浅谈档案管理信息化建设

李文芬

摘 要：档案信息化建设是众多信息化建设的重要组成部分，是档案部门参与国民经济和社会信息化的具体表现，也是档案部门进一步深化改革，推动科技发展，提高服务效率的必然选择，因此本文主要论述了档案管理信息化建设的含义、作用以及档案管理信息化建设的不足和对策。

1 引言

科技发展日新月异，信息化的浪潮席卷全球，它在悄悄的影响着我们的生活工作，也同样延伸到档案管理方面，档案信息化已经是大势所趋，计算机信息技术的日益更新，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术的广泛应用使传统的档案管理模式发生了天翻地覆的变化，而变革的目的是为了更好的适应信息技术的发展以满足社会服务的需要。正如十七大报告中指出的 “信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。在信息时代，档案管理信息化建设推动我国经济社会继续发展具有十分重要的作用。

（一）档案管理信息化可以实现档案资源的共享

档案是人类活动真实的历史记录，属于国家信息重要的组成部分，随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越被社会所利用，加快档案资源信息化的步伐，是经济和社会全球一体化的新形势下发展的必然要求，是实现档案信息共享的现实需要，档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递。消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现资源的高度共享。

（二）档案管理信息化可以大大提高工作效率

传统档案管理工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管和利用，投入大量的人力、物力。传统的档案管理方法已经在信息技术和通讯技术高速发展的今天凸显弊端，档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了档案管理的工作效率，还节约了大量的资源，有力促进了节约型社会的建设。

（三）档案管理信息化是适应社会改革的必然要求

随着人类生活水平和文化水平的提高，人类的文化需求也越来越高，档案本身的作用也随着社会的进步和人类思想观念的解放而不断扩大，不仅仅停留在查找和借阅方面，而是可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求，面对档案管理的新需求，必须冲破接档案，管档案的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，使其与社会整体发展协调一致，同时，档案管理信息化建設可以促进传统档案管理观念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。

2 档案管理信息化建设的不足

档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少。在中等规模的档案信息化系统建设中，正确的资金投入大致比例应当是硬设备占40%，软件20%，标准规范制定和应用模式调整占10%，信息资源建设占30%。经实际调查多数单位未能达到上述指标，致使不少单位设备几次更新，但信息化的应用成果一直未见到的原因。

在国内，档案信息化工作总体是起步早，发展慢的形势，各地各级档案信息化水平参差不齐，在这种大环境下，20世纪90年代中期，档案部门零星的配备了计算机，开始建立题录式数据库，由于软件功能不完善和档案人员应用计算机技术不足，使档案信息化难以发展，并且缺乏统一的标准和规范，许多部门子建设档案信息化的过程中，只重视发展先进设备，和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准，计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性方面存在很大的不足，档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一，这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

目前存在一个普遍的共同问题，老的档案管理人员对纸质档案的管理理论，原则，方法和技术已经熟记于心，而年轻的档案管理员仅仅懂得电子计算机技术和数据通讯技术，对档案管理的基础知识，管理原则和管理环节懂的太少，目前各单位档案部门的档案管理人员既没有经过专业的学习，也没有通过系统的培训，这些问题的存在都制约着整个档案事业的创新发展。数据保护也同样存在着危险，目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术的角度只能被动的解决一个方面的问题，而不能长远全面的规范保障数据安全，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能安全防止计算机犯罪的发生，这也是风险的所在。

3 对于档案管理信息化建设不足提出的对策

（一）实现档案信息化建设为最终目的，在现代化的档案信息化管理工作中，要树立实现档案管理信息的社会化服务的理念，主要是将庞杂的数据资料，运用到信息化的管理手段进行有效的整理、储存。便于日后的档案管理，在此过程中运用现代信息化的管理手段建立一个良性循环的数据环境，为所在的单位的各项应用提供理论资料基础。

（二）转变思想观念，飞速发展的信息化社会要求档案管理工作与时俱进，档案信息化管理是社会发展的必然趋势，在网络环境下网上信息资源已经成为人们获取知识与信息的一个重要渠道，如果档案管理部门还是闭封式将会失去档案信息服务的优势，所以，推进档案信息化建设离不开思想观念的转变，要求全面更新思想和树立现代化的管理理念。

（三）在档案信息化管理要提高技术水平，档案信息化管理工作，不管是全面展开还是全面建设，离不开现代化的计算机技术的信息技术支撑，这就要求在档案信息化建设需要很强的建设性基础，随着管理工作的的推进也需要攻克一系列问题，和克服一些技术威胁，档案信息化管理要在开放式的网络环境下立足，实现其资源信息共享，和实现信息化服务，要求在档案信息化建设中达到智能搜索，对于档案数据信息在网络环境下的潜在威胁，提供的智能搜索功能还需要相关技术支持，达到进一步的完善，保证档案保密性能和安全性能。

（四）尽快建立档案信息资源数据库，建立资源配置合理，利用方便和特色突出的数据库，建立资源配置合理，利用方便和特色突出的档案信息数据库是档案业务信息化的前提。在档案信息化管理中要深入开发档案信息。

（五）增强档案信息化建设的责任感，推动档案信息化管理建设，这是一项必须长期坚持和任务繁重的工作，为了实现档案信息化建设的最终目标，要求增强档案信息化管理建设的责任感与紧迫感，通过管理人员共同努力来做好档案信息化建设的全面落实与开展工作。

（六）引进和培养现代化管理人才，改变档案管理系统素质结构，适应新的工作需求，对档案管理工作的员工加大业务培训，构建三级服务体系，（单位内部、行业内部、面向世界），尽快建立局域网，着力加快数安化建设，构建档案信息资源库。

总之，档案信息化建设是一项复杂而有用的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中，应该坚持量力而行，循序渐进，实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献

[1]何日胜.档案信息化的基本特征及其实施难点[J].中国管理信息化，2005，（11）

[2]赵连琴.档案信息化的管理与制度创新[J]中国科技信息，2005，（18）

[3]李爱军.档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报，2006，（02）