事业单位档案管理中现代化方式的利用方法浅谈

高振海

（李沧区妇幼保健计划生育服务中心，山东 青岛 266000）

摘 要：目前我国经济正处于高速发展的阶段，信息传播速度越来越快，我国已经进入大数据时代。事业单位作为经济发展的主要支柱，国家对事业单位的管理也日趋严格。其中，档案管理工作作为事业单位发展及运行的关键环节，利用现代化的管理方式来提高工作效率成为了主流趋势。本文主要针对档案管理现代化应用的重要性，并且对传统档案管理中存在的缺陷提出了相应的建议，以及对事业单位档案管理中的现代化方式的利用方法做出了初探。

关键词：事业单位；档案管理；现代化方式；利用方法；建议

1 事业单位档案管理中现代化方式的重要性

虽然我国信息技术正处于飞速发展的阶段，但是在事业单位档案管理方面仍然存在着一些不足之处，例如：单位档案在不断增多而管理软件却无法与时俱进；或者缺乏技术专业的人员来妥善处理档案。因此，事业单位档案现代化管理对于事业单位的发展具有重要意义，科学的运用计算机来管理档案，不仅能够提高工作效率，而且工作质量也得到提高，这种现代化的档案管理方法不仅为相关部门的管理提供了便捷的渠道，也为事业单位的可持续发展提供了有力的保证。

2 事业单位档案管理中存在的缺陷

2.1 事业单位档案的真实性问题

现代社会信息的传播速度不断加快，信息造假也层出不穷。在现代社会中，人们的综合素质不断提高，诚实守信已经成为各个单位招聘人才的关键因素。由于人员的简历作为事业单位评定和考核职工的重要环节，所以加强对其真实性的管理成为事业单位档案管理的主要工作。

2.2 事业单位档案的保密性问题

传统的手写档案比现代化的电子档案更容易丢失，使许多员工的私密问题被泄露。虽然现代化的档案管理比较严格，但是依然存在不法分子买卖档案的问题，所以，在提高工作效率的同時，也应该注意做好电子文件的保密工作，以确保员工的自身利益不受到侵害。

2.3 事业单位档案的保留问题

无纸化办公已经成为许多事业单位的主要办公方式，其中最主要的工具就是计算机，计算机具有容量大、运行快的特点，因此，所有的数据都被特定的计算机程序进行分类整理和加工，管理部门对档案的寻找也越来越方便，极大的减少了传统档案管理方式耗时较长的问题。但这种档案管理方式也存在着一些不足，当计算机系统瘫痪时，可能会造成电子信息的丢失或者全部销毁，甚至有人恶意攻击网站系统，给事业单位档案管理造成难以估计的损失。

3 现代化方式在事业单位档案管理的利用

3.1 在档案检索和目录的管理

我们在事业单位档案管理过程中首先映人眼帘的是目录，目录作为档案内容的重要组成部分，不同的档案都有各自的目录，档案目录的建立是一项基础性工作，直接联系到档案管理能否顺利进行。随着我国信息化的发展，科学技术在一步步的更新与进步，档案管理工作的方式由人工手写转变成计算机打印。从繁琐的工作简化成轻松便捷的工作。关于档案管理已经形成了专业的工作软件，使用该软件可以将档案目录与档案资料有条理得进行专业化分类，并根据特定的分类标准自动将档案资料进行保存，录入到计算机内存中，防止丢失，提高档案管理的便捷度和安全度，为日后使用时的方便打下基础。在查询某资料时，只需输入相关的信息，系统便会自动将所需的资料有条理的罗列出来，包含主要内容等信息，利用现代化方式大大减少人力精力，还提高了查找资料的准确性，提高了效率。在事业单位管理中合理利用现代化的方式，在做好档案保管工作的同时，还需要我们进一步的挖掘与创造，促进管理档案管理目标的实现。

3.2 档案库房管理中的利用

随着经济快速发展，事业单位档案库房管理过程中，信息技术和计算机的应用进一步加深，有关工作人员可以根据技术要求建立一套完善的档案库房管理系统，实时监督和管理库房管理，对库房的有关设备进行控制保证档案库房环境满足档案管理的标准，让库房管理更加智能化和现代化。一旦出现不符合标准的情况出现，应该自动提醒管理人员，以便能够及时采取相对应的措施，在事业单位档案管理工作中有效运用现代化方式，促进事业单位档案管理工作的现代化发展。

3.3 建立档案管理相应的网络

在我们的信息和互联网时代，人们获取信息方式层出不穷，信息需求量也急剧增长，档案管理部门的效率无疑成为最热的话题，所以，必须还要出台新的档案管方针，才能使得档案管理工作获得最大的受益。建立与时俱进的档案管理网络是满足日益增长的工作要求，还能进一步推广计算机技术在档案管理中的应用。事业单位最终实现资源共享，在档案管理部门与其他部门之间建立起信息的纽带，让档案管理更加的现代化与科技化。

4 加强事业单位档案管理中现代化方式利用的对策

4.1 培养专业的技术型人才

在任何一个工作单位，拥有专业技术的人才是非常必要的，事业单位也如此，所以，要在定期的时间内对档案管理的相关人员进行专业的知识培训，国家与政府部门也要大力支持对事业单位档案管理人员以资金补助，鼓励更多工作人员对知识进行强化，为今后更好的工作专业化打下结实的基础，妥善解决实际工作中遇到的困难。

4.2 建立健全事业单位档案管理相关制度

在现代化的档案管理中，有法依法是为档案管理能够更好发展的基础。比如在事业档案管理中，对专利权进行维护，保护知识产权，每一项的专利技术都是创造人的血汗，对其专利进行保护是尊重创造人的劳动成果。事业单位要积极转变陈旧的观念，摆脱传统思想的束缚，摸索现代化的各种新的模式，加强对事业单位档案管理内容的安全。

4.3 促进信息技术在事业单位档案管理中的应用

利用先进的信息技术应用在事业单位档案管理工作中是我国信息快速发展的必然产物以及内在发展的必然要求。目前我国对于档案管理的主要方式就是实现信息化和科学化，通过信息技术可以处理大量的档案资料，使事业单位的档案管理更趋向科学化，提高管理效率，合理地进行人员分配，真正实现对事业单位实施现代化的档案管理。

5 结束语

档案作为事业单位资源的重要集中地，对档案进行综合管理是工作有效运行的必要前提，因此运用现代化方式对事业单位档案进行管理是事业单位发展的重要保障。当然，目前事业单位现代化的管理方式也存在不足之处，相关领导应该在明确档案管理的目的的同时，合理的利用现代化方式来优化管理理论和完善管理方针，使档案的管理效率得到提高，为事业单位的现代化发展提供动力。

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