浅谈如何提高建筑施工企业公文执行力

孙文超

摘 要：建筑施工企业人员流动性大，施工项目点多面广，施工任务繁重，留给处理公文的时间和精力极少，致使文件流转不畅，滞留时间较长，执行力不高，一直困扰企业日常管理。本文以中煤第七十二工程有限公司为例，从文件收发人、网络办公平台、文件内容起草、文件指导督办四个方面浅谈如何提高公文执行力。

关键词：建筑施工；公文执行力；网络办公；文件管理

中煤第七十二工程有限公司成立于1957年，是具有房屋建筑工程施工总承包一级、矿山工程施工总承包一级、机电设备安装工程专业承包一级等七项资质的国有建筑施工企业。现有在册职工900多人，其中机关总部100人左右，其他人员都分布在辅助队厂和施工项目部。目前，公司施工项目主要分布在内蒙、陕西、山西、河南、安徽等地，施工项目点多面广，人员流动性大，同时又因为建筑施工任务繁重，留给基层人员处理公文的时间和精力极少，致使文件流转不畅，滞留时间较长，执行力不高，一直困扰企业日常管理。本文以中煤七十二公司公文办理为例从四个方面探讨如何提高建筑施工企业公文执行力。

1 抓住两个关键岗位，确保文件收发畅通

抓住文书岗位。中煤七十二公司机关由十二个职能部室组成，下设四家辅助队厂及若干施工项目部，文件传阅流转面广、线长，任务繁重，且确保文件内容真实、有效、及时传达、落实，也要求责任人员必须细致、认真、负责。文件主管部门为办公室，一要负责接收上级集团公司及地方政府、主管部门、行业协会等外部文件，及时将来文报送公司领导批阅，并按领导批示转送相关部门具体承理；二要负责公司内部行政、党委发文工作的具体办理，对各部门起草文件进行校对、排版、编号、发布等；三要对收发文及时进行登记备案，对完成传阅程序的外部文件及办理完成发文程序的内部文件进行分类归档，并对文件执行落实情况进行督导，及时向相关领导和部门反馈，起到横向协调、上传下达的作用。文书是文件办理的具体责任人，所以选好用好办公室文书是确保公文执行力的第一步。

抓住资料员岗位。建筑施工企业流动性大，一是外聘劳务人员不稳定，每天都有人员流动；二是项目施工周期短，一般一至两年工程完工。施工项目管理岗位一般设有项目经理、支部书记、技术负责人、安监副经理等项目班子成员，施工员、技术员、测量员、资料员等工程技术岗，财务员、预算员、劳务员、材料员等经营管理岗。管理人员由一个项目部调转到另一个项目部，虽然有流动，但都是在公司内部流动，所以相对固定。将基层资料员设为各单位文件接收负责人，不论项目人员如何变动，只要抓住这一个关键岗位点，就不会致使文件无人查阅、滞留、流失等现象发生。同时，要建立文书与资料员点对点联系，架起一座沟通桥梁，确保公司机关与各基层单位文件传送联系。

2 建立网络办公系统，构建文件共享平台

该公司借助北京通达信科科技有限公司開发的“Office Anywhere 2015版钻石平台版”软件（简称OA平台），实现网络办公。OA平台为每一名职工建立一个使用账户，并配备相应权限和职责，设立公告通知、电子邮件、工作流、公共文件柜等业务板块，公告通知板块由文书负责发布文件通知，且根据文件内容和查阅权限界定文件查阅人员范围，有效保证文件传递的准确性和安全性；电子邮件板块是公司内部人员用于工作交流进行电子邮件收发；工作流板块中开发应用收文流程和发文流程，所有在册职工均可设置个人电子印章签名，所以出差也可以办理文件收发，保证了文件传阅的及时性和有效性；公共文件柜板块用于存储所有共享文件，一般对公告通知区域发布的文件一年分类存储归档一次。OA办公平台的使用拉近了机关和基层单位的距离，不论空间距离远近，共用一个系统平台，实现文件网络共享，增强信息沟通传导的快捷性。

该公司还借助企业微信号，实现掌上移动办公。企业每名员工在手机终端下载应用企业微信APP软件，该软件同步OA平台信息，无论你是在哪，不需要电脑，只要有手机、有网络，就可以轻松查阅文件，尤其是建筑施工人员，大部分时间都在施工现场，工地现场没有电脑，企业微信号彻底解决了这一难题。企业微信号的使用使传统纸质办公、电脑办公进一步转变为掌上移动办公，沟通更加便捷畅通，不受地域、时间等环境限制。

3 从文件拟稿着手，明确文件执行要求

定责任主体、定责任人、定时间节点。各部门、各基层单位并不是完全独立的，只是职责分工不同，所以企业下发的文件内容也不是单一由哪一个部门可以完成的，一项工作安排可能涉及很多部门，为避免推诿扯皮、踢皮球现象的发生，文件内容起草中应对工作安排进行细化责任分工，明确牵头部门，每一项具体工作指定责任部门或责任单位，根据分工指定具体责任人，还应明确工作完成时间节点，避免无限期拖延。

提要求、明奖罚，注重对文件执行过程和结果进行考核。在起草文件内容中应加上相关工作要求，进一步强调工作安排的重要性，同时要强调不能按期保质保量完成文件要求的应给以相应处罚，让员工真正认识到压力和动力，这样文件执行就不会打折扣。如：在安全管理方面，公司每年下发平安一季度、百日安全活动等文件中都会明确指出，施工项目若保持安全生产，不出安全事故，公司都会给予奖金奖励；若出现安全事故，则会根据事故情节轻重，给予行政处分，并处以不同数额罚金。

4 多指导严督办，确保文件执行效果

分门别类建立业务工作群，加强对下发文件有关工作内容进行指导督办。机关各职能部门根据各自业务分工不同，归集业务类别，建立预结算、财务、生产技术、人力资源管理、党建工作等QQ群或微信群，将同类业务人员都统一纳入群中管理，文件拟稿人员在群内向各基层相关人员对文件进行解读说明，对各单位提出疑问进行统一解答，文件执行情况在群内统一反馈、通报，提高业务交流的针对性、便捷性。另外，企业还应出台微信群和QQ群管理办法，严禁非工作内容、不良言论、广告等在群内散播，群主和管理员应由业务主要负责人担任，负责日常群内维护管理。

文件管理部门应站在企业角度要求基层单位统一建立收文台账，及时接收办理公文，留存文件批阅办理记录，每月对收文情况进行一次梳理总结反馈。办公室应牵头对各基层单位文件执行情况进行督办考核，要经常利用电话、QQ、微信、平台邮件等多种方式进行督办；考核办法应量化设计，考核内容包含文件字体是否规范，是否查收及时，有没有文件处理签，是否分类建立电子文件柜，是否按规定报送相关资料，重点应放在文件执行过程和结果上。企业要注意考核结果并加以运用，每半年对基层单位文件整体执行落实情况进行考核通报一次，考核结果作为项目班子年终项目兑现考核依据之一。

一个企业的公文执行力强弱，还在于企业的文化氛围，如果企业人员素质高而又责任心强，制度健全而又纪律严明，那么公文执行力也就会强，反之则弱。