电子档案管理浅析

张晓波

摘 要：随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，電子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分。加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。

关键词：电子档案；管理措施

一、电子档案的特点

与传统档案相比，电子档案具有如下特点：

1.依赖性和不可识别性

电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。

2.信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

3.载体的多样性

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。

4.信息共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

5.信息与载体之间的可分离性

电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。

从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。

二、档案电子化管理的重要性和注意事项

（一）在电子档案管理方面，需要在纸质档案管理要求的基础上，把电子档案的形成的参与和长期保存列入重点工作。电子档案在管理要求的各个方面细节与技术要求上更高。电子档案管理属于系统技术工作。这就需要负责电子档案管理的工作人员不但要学会一般档案管理的基本要求和常识、同时，还要具备计算机应用及网络安全等方面知识，甚至要具备必需的外语能力。这些全方位知识能力的具备就可以保证档案管理人员在电子档案管理的业务上游刃有余，事半功倍。

（二）制度化建设保证信息管理规范。由于技术问题，如硬件设备出现故障、木马病毒感染等原因造成档案数据文件丢失以及损坏的情况时有发生。由于档案管理人员的计算机业务水平不足，如数据备份不够及时等问题，而如通过网络媒体来进行远程查档，则需要面临网络安全的巨大挑战。作为电子档案管理工作，需要保密觉悟和保密要求极高，而在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度十分必要并且是刻不容缓的。明确完整而又健全可行的操作程序，对档案管理的安全保密相关问题进一步规范。同时，规范全面的人事档案计算机管理制度，也能够保障档案管理工作人员在操作时有章可循，从而减少和避免在管理上出现的漏洞。

（三）提升档案管理人员业务能力。由于目前很多单位对档案工作不重视，所以档案管理人员配置较弱。计算机电子档案管理需要及时建立数据库，同时进行电子档案日常信息维护，这就使得档案管理人员工作内容远比传统的档案管理工作要更为复杂，而在目前，远程查档功能正在逐步开展，计算机管理所提升的工作效率尚未完全体现。这就使得档案管理相关人员配备不足的矛盾更加凸显出来。很多部门为节约开支，就在集中整理档案期间从其他单位借调专业人员使用档案管理系统，首先由于不熟悉单位实际情况易导致效率低下或工作失误，更重要的是安全保密问题易形成隐患，这就使得档案管理的专业程度不足，需要逐步提升档案管理人员业务能力，以集中培训、日常学习、引进人才等方式提升管理人员综合素质和技术水平。

三、规范电子档案管理的几项措施

1、加强电子档案归档制度建设。各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题：注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。

2、从电子文件的源头抓电子档案的质量。为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

3、要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理。 一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题；二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。

结束语：电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献：

[1]王拴勋.电子档案与纸质档案的比较研究[J].安康师专学报，2006，4（2）.

[2]潘春胜.文书与档案管理[M].北京：中国财政经济出版社，2005.