基于移动终端的智能化档案管理

张晓波

摘 要：物联网技术的飞速发展，使得移动终端的应用变得越来越普及，给各行各业带来了极大的便利和变革。本文就是基于物联网技术，运用移动终端开展档案管理和档案利用的典型案例。文中提出了利用移动终端，开展档案著录、整理、库房管理、档案利用等工作的思路，并分析了移动终端运用于档案优势和风险，具有一定的指导实践的价值。

关键词：物联网；移动终端；档案管理；档案利用

近些年，随着物联网技术的飞速发展，很多关键技术获得重大突破，各种移动终端越来越多的应用于实际生产和生活。档案工作作为一项传统工作，也可以通过物联网技术，利用各种移动终端进行改良，使档案管理和档案利用变得更加智能化和便捷化。

1 物联网的概念及发展

1.物联网。物联网是在互联网的基础之上，利用射频标签（RFID）、二维码、无线数据通信、计算机等技术，构造的一个覆盖万事万物的实物互联网。物联网具备三个基础的特征：一是全面感知，即利用RFID、传感器、二维码等随时随地获取物体的信息；二是可靠传递，通过各种电信网络与互联网的融合，将物理的信息实时、准确地传递出去；三是智能处理，利用云计算、模糊识别等各种智能计算技术，对感知的海量数据和信息进行分析和处理，对事物进行智能化管理和控制。

2.移动终端。移动终端是指可以在移动网络中使用的计算机设备。广义的讲包括手机、笔记本、POS机甚至包括车载电脑，但是大部分情况下是指手机或者具有多种应用功能的智能手机、平板电脑等。现代的移动终端已经拥有极为强大的处理能力，是一个完整的超小型计算机系统，可以完成复杂的处理任务。移动终端也拥有非常丰富的通信方式，可以通过无线运营网络通讯，也可以通过无线局域网，蓝牙和红外进行通信。

2 移动终端在档案管理中的应用

1.档案著录。著录是档案管理的一项基础性工作。在核电文档管理中，由于业务流程较长，各业务环节经常需要自主进行文档管理，开展数据录入工作。在使用了物联网技术后，文件从设计单位生成时，就生成了包含文件元数据的二维码，后续各个业务节点使用时，只要使用手持识别终端对二维码进行扫描，就可以得到完整的数据。手持识别终端可以对文件进行批量扫描，数据可以生成各种报表，也可以使用客户端工具导入文档管理系统。这种方式具有快捷、灵活等特点，极大的减轻了各环节元数据处理的业务量，也避免了人为失误导致的数据不一致的现象。

2.智能组卷和排架。传统的档案组卷主要依靠档案工作人员进行档案的整理、录入、装订、编制案卷目录及制作案卷标签等工作。在使用了二维码技术后，由于文件本身加载了二维码，在进行组卷时，首先使用手持识别终端对案卷号进行扫描，然后对该卷内文件逐份进行二维码扫描，系统会自动对扫描到的案卷和文件信息进行关联，自动生成案卷。手持终端扫描时，案卷与文件关系既可以是1：N，也可以是N：N，即可以同时对多个案卷进行操作，效率大大提升。手持识别终端扫描到的关联信息，可以直接导入档案管理系统，也可以自动生成卷内目录、案卷标签等，直接输出到打印机打印。

在开展档案排架时，首先对档案架进行分区。以标准密集架为例，分为架、列、排三级，形成“第X架第X列第X排”的附带二维码的标签信息。在档案上架时，先使用手持移动终端对架号进行扫描，然后对架上的每一个案卷标签进行扫描，即可建立档案案卷与存储位置的关联关系，标识每一个案卷的存放位置。

通过组卷及上架两个操作，形成了“档案+案卷+档案架”三级树状目录，可以精确地标识每一份档案的存储位置。基于该技术，可以实现档案库房的无序化管理，即档案上架时可以不必严格按照序列号进行顺序排列。案卷出库时，只要扫描案卷和档案架二维码，即可解除两者的关联，案卷入库时，随便找空位放置，再扫描案卷及档案架二维码，即可建立新的关联。该数据自动同步到档案系统，即可改变该案卷及卷内档案的存放位置信息。

3.可视化查询。在开展档案智能组卷与排架的基础上，采用三维模拟技术，可以实现档案可视化查询。具体思路是，将整个档案库房制作成三维模拟图形，将已上架档案的“存放位置”信息嵌入模型，在进行档案查询时，点击“存放位置”按钮，即可自动调取三维模拟图形，自动标识档案在库房的存放位置，方便库房管理人员存取档案。

