关人员入内；对档案库房的位置进行合理规划，不能靠近办公室、阅览室，要独立存在，同时还应对门窗加固避免出现盗窃。事业单位必须积极使用各种措施，将档案管理的安全工作完善，加强保密措施，将安全隐患扼杀在萌芽状态。

3 结语

档案管理对于事业单位而言不仅是一个重要的工作，同时还与其发展存在着重大意义。当前，大多数事业单位在进行档案管理工作时依然有系列问题存在，单位领导管理层必须加强重视档案管理工作，投入大量必须资金引进先进设备，加大对档案管理工作人员的培训力度，引入具有专业管理技术的人才，确保档案管理工作的正常运行与安全。完善档案管理制度，鼓励工作人员积极创新管理方法，推动档案管理工作的发展，为事业单位的发展提供帮助。

参考文献

[1]王协舟，张玉香.图书情报与档案管理研究生人才需求与创新能力培养研究综述[J].档案学研究，2012，（02）：83-88

[2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011，（20）：198

[3]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案，2014，（06）：63-65