档案管理在高职院校教学管理工作中的作用及地位

姜馨

摘要：高职院校教学档案管理是一项非常重要的工作，它对高职学校课堂教学有着极大的作用，因此很多高职院校教师都非常重视教学档案管理工作，将其作为教学过程中的一部分，应该说目前高职院校教学档案管理已经成为制约高职院校教学水平的一大重要因素，本文主要从高职院校教学档案管理的含义及特点谈起，重点分析期在教学管理过程中的地位及作用，并试图寻找新时期教学档案管理工作的新路线。

关键词：档案管理；高职院校；作用及地位；新路线

在进行高职教学过程中，教学档案的作用是非常大的，它不仅可以帮助教师更好的将每一次课的情况记录下来，有效的提高教学效率，还可以为后期更好的进行教学考核及研究打下良好的基础，因此作为一名高职院校教育工作者，应加强对教学档案管理的重视程度，并选择适当地对管理方式进行创新，只有这样才能使高职院校教育教学工作更好地完成。

一、高职院校教学档案管理工作的含义及分类

在进行高职教学管理过程中，教师的各项基本活动都应以各种形式记录下来，将这些记录的内容以各种形式保存下来就是教学档案。高职院校教学档案工作主要是教师与教学管理人员在进行高职院校日常教学管理及教学活动过程中各项教学内容的保存形式，其内容最主要包括教学管理计划、课堂教学、学校学籍管理、实践教学方案、教学学科与实验室建设、教学日志及教学研究论文等资料，将上述这些资料进行归纳、总结在一起，并将其保管起来的整个过程就是教学档案管理的含义。

由于高职院校各专业之间存在较大的差异，因此教学档案管理的内容都是不一样的，一般来说，高职院校教学档案管理的内容主要可以分为以下几部分内容。首先是教学综合类档案管理，这一部分档案主要是对学校各个上级部门分发的规章制度、教学命令、教学工作规划、教学计划以及工作实施细则等内容进行归档处理，这一部分内容是整个档案教学过程中最零碎却最基础的一部分内容，也是任何一个高职院校都会收集的一类教学档案；其次是教师教学业务档案。主要内容是任课教师自身的授课记录、授课任务书、授课内容、授课安排表、每节课的授课教案、教学日志等内容，这一部分内容是教师上课的必需品，任何一位教师没有这些资料就不能承担授课任务。因此也是整个教学过程中最重要的一类档案。再次是学科实验教学档案。任何一门学科离开实验都是空谈，实验可以让学生更好的记住所学知识，还可以让学生检验所学知识，为此教师应将学生所做实验情况，各类实验报告以及上级对实验管理的文件收集清楚。最后一类为其他教师业绩考核类，主要包括师资培训、考核、出国进修等材料。

二、高校教学档案管理的特点分析

通常高职院校的教学档案管理的特点主要表现为以下几点：

首先是教学档案的专业性质较强，每个高职院校都有很多不同的专业类别，从而满足不同人才对不同专业的需求，而与之相对应的就是每个专业都会有相对应的教学档案管理材料，因此教学档案具有极强的专业特性，这些极具专业性质的教学档案是每个教师进行教学活动时的真是记录，人们通过查看这些教学档案就可以基本了解教师上课时的各种情况。

其次是教学档案具有多元性的特点，这里所说的多元性包含两部分含义，一部分含义是档案存档形式的多元性，一部分含义指的是档案参与人员的多元性。首先档案的存档形式具有较强的多元性，教师及管理人员可以根据自己专业的不同选择不同的存档方式进行存档，比如一些理科专业需要用大量的图纸、数据进行存储，而一些文科专业则需要存储一些文章、图片等，同时还可以根据自身专业特点选择书面文件、音响作品、光碟等不同形式的存储方式进行存储。其次人员的多元性主要表现在档案内存储的资料归属者是多方面的，既有学校领导、教师，也有家长和学生等。

再次是教学档案具有较强的周期性，由于高职院校的教学采用的是学期制，往往一年被划分为两个学期，而每年的教学任务基本是一致的，因此教学档案具有较强的周期行，比较大的周期有学年周期，小的周期又分为周周期、日周期、学制周期。而教学档案中往往采用教学年度及学制年度进行编制，各个阶段之间既有联系也有分界，共同组成了一个完整的大循环周期。

