信息化条件下机关事业单位档案管理问题

裴建春

摘 要：文章根据档案信息化的优点，提出了档案信息化所面临的问题，比如信息技术运用的频率不高；档案信息不全；档案资源研发不合理。进而制定出了可实施性的策略，比如落实好电子文件管理，提升档案信息安全性；现代化档案管理发展观念；构建完善的数字化档案管理系统；增加各种档案信息化设施。

关键词：信息化条件下；机关事业单位；档案管理；问题

二十一世纪的今天，信息化是机关事业单位档案管理发展的必然性趋势，信息化档案管理工作模式的运用让档案完整性得到了一定的保障。采用电子技术可将档案管理工作和储存形式进行转型，提升档案运用的效率。可是如今的机关事业单位档案管理工作面临着严峻的挑战，因而，下面针对机关事业单位在信息化条件下的档案管理所面临的一些问题，进行了阐述和分析。

1 档案管理信息化优点

首先，在以往的档案管理过程中，常常使用的是录像等形式。如此管理，有着很多的弊端，不益于长时间保管。机关事业单位档案管理工作本身就具备一定的复杂性，多种文件和文书累积在一块儿，数量庞大，假如使用人工来登记，那么一定会增加档案管理的工作任务量，进而降低管理工作的效率。而进行信息化档案管理，可以改进以往的档案管理中的不足之处。档案信息化管理的起草和签订等都可以通过计算机进行，如此，就可以节约很多的时间，提升工作效率。其次，以往的纸质性档案，不管是在运输和保管均有着一定的难度，且在查找档案的时候非常不方便。所以，以往的档案管理，不益于信息交流与分享。而管理信息化可以解决此问题。使用信息化管理方法，要想查找相关档案信息就显得容易得多，不需要花费过多的时间和精力就可以做好这项工作，还能运用网络进行分享。如此方便快捷，又没有安全风险，可以提升机关事业单位部门与部门之间的沟通与交流，进而提升档案管理工作整体质量。

2 面临的问题

2.1 信息技术运用频率不高

在机关事业单位档案信息化构建的时候，计算机检索技术是主要的技术，检索技术的运用提高了管理效率以及管理的精确性。可是，一部分机关事业单位管理工作人员依旧使用的是手工检索方式，新技术运用频次不高，最后，会严重阻碍到信息化档案管理的实施。

2.2 档案信息不全，没有安全举措

机关事业单位所进行报关的档案信息通畅是和我国的国家机密有着非常密切的关系，不能够随意将档案信息公布到大众面前，避免引起不必要的麻烦。可是，当今事业单位档案管理信息化构建的过程之中，档案信息安全性没有完全被关注起来，外网浏览网页等不良行为的发生都是缩减档案资料安全性的因素。

2.3 档案资源研发不合理

根据有关调查报告显示，当今中国所构建的信息化档案数据库大概有四千个，明显提升了档案管理工作的有效性。可是，档案管理资源的内容比较少，相当匮乏。再来，因为出现了重复性加工的现象，让档案管理信息化资源质量长时间处在非常差的情况之下。

3 可实施策略

3.1 落实好电子文件管理，提升档案信息安全性

机关事业单位档案管理信息化构建目标落实给管理工作带来了很多的方便，进而达到了提高管理工作效率的目标。可是，在信息化背景下，一定要处理好信息安全问题。机关事业单位档案管理工作人员必须要增加档案管理信息安全关注力度，如此，才能够降低档案信息遗失或者泄露等不良现象产生的机率。所以，要想解决这个问题，在信息化背景下，档案管理工作人员需要积极运用相关信息科学技术对档案资料采用电子形式保管，以此确保档案信息的完整程度。接着设定防火墙，降低档案信息被病毒侵害的机率。总而言之，档案管理工作人员应当具备强烈的安全责任意识，科学且合理运用信息化技术对档案信息加密处置。如此，才可以确保档案信息不会出现泄漏或者遗失的情况。

3.2 建立现代化档案管理发展观念

在信息化条件下，机关事业单位要增强档案信息管理，就需要切实落实好档案管理信息化构建工作任务。档案管理工作人员是管理行为的发起人，必须要将档案管理现代化发展管理树立的基础之上，想出新的思路和方法，如此，就可以推进简易手工管理模式往数字化和电子化方向发展。机关事业单位档案管理人员持续吸收新的方法与技术，给档案管理信息构建提供条件，从而尽快实现档案管理信息化的目标。

3.3 构建完善的数字化档案管理系统

档案信息通过数字化模式的管理，可以提升管理的有效性。这个时候机关事业单位在信息科学技术的帮助下，可以落实好档案数据构建工作。构建完善的数字化档案管理系统。让网页管理模式始终深入到管理工作过程中，健全网站管理模式的运用，优化档案管理进度。管理工作人员需要做好网络技术运用和设备修理等方面的工作，就是对档案管理信息化构建的响应。此刻的档案资料就可以提升使用率，从而推进管理工作效率的有效提升。

3.4 增加各种档案信息化设施

档案管理工作是一项制度化且系统化的工作，档案信息的采集，档案资料的保管等利用环节都是相同的地位，各环节之间紧密连接，不能被替代。所以，在信息化条件下，机关事业单位档案管理工作所需设施需要合理配置，且各种功能需要达到一定的标准，在有关设施辅助下合理存放与保管档案资料。比如说网络设备、软件设施购买、安装软件设施，提升了档案管理人员后续对档案信息的查询效率。与此同时，可以提升对紧急事件的处理效率和有效性。总而言之，进行投资并增加对档案信息化设施的管理力度，均有益于档案数据库和媒体数据构建工作的进行。这个时候的电子档案信息被分批录入和管理。在有关设施的帮助下，机关事业单位档案信息可以被有效使用。

4 结语

伴随着中国信息科学技术的持续发展与进步，机关事业单位档案管理需要实现创新和改革。虽然当今中国机关事业单位档案管理面临着一些亟待解决的问题。可是，只要将档案管理工作人员的技能和素质提升了，将高端信息技术引进，与以往的档案管理优点相融合，在实践的过程中，进行整理和归纳，制定出档案管理制度。就能达到档案信息化构建的最终目标，让事业单位档案管理工作完成进一步发展的目标。

参考文献

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