浅谈档案管理和利用

刘路

档案管理工作在知识的范畴内有着浓缩精华，承载与融汇知识量和展示知识，并将知识的信息量转变为人类寻求发展壮大的能量作用。因而人们常说，档案是人类知识和文化的结晶就是这个道理。档案是历史的真实记录，这是它的价值所在。它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。档案的管理和利用工作作为文秘工作中重要的组成部分，需要文秘人员进行深入的探讨，信息社会的到来，给档案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求。同时文秘人员也要认清社会发展的形式，运用新的、科学的管理方法，更好地做好档案工作，让其发挥更大的作用。适应在快速变化社会中的新的发展需要，提高文秘人员的工作效率。

1 档案的起源及分类

档案的起源 档案是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。“档案”一词源于清朝，在此以前在不同的朝代有不同的称谓。例如：在商朝叫做“册”，在周朝叫做“中”，在秦朝叫做“典籍”，在汉魏以后就叫做“文书”“文案”“案牍”和“簿书”了。据史料记载，清代是最早出现“档案”一词的。主要见于清代档案康熙十九年（1680年）的《起居注》中，书中记载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字书于纸者，也呼为牌子、档子矣。”所以，档案一词，沿用到现在，已经有三百多年的历史。

2 档案的管理

2.1 档案管理的定义

档案管理，是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。

2.2 档案管理的制度

档案管理的制度包括：档案人员岗位责任制、档案保管制度、档案保密制度、档案移交制度、档案立卷归档制度、档案统计制度、档案的开发利用、检查与考核。做好档案的管理制度有着深远的社会意义。

2.3 档案管理工作的作用和意义

2.3.1 档案是单位工作的查考凭据。档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。

2.3.2 档案是各类活动的参考依据。档案涵盖了单位各个时期的建设、科研、运营等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，档案中记载了各种活动的情况、成果、经验和教训，记录了各方面信息，反映了各类活动情况，能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订工作计划，检查和总结运营情况，推广先进技术和管理经验等，都是重要的参考材料。

2.3.3 档案是单位资产组成部分。档案作为单位各项工作及其管理活动的真實历史记录，其价值在于其记录中所蕴含的内容。首先档案是单位固定资产和流动资产的构成要素。设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”——档案，两者作为一个整体共同构成单位的固定资产。其次档案是单位无形资产的组成部分，如党群工作档案、行政管理档案、运营管理档案及科学技术管理档案等，它们真实记录着单位科技水平、文化建设及管理状况等，并伴随单位工作、运营发展的始终，是无形资产的构成要素。

2.3.4 档案是科学研究的基础和必要条件。无论科学研究还是技术创新，所有的科研工作都需要借助于各种各样的档案资料才能更快更好地取得成果，一方面过去专门进行的科学研究的原始记录可供现实研究工作直接借鉴，另一方面，从记录广泛丰富的经验中，可为各项研究活动提供试验、观察和理论概括基础材料。

2.3.5 档案机构是单位的历史宝库。档案室是单位的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地，它服务于单位的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。

2.3.6 档案管理是提高工作质量和工作效率的必要条件。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩和管理水平的重要尺度。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的工作业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的好教材，对提高决策水平和工作效率，促进各方面发展发挥着重要作用。

2.3.7 档案是进行文化建设的生动素材。档案是单位发展的真实记录和见证，是单位文化的重要组成部分，通过档案我们能够了解到单位的成长历程、核心价值观、文化氛围等，那一张张照片、一段段影像、一份份文件、一件件实物，让职工产生了归属感、凝聚力和向心力，让社会更感性地了解我们。

2.3.8 档案管理标准化是精细化管理的体现。档案管理的标准化就是运用科学的先进的手段，将档案的收集、整理、立卷、编号、编目、归档等每个步骤按照统一标准运行，每一步都由规章制约，每个环节都通过制度进行规范，它符合精细化管理“精准、精确、细致、细化”的要求，是规范化管理的重要环节。档案管理的规范，可带动文书工作、运营管理、检查考核、财务管理、工程建设等各项单位职能活动的规范，使精细化管理内涵逐步渗透到我们工作的各个方面，进而提高综合管理水平、提升整体形象。

3 档案的利用

档案利用工作及存在的问题 档案利用工作是使档案工作为社会主义事业服务的宗旨得以实现的直接手段，档案利用是发挥档案作用，加强基础业务建设，增强档案管理水平，提高档案业务人员专业素质的重要工作。其中存在的问题是：对档案的管理和利用工作认识不足、从事档案管理人员缺乏专业知识、归档的档案缺乏系统性、档案设施资金投入不够等。

档案利用工作的解决措施，要求我们加强领导，抓好档案管理，加强学习，不断提高业务水平。提高档案管理的重要方面就是提高档案管理人员的素质，掌握现代经济社会对档案管理工作的要求，熟悉档案管理工作的业务流程。转变观念，树立服务意识。建立制度，认真贯彻《档案法》。俗话说“无规矩不成方圆”有了合理的具体可行的制度，才能使档案的整理和利用工作在一个切实可行的范围内运行，提高文秘人员的工作效率，创造更大的经济效益。