浅谈机关事业单位专门档案管理

朱燕

摘 要：在这个高效率快速发展的现代社会，各个职业的专门分工越来越精密。机关事业单位中也产生了具有特殊功能的、服务于某项专门业务活动需求的部门，档案管理部门就是这样的一个部门。随着时代的发展，专门化的档案管理模式打破了长期以来传统单一的档案管理模式，提高了单位的工作质量与工作效率。

关键词：机关事业单位；专门档案；管理工作

专门档案是为高效率的实现职能目标而产生的档案管理模式，它具有较高的利用和保存价值。专门档案有自己的规律和特点，在进行归档整理的过程中具有相对的独立性和独特的管理办法。本文探讨了教育系统专门档案的建立和管理的基本要求，分析了专门档案管理工作中容易出现的问题，并对提高专门档案管理工作效率的方法和措施进行了研究和探讨。

1 专门档案管理的内涵及基本要求

1.1 专门档案的内涵

档案是机关事业单位中的重要信息资源和独有的经验财富的汇集，它真實记载了机关事业单位自建设成立以来的发展历程。档案的前身是文件，所有档案都是由机关事业单位使用过的文件组成的。专门档案是从宏观领域对档案进行的种类归纳，也是从档案种类的角度提出的一个非实体概念。专门档案与专业档案既有相同点也有性质上的区别。专业档案是针对行业分工所提出的概念。专门档案一个门类只包含一个行业的业务范围。比如人事档案、会计档案等。它是为了机关事业单位的有关职能目标的实现而产生和使用的，具有收藏、保存、查询等价值。但是由于有些业务分类并不是太清晰，因此档案的种类划分也既有交叉又相互联系。比如某些学校的教学档案，有些属于科学技术范畴，就应该把这类档案归纳到科技档案当中；而有些档案内容又属于艺术类档案范畴。因此，在档案管理中要仔细认真的区分档案所产生领域的基础，科学合理的进行种类划分，以免造成管理混乱。

1.2 专门档案管理的基本要求

在对各种类别的档案进行管理时，我们既要考虑不同门类档案的独特性，又要兼顾到他们的共有特性。只有把这两方面特征进行有机统一，才能科学合理的做好专门档案的管理和研究工作，取得好的效果。首先，机关事业单位要严格按照党和国家的方针政策执行。在专门档案管理工作当中，我们要严格遵守国家制定的档案工作的政策方针和法制法规，以及国家档案管理机构指定的一些制度、标准和规划等，这些规章制度是专门档案管理工作的理论依据。其次，我们要满足本门类业务活动的利用需求，保证档案的完整性和安全性，充分利用现代化先进技术手段和科学的管理方法，加强档案的保护与修复，尽力延长档案使用寿命，这是档案管理工作者必须完成的任务和工作目标。专门档案管理工作要与社会的发展保持同步，机关事业单位要利用信息化技术手段科学有效的进行档案管理。当前我国的信息技术发展飞速，单位要利用计算机互联网信息技术，科学标准的进行档案管理，实现资源共享的社会需求。由于专门档案的内容、范围以及管理要求和保密范围不同，专门档案的信息开发和资源利用应当灵活的采用不同的管理方法和手段，从而使专门档案为社会和经济建设服务。

2 专门档案管理中的问题分析

2.1 档案管理意识薄弱，不便查阅

一些机关事业单位没有对档案管理工作产生足够的重视，档案管理意识薄弱，对档案没有起到有效的监督作用。很多机关事业单位长期以来的档案管理工作只是起到了一个收藏档案的作用，并没有对信息资源进行有效的开发利用。专门档案所产生的经济效益和社会效益也没有得到足够的重视，单位也缺乏相应的宣传引导。专门档案对相关的信息资源也没有做到深入的挖掘开发，这就使专门档案的价值没有得到充分的利用。

