现代档案管理中存在的问题与控制策略

摘 要：随着我国经济快速的发展，我国信息技术的快速进步，如何推进档案管理信息化建设成为了档案管理者最关心的一个问题。因为在信息技术的影响下，当前的档案信息管理模式还存在着较大的不足，一方面是从事档案工作的人员由于其业务素质的差异无法运用信息技术来进行有效的档案管理，不能有效提升档案管理效率。另一方面是当前社会各个领域对档案的管理意识不够，没有形成系统化的档案管理思维来加强自身的档案建设。鉴于此，本文就立足于现代档案管理中存在的主要问题进行深入探讨，并针对存在的问题提出相应的思路以供读者借鉴。

关键词：档案管理；问题分析；控制策略；信息技术

1 目前档案管理中存在的主要问题

1.1 档案管理制度不够完善

从我国目前档案管理的发展趋势来看，档案管理制度不够健全，档案管理人员无法针对各种各样的档案信息进行有效的收集和分类归档，无法对各个种类的档案资源信息进行科学分类，针对信息的价值进行有效使用。同时档案管理人员的自身业务能力也是限制档案管理制度建设的主要原因，一方面是从事档案管理的人员没有着专业化的技能来进行计算机操作，无法运用计算机控制系统来提升档案的使用效率。另外一方面是档案管理人员缺乏相应的业务能力，既不能运用创新化的工作方法投入到档案管理工作中，对档案管理模式进行有效创新，也无法运用信息化思维来认识档案管理的信息化建设，不能形成良好的工作思路來认识档案事业的发展。所以在现阶段的档案现代化建设上，要将提升档案管理人员的素质作为档案管理制度建设的核心，能够培养档案管理人员形成信息化思维来调整自身的工作方法，依据本单位的档案信息的具体使用情况来建立标准化的档案信息管理模式来提升档案管理效率。

1.2 档案管理意识有所欠缺

限制档案管理技术水平进步的另一个主要原因是各个单位的档案管理意识不够强，档案信息的利用程度较低，因为档案管理工作对单位其他各项事务的开展有着十分重要的作用，档案信息资源能否高效利用决定着单位其他事务能否快速的开展，能否为单位创造较大的社会效益。但目前很多的单位在长期档案管理工作中，由于档案管理意识的限制，各个单位无法对档案信息进行有效的管理，不能根据单位发展的需要建立符合单位实际情况的档案管理模式，导致档案管理效率较低不能满足人们档案信息使用的需求。

1.3 档案硬件设施投资经费不足

在档案管理模式建设的过程中，档案管理基础设施的建设不足也是限制档案管理事业发展的一个重要因素。一方面是各个单位不重视档案管理没有专门的款项用于档案管理体系的建设，另一方面是现代化档案管理体系的建设没有专门的经费款项来支撑日常运转，导致各个单位档案管理机制落后，效率不足。同时，很多单位由于经费限制，无法拨出专用款项用于建立本单位的计算机档案管理控制系统，导致很多的单位还在用传统的档案管理方法来进行档案分类和归档，无法有效提升档案管理效率，不能对档案信息资源进行高效使用。同时现在的很多单位在档案管理的硬件设施上还有所欠缺，既没有专业的档案室对档案信息进行有效保存也没有专业的档案管理人员来对各种档案信息进行长期维护，无法满足档案信息长期保管的需要。

2 针对存在问题的控制策略

2.1 完善档案管理的制度建设

要想完善档案管理模式，促进档案信息化建设就要完善档案管理制度，要依据档案信息的实际使用状况建立标准化的档案管理制度，对档案管理方法和档案管理模式进行规范。首先就要提升档案管理人员的综合素质，组织档案管理人员积极的进行学习形成信息化档案管理意识来提升自己的档案管理效率。其次档案管理机构就要注重档案管理人员专业技能的培养，既要定期举办培训活动，通过课堂面授的方法来提升档案管理人员的技能水平，也要组织档案管理人员及时学习档案信息化知识，要让档案管理人员能够通过计算机控制系统来对各种档案信息进行准确的分类和归档，提升档案管理效率。最后，档案管理机构也要能根据档案信息化建设的要求来规范档案管理人员的档案管理方法，能够让档案管理人员按照科学化的档案管理方法来使用档案信息管理系统，能够对各种档案信息资源进行有效运用，充分提升档案信息的附加价值。

2.2 增强各单位的档案管理意识

提升档案管理水平还要提升各个单位的档案管理意识，能够让各个单位充分重视档案管理的作用，依据自身建设的需要来转变档案管理思路，注重档案的价值，对各种档案进行有效保存，发挥档案信息的价值。同时，各个单位要想有效的进行档案保存，对各种档案信息资源进行分类存储还要依据自身的实际情况建立专业的档案管理模式，能够对单位的各种档案信息资源进行有效存储，全面保存，满足后期档案使用者信息查询的需要。

2.3 增加档案管理项目的经济投入

提升档案管理的效率，还要划拨专业款项，加大资金投入来促进各单位建立符合自身发展需求的档案信息化管理体系。一方面是要合理的筹划资金，帮助各个单位引进计算机系统来进行档案管理，另一方面是要根据档案保存的需要来建立专门的档案室，引进专业的人才来进行档案管理。要注重提升档案工作人员的管理意识，能够让档案工作人员运用计算机信息系统对搜集上来的档案资源进行科学化的分类，也能够根据社会档案信息使用的需求帮助档案使用者进行信息查询，建立高效便捷的档案信息服务体系。

3 要注重完善档案信息搜集体系

在推进档案信息化建设的同时也要注重完善档案信息搜集体系的建设，因为在现代信息化档案管理模式建设的过程中，档案信息搜集体系是信息化档案管理模式最重要的一环。因为信息搜集体系的建设决定着档案信息管理的质量，决定着档案信息是否真实可靠。所以档案信息搜集体系的建立就要结合信息技术的要求对各种档案信息进行汇总，依据数据分析系统对档案信息的真实性进行辨别，根据不同领域的档案查询需求来提升档案档案信息的使用效率，保障档案信息及时共享。同时，档案信息搜集体系的建立要注重对各种电子类档案信息进行有效划分，要对各种档案信息的使用频率和使用范围仔细的进行分辨，充分满足现代档案信息的使用要求。

4 档案信息共享模式建立

现代化的档案信息管理模式建立不仅要依据档案信息管理的特点建立高效率的信息搜集模式还要依据档案信息交互共享的特点建立资源共享模式来满足社会各个领域档案信息使用的需要。首先就要建立档案信息使用平台来将各种档案信息资源进行充分整合，依据信息的使用频率实现智能匹配和融合发展，充分利用网络技术，创新信息共享形式。另外，随着现代各种各样信息的广泛使用，信息平台的信息交互功能也是越来越强大，不仅可以实现空人们对档案信息资源的有效获取还可以根据档案信息种类和信息使用范围来确定档案信息使用模式，最大程度上方便人们档案信息查询的需要。

5 结语

推进现代化档案管理模式建设就要依据档案信息的传播特点和获取特点来建立整套的信息化管理体系，注重经费的投入，提升档案管理人员的专业素质，同时也要依据信息技术来提升档案管理效率，创新档案使用模式，提升档案资源交互效率，满足人们档案信息的使用要求。

参考文献

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作者简介

汪源（1984-），天津，天津市南开区王顶堤医院。