第四個特点是具有极强的系统性，任何一个教学档案，其最大的生命周期是从新生入学开始到最后毕业为止，这是一个整个的周期过程，同时也是一个极具系统性的过程，作为一名高职院校的教师，从学生入学前就要进行较为系统的档案管理，从最初的招生材料的分发到学生入学后的户籍、学籍管理、到学生每学期上课学习的基本情况等等，整个环节本身就是一个完整的系统。

三、档案管理在高职院校教学管理工作中的作用及地位

（一）保证教学活动的顺利开展

既然是教学档案管理，其管理的内容自然与教学相关的内容，因此教学档案的第一个作用就在于能更好的保证教学的顺利开展。首先国家及学校内部的需要根据高职院校的具体情况分发相关的教学通知，高职院校教务部门会根据国家及学习分发的教学通知进行相关的教学部署，教师再根据教务处部署的相关任务执行教学任务，整个过程本身的重要依附对象就是教学档案，因此我们可以看出档案管理是保证教学活动顺利开展的基础，如果教师接受不到相关的教学任务，或者对教学任务不是太清晰，再好的教师也无法很好的进行教学。此外教学档案管理工作还能记录高职院校各系部教学的实际情况，这是各系部教学过程的主要凭证，因此各系部党政领导及教学管理人员在实施计划时与制定决策，就须切实地了解与掌握所有的教学资料与材料，这样才能使教学改革与教学秩序能在以往制度的基础上稳步推进，以致保证整个教学管理过程的连续性，使得学校教学质量能保持稳步提高。

（二）为教学过程提供相关证据

其次是为教学过程提供相关证据，在进行高职教学过程中，教学档案是最具存储能力的，它能够将高职院校所有角色的智慧结晶以及在教学过程中成功及失败的经验和教训都归拢在一起，同时记载着学生在求知过程中遇到的困难以及如何进行克服困难的，对学生在不同时期所遇到的困难进行记录，因此教学档案具有极强的参考价值。在任何一个教学课堂、教学实习、社会实践的活动过后，教师都可以通过档案管理的方式将该活动下的各种基本信息记录下来，当活动结束后，教师可以将这些资料拿出来进行翻阅，查看在活动进行过程中每个同学的表现及取得的进步及暴露的各种问题，为后期更好的制定教学计划做依据。另外在活动过程中收集的各种文字及图片资料也可以当作学生参加活动的重要教学结果，后期周期性教学时可以重复使用。

（三）家园互递信息的重要工具

学生在高职院校学习，最关系他们的莫过于学生的父母，一方面学生对学生在高职院校中的生活状况比较关心，另一方面对学生在高职院校的学习成绩也非常关心，但是由于家庭路程遥远、工作太忙、没有时间等原因，很难直接参与到学生的学习及生活过程中，为了加强学校与家庭之间的关系，让家长定期获取学生在高职课堂中的学习情况，教师可以将在教学过程中会产生的教学文件及学习成果以书面、视频等形式保留下来，定期给学生家长进行公布，家长可以通过翻阅这些基本的教学档案了解孩子自身在这段时间的学习情况，并依据学习情况选择是否需要与学校教师进行沟通，这些都是教学档案的重要价值所在。

（四）评估办学水平的重要依据

教学档案管理工作本身就是教师在教学实践过程中逐步形成的，所以它具有真实直接记录教学内容的特点，是所有的信息资料的汇总形式，能够较为准确全面的将学生在学习过程中及教师在授课过程中的各类信息及问题记录下来，因此这些材料能够较为全面的印证整个高职院校教师教学水平、教学质量、办学特色等基本情况，是高职言笑办学特点及水平的基本体现，因此它是很多教育部分评审学校教育工作的基本资料，也是最原始的资料，各级教育部门在对学校进行评估审查过程中，通过翻阅这些资料就可以找到该学校在本周期过程中的基本教学情况，并以此对学校的教学管理和质量作出可靠的定性结论。

四、总结

总之，高职院校教学档案管理工作是一项非常重要的资料，它在教师教学过程中占据着很重要的地位，首先它是教师顺利开展教学活动的保证，没有教学档案很难进行对应的教学活动。其次它记录了教师在教学过程中的基本情况，为后期更好的翻阅这些资料打下良好的基础，再次它是学校与家长之间沟通的平台，最后是学校迎接领导评估的重要资料。在高职院校档案管理过程，教学档案管理工作者不仅要具备极强的责任心和敬业心，同时还应具有创新精神，在工作过程中应不断创新自己的新工作方法，解决工作过程中容易出现的各种问题，放眼未来，摸清档案管理的方向及思路，只有这样才能更好的做好档案管理这项工作。