关于做好档案管理工作的思考

高明慧

摘 要：档案管理是整个档案工作的基础，其收集和整理程度与水平如何，直接影响着档案室能否充分利用档案有效地发挥作用，对于档案室的工作成效具有重要影响。由于档案管理工作的相对封闭性，档案管理方法的陈旧性，使得我们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，用新观念新思路解决新情况新问题。作为一名基层档案工作者，对档案管理如何能达到规范化、标准化、现代化，我认为还有许多问题亟待解决。

关键词：档案管理；思考

1 档案意识不到位

这是一种非常普遍的现象，一个单位档案建设的好差，直接反映出领导的重视程度，一些部门档案建设所需的人力、财力、物力就很难到位，也直接影响整个集体对档案的重视程度。近几年来，基层领导的档案意识有所加强，但档案工作仍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况，对日常有关档案工作标准不认真贯彻，而影响了档案工作的规模发展，影响了档案質量的规范和提高，也影响了档案工作人员对档案工作的积极性和进取心。

2 档案的收集、整理不够齐全完整

由于档案知识普及的不够全面，很多人认为只有上级来文，红头文件才是档案，致使有些档案不能被归档保存。档案收集、整理的不齐全，不单单是档案人员的问题，与其它业务人员关系极为密切。例如声像档案，很多单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，负责摄影、录音的工作人员，认为拍完，录完就算完成任务了，根本就没想到归档。另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，由于全局观念、档案意识的缺乏，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

3 档案制度不健全，资料保管不善

很多机关单位档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向。经常存在2-3年整理一次档案的情况。同时，很多单位的档案人员变动频繁，导致档案工作不能保持它的系统性和完整性。

4 档案保管基础设施不完善

基础设施是保障，没有一个合格的档案室，档案的安全保管、有效利用、功能发挥都是一句空话。大部分基层部门的档案室建设简陋，基础条件差，档案柜陈旧老化，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等；有些因受办公条件的限制，没建立综合档案室，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的只能叫杂物保管室，档案室里的档案没有多少，杂物、旧物堆满房间。

那么，如何解决基层档案工作中存在问题呢。加强档案意识。我们不仅要以培训班、业务指导为媒介，组织档案人员学习《档案法》，让他们从思想上认识到档案的重要性，从法律的视角来看档案工作，同时，更要加强领导的档案意识，争取各级领导对档案工作的重视和支持，这是我们做好档案工作的根本前提。争取领导的支持主要有两方面：一方面要找准档案工作与经济建设和社会发展的结合点，用工作效果的不可替代来争取领导和社会重视；另一方面要善于主动争取领导和有关部门的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和部门了解、重视档案工作。健全制度，不断把关，努力把好档案材料的收集关。档案材料建立一个纵横交织的管理网络体系，做到从上而下，左右协作的档案传递网络，做好档案收集工作的基础工作。针对工作的实际情况，与各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，防止和减少档案材料的流失。只有做好案卷的收集工作，才能为提高案卷的质量打下良好的基础。档案事业是政府投入的公益事业，档案事业的发展必须靠政府的投入。各级领导在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，尤其是对馆藏档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设及档案人员的身体健康状况等方面所需费用要予以重点保障；各级机关要积极争取上级部门和财政的支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步档案管理信息化水平，确保档案安全管理，档案资料不丢失、不损。培养造就稳定的、结构合理的、专业素质较高的档案管理人员队伍。与时俱进，实现管理现代化。档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己成为具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。利用现代化技术，整理档案。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大地减少了查找名录的时间，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

档案管理既有实践性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系统性，它对档案员思想素质、业务素质都有很高的要求。做到各部门档案工作责任到人，是保证档案工作的顺利开展的基础。牢固树立人才资源是第一资源的思想，要对档案工作多一分理解、多一分支持，切实解决本单位档案场所、档案装具、档案保管和保护设施等方面的问题，分管领导分管要到位，不能分而不管，要主动听取档案员的工作汇报，帮助档案员协调解决一些具体问题。多为他们提供学习深造、交流锻炼的机会，使他们不断得到充实和提高。强化档案资料收集、整理工作。档案的收集、整理不是一个档案员能完全做到的，只有各级各部门都意识到档案的重要性，想做好档案的收集、整理工作，把他们手中形成的档案材料自觉交到档案员手中，才能顺利地开展这项工作。加强档案法制意识的培育与提高。档案法制意识是指要求依法管理国家档案事务的思想观念，有着档案法制意识的人必然具有档案法律至高无上的思想观念，一旦社会成员普遍树立起档案法制观念，必然产生运用法律管理档案、维护档案安全的强烈要求。增强全社会的档案意识。档案主管机关强化档案执法主体意识，加强档案执法力度，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。档案管理工作者要拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。确保档案管理工作上新台阶。

参考文献

[1]关于事业单位档案管理工作中的创新探究[J].孙晶.办公室业务.2017（05）

[2]事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].万欣.科技创新导报.2016（24）