信息化视角下会计档案的电子化管理

付玉霞

摘 要：本文首先分析了做好会计档案电子化管理工作的重要性与必要性；然后在第二部分探讨了当前会计档案管理工作中存在的问题；在文章最后一部分，笔者通过结合个人工作经验就如何才能做好会计档案电子化管理工作做了深入研究。

关键词：信息化；会计档案；电子化管理

近年来，随着信息技术的发展，我国很多地区的会计档案管理工作取得了很大的进步。但是我们不可否认，当前我们的会计档案管理工作仍然存在着非常多的问题，不仅阻碍了自身的发展，也对公司他业务产生了极其重要的影响。因此从这一点来说，在信息化背景下做好会计档案的电子化管理工作就显得尤为重要。

1 会计档案实行电子化管理的重要性与必要性

1.1 会计档案实现电子化管理，能够有效提升档案利用效率

在传统的会计档案管理方式中，单位与外界档案信息的共享全部要依靠手工操作来实现，繁琐的程序以及复杂的交接会使得会计档案的利用率大打折扣。长此以往，会计档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，不仅会造成资源浪费，而且也难以发挥档案应有的服务功能。

而会计档案实现电子化管理后，相关查阅人员就能够直接通过计算机查阅、共享。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能够不受时间空间的限制而自由的进行会计档案的调阅，大大提高了会计档案的利用效率。

1.2 会计档案实现电子化管理，能够有效提高文件传递的速度和安全性

按照传统的会计档案管理方式，都是由档案管理人员对档案进行人工的收集、整理、运输等，这样一来会计档案信息的丢失在所难免。特别是在档案资料的运输过程中，很多突发因素很容易就会造成档案的丢失，从而影响会计档案资料的正常使用。

而随着计算机网络技术的进一步发展，档案资料不必再通过人工运输的方式进行传递，而是通过网络共享就能够快速实现两地之间的档案传递，即便是在共享过程中会计档案意外丢失，那么文件发出者也能够通过档案备份从而轻松解决的这一问题。

2 当前我国会计档案管理工作中存在的问题

2.1 有些单位缺乏对会计档案管理工作的重视

会计档案管理工作是否能够取得较好的成绩受很多因素影响，其中单位对档案管理的重视程度就是一个极为重要的方面。但是当前我国很多的单位并没有认识到这一点，致使其内部会计档案室条件极为简陋，甚至有些單位根本没有为档案管理工作留出一席之地。除此之外，单位对档案管理工作的不重视还表现在档案管理设备上，有些单位舍不得投入资金来更新会计档案管理设备，导致其落后陈旧，严重阻碍了会计档案管理工作效率的提升。

2.2 部分单位对会计档案的编研工作滞后于其内部实际发展要求

会计档案管理工作具有交融性与复杂性的特点，但是目前很多工作人员对会计档案的管理仅仅局限于眼前工作、只注重对资料的简单收集而忽视了编研处理或者是缺乏编研工作的能力，降低了档案资源的整合性及系统性。不仅使得会计档案管理工作无法实现自身的创新发展也会对单位其他工作的开展产生极为不利的影响。

2.3 会计档案管理工作缺乏一定的规范性，从而降低了其工作质量

会计档案管理工作内容复杂繁琐，稍有不慎就会造成数据混乱，从而导致前功尽弃。从当前的会计档案管理工作现状我们可以发现，当前我们的档案管理工作缺乏一定的规范性。具体表现为：会计档案整理程序不规范、归档程序不规范、调阅程序不规范等，从而导致会计档案管理工作的效率以及质量都非常低下。

3 关于做好会计档案电子化管理的几点措施

3.1 提升对会计档案电子化管理重要性的认识，并加大资金支持力度

由于受种种因素的阻碍，单位一直没能对会计档案电子化管理工作进行有效的宣传，导致部门人员认为会计电子化档案管理工作并不重要。因此，单位一方面要通过开展宣讲等方式加大宣传力度，提高单位全体人员对会计档案材料的重要性、会计档案电子化管理工作的重要性认识。另一方面，完善的软、硬件配置不仅是单位进行会计档案管理信息化建设的必要条件，也是提升档案电子化管理质量和效率的有效方式。因此，从这一点来说，单位应当加大资金投入，为会计档案管理工作配备良好的计算机及其系统。

3.2 完善单位会计档案管理制度，促进单位档案管理的规范化建设进程

由于当前单位会计档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之部门缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，单位会计档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，对档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，相关人员应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的会计档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证单位会计档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。

3.3 创新会计档案管理思路，革新会计档案管理方式

创新是进步的源泉。会计档案管理工作也一样，要想实现自身的发展与进步，就必须紧跟时代发展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行档案管理等等。

3.4 注重提升单位档案管理人员的专业素质和道德素质

在信息化环境中，要想进一步提升档案电子化管理的质量及效率就必须要对档案管理工作人员的工作能力、思想道德提出更高的要求。但是当前由于很大一部分会计档案管理工作人员都是由其它工作转岗而来的。所以，这部分人相对于其他的一些专业档案管理人员而言不仅缺乏一定的工作经验，而且还缺少一定储备量的档案管理专业知识，严重阻碍了档案管理工作的整体进程。因此，单位要通过加强对会计档案管理工作者的专业知识培训，使其不断丰富与单位会计档案管理工作有关的专业知识。其次，单位要加强对会计档案管理工作者的计算机技术培训，使其掌握一些现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。最后，档案管理人员也应当不断提升个人道德素养，不仅要时刻保持对工作的积极性，也要恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。

4 小结

总之，要想实现会计档案的电子化管理，提升单位会计档案管理工作效率，还需要我们进一步完善会计档案管理机制、创新档案管理方式、加强对计算机技术的学习。

参考文献

[1]王海燕.信息化条件下会计档案的电子化管理[J].财会学习，2016，18：189-190.

[2]孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012，19：124-126.

[3]王东娣，朱丹.浅探会计信息化下会计档案的电子化管理[J].会计师，2011，06：98-99.

[4]李依琳.信息化条件下会计档案的电子化管理分析[J].办公室业务，2017，03：56.