机关事业单位档案管理创新的思考

李晓翠

摘 要：我国传统的机关事业单位档案管理面临新的挑战，要不断完善机关事业单位档案管理的安全性，使所有工作人员的档案得到完好的保护。笔者通过对机关事业单位档案管理的现状和创新方法进行详细的分析，利用现代化的信息技术对机关事业单位工作人员的档案进行信息管理，从而研究出解决随着网络环境逐渐变得复杂给档案管理带来危害的办法。

关键词：机关事业单位 档案管理 创新思考

为跟上时代发展的脚步，机关事业单位的档案管理人员需要加强对工作人员档案安全保障体系的构建和实施，从而解决网络环境带给机关事业单位档案管理的安全隐患问题。现阶段的档案管理机构的档案管理工作仍然存在一些问题等待我们去解决，所以，我们要不断利用先进的档案管理技术，以便可以推动我国机关事业单位档案安全管理体系的发展[1]。

1、我国机关事业单位档案管理的现状

1.1机关事业单位档案资料的管理意识淡薄

随着机关事业单位工作人员数量的不断增多，相对应的工作人员档案也不断增多，这就导致一些机关事业单位的档案管理人员忽略对档案资料的管理程度。机关事业单位的档案管理工作包括档案文件资料的整理工作和审核工作。随着机关事业单位工作人员的不断增多，机关事业单位往往降低了对档案管理的重视程度，忽视机关事业单位的档案归档范围，这些都会导致一些重要、有价值的信息被遗失和忽视掉，甚至有时候会出现一些没有价值的信息混合在档案信息之中，干扰人们的正常工作。机关事业单位档案资料的管理意识淡薄会使得机关事业单位工作人员的档案资料难以得到有效的安全保障，使得档案的收集管理工作错过最佳的工作时机，这会给机关事业单位档案资料的归档问题造成不可弥补的缺失和遗憾。

1.2机关事业单位对档案资料的归档不及时[2]

随着社会的不断发展，传统的机关事业单位档案管理方式已经跟不上时代发展的脚步了。一方面，很多机关事业单位都不重视对档案资料的管理，这会造成机关事业单位的档案资料归档不及时；另一方面，整理檔案资料是件苦差事，许多档案管理人员都不愿意认真仔细的对档案进行管理。一些机关事业单位往往缺少专职的档案管理人员，这就使得许多工作人员的档案资料只能自己保存，而自己保存带来的问题就是每个人的档案资料不完整，这就延长了机关事业单位档案管理的时间，造成机关事业单位档案资料的归档不及时。

1.3机关事业单位档案资料缺乏真实性和有效性保障

大部分机关事业单位在保管档案的过程中常常会因为档案管理不当或者其他一些原因，导致档案资料丢失或者将档案资料上交给机关事业单位的时候常常使用复印件来代替原件，甚至有些机关事业单位的档案管理负责人有时不在办公室而导致一些重要的文件得不到相应的签字，而一些机关事业单位的非档案管理人员随便帮别人签字的现象也是非常常见的，这些现象都会大大降低机关事业单位档案资料的真实性和法律效力，不利于机关事业单位档案管理工作的顺利进行。

2、完善机关事业单位档案管理工作的对策探究

2.1完善机关事业单位档案管理人员的责任机制[3]

机关事业单位的档案管理人员应该严格遵循《中华人民共和国档案法》，熟悉并且能够掌握《中华人民共和国档案法》中的相关法律规定。机关事业单位的档案管理人员应该明确自己的档案管理职责，不断增强自己的法律意识和管理意识，做一个爱岗敬业的好员工。机关事业单位也要不断完善档案的管理制度和管理标准，贯彻落实机关事业单位的档案管理工作，使每一个机关事业单位的档案管理人员能够明确自己的工作范围和工作内容，让他们可以高效的完成档案的收集、整理、归档、移交等档案管理工作，同时也要确保机关事业单位的档案资料是完整、没有缺失的。

2.2增强档案意识，确定机关事业单位档案资料的归档范围

机关事业单位档案资料的归档范围包括：机关事业单位各个部门档案资料的整理工作、档案资料的填写工作、机关事业单位档案资料的审核工作等其他工作。机关事业单位的档案管理人员应该平均分配各自的工作，使每个工作人员都有各自的工作要做。机关事业单位的档案管理人员还应该严格按照档案资料的归档范围做好档案资料的收集、整理工作，同时也要保证档案资料是完整、没有遗漏的。随着网联网的不断发展，互联网也成为了机关事业单位档案移交、归档、整理和利用的重要工具，利用互联网作为档案移交的基础，有利于提高机关事业单位档案资料的安全性，同时也可以明确数字档案资料的储存位置，方便工作人员查找。

2.3确保机关事业单位档案资料的真实性和有效性

为了确保机关事业单位档案资料的真实性和有效性，机关事业单位的档案管理人员应该根据相关的法律条例明确相关工作人员的法律职责，在档案管理的过程中，机关事业单位的各部门负责人员应该明确自己的职责，做好签字工作，没有特殊情况绝不允许出现别人代签的现象，如果发生特殊事件相关负责人员不能及时进行签字的情况，相关的负责人员也应该出具委托授权书，确保委托授权书与机关事业单位的档案资料归档保存一致。在对机关事业单位的档案进行管理的时候，档案管理人员一旦发现档案资料中存在错误信息或者错误数据，应该立即修改，保证机关事业单位档案资料的真实性和有效性。机关事业单位的档案管理人员应该将自己的工作融入到日常的生活中，对档案资料进行审核，追踪调查机关事业单位档案资料的进展情况，及时修改检查过程中发现的问题。同时我们还要注意，应该做好机关事业单位档案材料的归档工作，对机关事业单位各个部门的档案资料进行系统性的整理，从而提高机关事业单位档案管理的真实性和有效性。

3、结语

随着社会的不断发展，档案资料信息化管理广泛应用到机关事业单位中，随着机关事业单位的不断发展，机关事业单位的工作人员越来越多，相对应的工作人员档案也越来越多，那么随之而来的就是档案管理工作变得越来越复杂，遇到的问题也越来越多。所以，运用网络技术对档案资料进行收集、整理、归档和利用对机关事业单位的档案管理人员具有非常重要的作用。机关事业单位的档案管理人员应该将运用信息化管理档案资料的方法推广到机关事业单位的各个部门，这样不但能够缩短档案信息的编制过程，而且还可以提高机关事业单位档案整理和归档保存的工作效率，使机关事业单位的档案管理人员可以高效率的完成自己的工作。

参考文献

[1]沈崇茵.关于事业单位档案管理创新的思考[J].青年时代，2016（02）.

[2]张磊关于事业单位档案管理创新的思考[J]才智，2015，32；253.

[3]王璠.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].改革与开放.2015 （10）：124-

125.