2.2 管理制度欠缺，硬件设施滞后

有些机关事业单位没有建立和完善科学的档案管理制度，这就造成归档文件收藏不利、管理不规范和档案资料损坏严重的现象出现。有些单位由于档案管理制度不够完善或执行不力，造成档案有丢失、涂改的现象，档案的真实性和利用价值受到损害。其次，专门档案的硬件设施滞后和经费不足也使专门档案管理工作受到了制约。在当前信息化高速发展的背景下，有些机关事业单位还没有运用网络技术和计算机进行专门档案管理，数字化加工做的也还不到位，信息资源的开发利用缓慢。

2.3 人才匮乏，业务素质参差不齐

有些机关事业单位的专门档案管理缺乏专业的档案管理人才，档案管理工作者的专业素质和文化水平也参差不齐，部分工作人员对现代科学和信息技术的知识掌握不足，缺乏创新精神，只注重档案资料的收集整理和保管工作。只有采用多种培训方式和人才选用方式，才能提高专门档案管理人才的整体素质，确保专门档案的价值得到充分开发和利用。

3 提高专门档案管理工作效率的方法与措施

3.1 专门档案归档要具有灵活性

专门档案具有自己独特的形成规律和特征，因此在归档方面档案工作者要灵活掌握。文书档案的归档日期一般用年度作为界限，专门档案是对教育系统的某些专业方面的活动情况进行记述和反映的，因此不能按照文书档案的归档时间刻板的限定，工作人员要灵活的掌握专门档案的归档时间。比如科研成果的档案归档要根据科研项目的完成时间而定，有些科研项目从项目立项到方案拟定再到最终完成优势需要几年或几十年的时间。因此，专门档案要根据项目完成的时间归档。假如有些科技项目或工程进度完成的时间过长，我们也可以根据研究的程序和进度进行分段归档。

3.2 专门档案收集要注重完整性

专门档案的形成规律与特征具有一定的特殊性。各专业内容在性质上的不同使得档案归档在时间上不能够统一，在有些档案的形成过程时间过长的情况下，如果档案管理人员归档意识不足就会造成档案内容缺失的情况发生。因此，在各类专门档案收集时，我们一定要注重档案内容是否完整。比如一些基建工程的档案收集具有一定的复杂性和多样性的特征。基建工程档案有项目前期文件、设计文件、测绘文件、施工、监理文件等等。工程各部门之间缺乏畅通的交流，工程人员没有专业的档案管理知识和档案管理意识，这就极有可能导致一些技术档案损坏或丢失的现象出现。因此，工作人员在收集这一类型的档案时要特别注重档案内容的完整性，工作人员要依据基建工程的建设规律进行有序的收集和整理，从而保证档案的完整、系统、准确。

3.3 专门档案管理要具有实效性

机关事业单位的专门档案是记载和呈现单位某个业务方面活动情况的，它在外观上没有严格的格式要求，也没有统一的载体标准。因此专门档案具有内容单一、载体多样、形式特殊和归档、整理固定性的特征。专门档案管理要特别强调利用的实效性，档案管理人员要根据档案的不同类别和特点进行单独管理。比如财会档案可以按照保管期限和年度进行归档整理；基建工程档案和科研成果档案以及声像类型的档案就要根据不同的内容和不同的载体形式进行分项保管。另外，档案信息化建设的实施，计算机网络在档案管理中的应用也为专门档案的归档整理提供了便利，克服了检索查找的繁琐，提高了检索速度，提高了管理质量，扩充了专门档案的信息资源，使专门档案的利用价值得到了提高。

4 结语

总而言之，教育系统机关事业单位的专门档案管理需要在工作实践中不断克服存在的问题，总结经验教训，不断探索更加科学合理的档案管理方式。档案管理人员要遵循专门档案的特征，提高认识掌握档案整理的灵活性；注重档案收集的完整性和时效性，满足专门档案全方位管理的需求，充分利用专门档案的使用价值，提高专门档案的经济效益和社会效益。

参考文献

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