在实现三维查询的基础上，可以对档案库房进行硬件改造，在每个档案架、排上安装LED显示灯，通过三维模拟系统的数据进行控制，当用户查询某个档案或者案卷时，点击“存放位置”，自动调取三维模拟图形，同时相应实体存放架、排的LED灯开始闪烁，库房管理人员可以更加直觀的看到档案的存放位置，可以进行更加快捷的存取。

4.档案移动利用。档案移动利用，主要是指依靠移动显示终端进行档案查询、利用。终端工具，可以是平板电脑、智能手机等工具。档案移动利用，主要是开发基于移动平台ISO/ANDRIOD的档案利用平台，使用户可以通过移动终端访问档案管理平台，实现档案查询和利用，主要功能档案搜索、二维码扫描搜索、在线阅览、输出打印、发送投影仪显示等。

利用场景一：会议期间需要某份文档，可以直接使用智能手机连接档案管理系统，搜索需要的文档，直接发送到投影仪或者打印机现场利用。

利用场景二：核电现场需要开展某个设备维修工作，需要查询该设备相关图纸，只需要使用移动终端扫描该设备的二维码标签。该标签集成了设备的型号、参数、厂家等基本信息及与该设备相关的所有设计、制造、安装和调试文件链接，扫描二维码时即可自动调用相关文件，根据用户选择在终端进行显示，实现快速准备查询和使用。

5.档案库房监控。档案库房温湿度监控、防火监控等是一项非常重要的日常工作。移动档案管理平台集成了库房监控功能，可以把空湿度监控设备和防火监控设备的数据实时上传系统，库房管理人员可以通过移动终端，实时查看到各项监控指标，实现对档案库房的远程监控。

3 移动终端的优势

1.数据传输的准确性。在档案处理的各个环节，利用移动识别终端，通过扫描二维码的方式进行数据传输和处理，一方面可以极大的降低档案业务人员的工作量，另一方面可以确保数据的完整性和准确性，实现数据在各个业务环节的有效传递和共享。

2.档案利用的便捷性。传统的档案利用，必须在档案阅览室或者档案库房进行查询。利用移动终端，用户利用不在受限于时间和空间的限制，在任何地点，任何时段都可以访问档案管理平台，实现随时随地随手利用，具有极大的便捷性。

3.档案管理的智能性。基于移动终端工具的档案管理平台，具有一定的智能性。在档案著录环节，可以实现数据的快速识别和共享；在组卷环节，可以通过扫描二维码快速建立案卷，并且自动数据卷内目录、案卷标签等；在上架环节，可以实现无序化管理，避免了倒架等操作，降低了库房的工作强度；在档案利用方面，可以继承多种利用方式和手段，为客户提供更加智能的服务。

4 面临的挑战

1.通信安全。移动终端的便捷性，建立在移动通信的基础之上，而使用移动通信，必然面临着通信安全问题。为了解决安全问题，必须坚持两个原则，一是系统开发时必须考虑到通信安全，采取加密传输的方式，确保数据的安全。二是必须严格遵守档案保密的法律法规，国密档案不得上网，从根源上解决失泄密问题。

2.设备安全。传统的档案利用，基于对用户身份的识别来实现授权。使用移动终端后，对个人的身份识别转换成对设备的识别，因此要严格加强设备的管理。从技术角度，可以采用设备+个人的双重识别手段。即对移动设备进行认证授权，非授权设备禁止接入，同时接入档案管理系统时需要输入个人授权账号及密码。从管理方面，要明确移动设备的管理责任，设备仅供授权人个人使用，不得外借，一旦丢失马上汇报，确保设备的安全。

5 结语

尽管移动终端在档案智能化管理领域的应用仍处于早期研究验证期，但是其核心技术已日渐成熟，优势也已经被实践所验证，在提高档案管理的智能化水平、提高档案管理效率、提高利用的便捷度等方面拥有极大的优势，是未来档案信息智能化的大趋势，值得我们大力尝试和推广。

参考文献

[1]佟林杰，孟卫东.基于物联网技术的档案服务创新体系构建[J].山西档案.2013（09）：69-72

[2]陈勇.物联网在档案管理中的应用研究[J].檔案学研究.2015（10）：102-105