浅谈事业单位档案管理信息化建设

于海凤

摘 要：伴随着网络技术的飞速发展和广泛，对于事业单位档案管理工作而言，如何推进档案管理模式转型，如何实现便捷、高效的事业单位档案信息化管理。已经成为他们所需要认真思考以及解决的问题。而以推动档案信息化建设适应社会现代化需求，真正改变传统的事业单位档案管理工作的缺点和弊端。从而，在保障档案原始内容的前提下，真正优化事业单位档案管理方式。本文依据事业单位档案管理信息化在实际工作中所出现的一系列问题，根据当前事业单位档案管理信息化工作的需求，提出了一些相应的解决方案和建议。以期对于事业单位档案管理信息化工作，提供参考和借鉴的价值和意义。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

随着市场经济以及网络信息化的飞速发展，事业单位档案管理信息化已经成为计算机科技发展的必然趋势。因此，为适应社会现代化需求，充分开发事业单位档案信息资源，已经是必然的。为提高档案信息资源的共享性，提高事业单位办公、运作的工作效率，如何搞好事业单位档案管理信息化建设，已经成为事业单位所必不可少的。本文根据实际档案管理工作中所出现的问题，提出了自己的观点和看法。并从实际出发，依据现实的生活需要，提出了相应的解决办法和个人建议。

1 事业单位档案信息化管理的特点

1.1 档案存储环境方面的优势

以纸质为媒介、以人工录入为方式的传统的档案记载，纸张极易变薄变脆，给信息资源采集、存储、管理等诸多工作带来极大的困难。而信息化的档案管理工作，可以建立电子、网络平台，电子录入的方式有利于加强信息的管理，从本质上改变了档案信息管理的方式和途径。档案可以存储到电子磁盘中，档案所占的空间较小，便于储存和信息管理。对于存储环境的要求也越来越低，因此信息化管理的渗透，必然也证明了纸质化管理所带来的一系列的弊端。从档案存储环境方面而言，信息化的档案管理工作对环境要求不高，有利于储存工作的开展。

1.2 档案在使用和查询方面的优势

作为事业单位的重要组成部分的事业单位档案信息化建设。如何正确而高效地管理和运用这些资源，实现储存与运用，提高资源的共享性，已经成为档案使用和查询方面所需要考虑得问题。而传统的档案在使用和查询方面存在着许多问题，诸如纸张老化，手续相当复杂等问题。为了能够极大地提高了档案资源的利用率，简化档案使用的流程，信息化档案管理在使用和查询上都会发挥着极大的作用。

2 我国事业单位档案工作的现状以及任务

我国事业单位档案工作的硬件设施日趋完备，为保障档案管理工作的科学化和规范化，推动“无纸化”办公的步伐日益加快。我们必须认清楚我国事业单位档案工作的现状。而我们必须要认识到我国事业单位档案工作所存在的问题如信息资源少。传统档案的管理方式，纸质版的信息资料填写内容有限，整理不方便。更新周期长。由于大部分的事业单位缺乏对于档案管理工作重要性的认识。因此，会导致档案工作的更新不便，周期过长。直接影响整个档案信息的处理和资源的共享。使用率过低。由于传统档案管理方式所存在的弊端，导致事业单位档案信息不足，从而直接影响事业单位档案的使用率，直接影响事业单位档案的发展速度。

当前事业单位档案信息资源建设的任务。（1）事业单位档案的目录数据库和部分全文数据库的建设。不断加强档案数据库的建设和完善，是为了满足事业单位档案管理部门的需要。而真正实现档案数据库的建设，要加强对那些现有档案资源和特殊的档案资源的信息化进程推进。而注重档案资源管理的录入工作，实现全部档案资源的录入和网上信息资源查询更是极为重要的。（2）事业单位电子文件资源的入档以及电子档案的管理。适应事业单位的工作规范化，加强电子档案的安全性和保密性工作，是极其必要的。因此，加强事业单位电子文件资源的入档以及电子档案的管理，是任何一个事业单位资源建设的重要任务之一。

3 深化事业单位档案信息化管理的策略研究

3.1 提高管理人员专业素质

提高管理人员的工作能力，对于档案信息化建设的各个进程而言，都有着不可估量的作用。提高管理人员专业素质要加强对管理人员的计算机技术水平，工作技能和综合素质的培训，努力培养出符合工作实际需要的人才。提高档案管理人员对档案工作的重视程度。从思想上认识到工作的重要性以及所需要注意的事项。注重对档案管理人员各项专业能力的考核。建立良好的考核制度，有利于培养高素质的，符合岗位需要的事业单位档案管理信息化建设的人才。

3.2 加快档案管理的硬件建设档案管理硬件的建设

为了有效的保存档案资料，性能稳定的、受外界破坏不强的硬件设施是事业单位档案管理部门所必备的。完成硬件建设，加大资金投放力度，不仅仅有利于档案工作的管理，更是可以推进有效的保存档案资料。将高水平技术渗透到档案管理工作中，充分发挥电子存储的重要性，对于整体资料的储存和管理具有重要的意义。因为良好的储存容量足够大的备份硬件，对于信息的录入和储存等诸多工作的开展和进行，都是很重要的。

3.3 完善事业单位档案管理的应用软件的开发工作

提高事业单位档案信息化水平和程度以及工作效率，要求我们必须做到。将加强重视档案信息化建设，开发完善档案管理工作所需的硬件设备与开发好适合本事业单位档案管理的应用软件工作同步进行，互相配合。

3.4 制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划

为推动档案信息化协调发展，事业单位必须要注重档案信息化系统的可扩展性和灵活性，制定档案管理信息化的总体规划。充分考虑事业单位实际的人才信息需要，努力构造一个符合经济发展要求的网络管理模式。而这种网络管理模式也要具有一定的灵活性和可扩展性，符合整个事业单位的实际发展需要。

4 档案管理现代化在事业单位档案管理中的重要作用

现代化手段的应用，推动我国档案管理信息化工作的开展和完善。档案管理模式、管理实体的转变，一扫之前由于纸质档案资料管理所带来的一系列的问题。从档案信息工作的加工、汇总、分类等诸多阶段去进行管理，充分的考虑到外部客观环境所带来的问题，真正实现资源的共享。对于提高工作效率，降低成本，都具有重大的意义。

事业单位档案信息化建设借助于计算机技术与网络平台建设，对档案实施数字化管理。对于事业单位组织建设、工作质量提高、科研力量增强等等各项工作质量的保障与提高，意义是极大的。事业單位档案管理信息化是社会进步、科技发展的产物，在一定程度上也可以成为社会进步、科技发展的催化剂。为顺应我国时代发展潮流，将事业单位档案信息化建设贯穿整个事业单位内部和外部各个方面，是极其有必要的。而本文则凭借事业单位档案管理信息化在实际工作中所出现的一系列问题，根据当前事业单位档案管理信息化工作的需求，使我们了解加强档案信息化的需要，进一步提出了相应的解决方案与参考建议。

参考文献

[1]张桂丽.事业单位档案管理信息化建设问题[J].活力，2012（23）：48.