专利档案管理的研究与探讨

随着我国科学技术的日益发展和管理水平的日益提高，我们在档案方面的管理水平还需要进一步的发展和完善，特别是针对专利档案的管理更要引起档案管理人员的关注。为了更好的管理专利档案，档案管理人员首先就要熟悉《中华人民共和国专利法》，因为这部法律对专利权有了明确的规定，是专利档案管理的法律基础和法律依据，档案管理人员只有学习和熟悉这部法律才能合理合法、有理有据的开展专利档案的管理工作，这不仅能有效的保护专利权人的权益，还能更好的开展专利档案的保护、管理和利用的工作。

1 专利档案及其特点。

专利档案是明确清晰的记录了各项专利的内容以及专利在发明过程中的原始数据的重要的原始文件。专利档案除了记录专利本身的各项信息，还包含了专利在保护及管理过程中产生的各种有效的重要的文件。所以专利档案是有关专利的所有原始信息被收集、整理、归档后形成的文件。根据专利档案产生的过程，归纳出专利档案有以下几个特点：

1、专利档案具有法律效用性。

我们知道，某项发明创造一旦被授予专利权后，专利权人便享有受专利法保护的对该项发明创造的独占实施权、许可权、转让权、标记权、放弃专利权、请求保护权等各项权利。专利权实施过程中反映专利权人各项权利的法律关系及法律状态的各种类型的文件是构成专利档案的主体部分。所以，专利档案是保护专利权的最可靠的凭证和依据，它与专利同样具有很强的法律效用性。

2、专利档案具有技术实用性。

因为获取专利的前提条件是某项技术必须具备其新颖性、创造性以及可以直接利用的实用性，所以，专利档案的成分中除具备与科技档案相同的特点如技术上的新颖性与创造性以外，还体现出很强的可操作性，即技术实用性。

3、专利档案具有时效性。

《中华人民共和国专利法》规定了专利的时效性，发明专利的有效期是20年，实用新型和外观设计专利的有效期是10年。由于专利存在时效性，那专利档案也存在一定的时效性，但是这并不影响专利档案的保存和管理。因为即使专利超过了有效期，这个专利的档案还是有保存的历史价值，而且也可以作为专利资料为后期的专利认定作为参考凭据。

4、专利档案的数量大、记录的信息范围广。

现在各行各业都可以进行专利的申请，从科技领域到我们日常的生活领域都能进行专利的申请，所以，专利文件不仅数量大，而且涉及信息范围广，这一特点当然也体现在专利档案中。

5、文件格式及类型规范化。

根据有关规定，构成专利档案的各类文件如专利申请书、权利要求书、专利说明书、协议书等都有统一的书写格式，这一特点对专利档案的管理向现代化方向发展有着很重要的现实意义。

2 专利档案的管理

专利档案的管理就在专利档案的内容和特点的基础上认真贯彻好档案管理的原则和方法，具体应注意以下几点：

1、专利档案的归档范围。

依据专利活动自身的特点，专利档案的归档范围一般应包括2个方面的文件材料：（1）与专利相关的或与专利档案管理相关的法律、法规、条例以及暂行办法等说明材料；（2）在专利从研发、申请直到认定为专利的过程中产生的原始数据和相关的记录材料以及具有保存价值的各类相关材料。

2、专利档案的整理原则。

在整理分类时，我们可以将专利档案总的分为4类：综述类专利档案、发明类专利档案、实用新型类专利档案、外观设计类专利档案。其中综述类专利档案的整理可按其文件的产生单位、时间顺序进行；发明类专利档案、实用新型类专利档案、外观设计类专利档案则需要根据《国际专利分类法》中规定的分类体系对这些专利档案进行整理，即按不同的专利项目所涉及的技术行业作为整理的类目进行分类整理；如果恰好属于同类专利项目那再根据专利权所有人、专利形成的时间进行分类整理；其中每个专利项目中还包含很多的文件，这些文件就按照文件间的自然联系来进行分类整理。对大部分的情况来说，专利档案的管理是通过单个的专利项目来设立一个独立完整的保管单位，然后各个专利项目内的文件还要进行分类整理，这部分文件的整理就按照文件形成的过程及整理后方便利用的整理原则来进行操作的。具体即按上述归档范围中所述发明类专利档案、创新实用型专利档案应该分为相应两大类。其中，反映专利技术成果的研制发明过程的有关记录材料应按其自然形成过程进行整理，这部分材料一般在该项成果获取专利前已经归档到相应的科技档案类或产品档案类，所以只需转过来即可；反映各项专利申请和管理活动过程的各类相关文件就要按专利性质的不同进行分类整理，相同类目下的文件则按其文件自身自然形成过程及形成的时间顺序進行分类整理。

3、专利档案的利用工作。

关于专利档案的利用工作，必须由负责保管该专利档案的单位组织进行，一方面管理单位要根据专利本身的特点制定出科学利用档案的对象、利用档案的程度、范围和利用的原则。专利档案的利用工作并不是一味的开放，而是要考虑到专利档案的保密性合理的设定一定的限制。为了能合理的高效的进行专利档案的利用工作，保管档案的单位主要是进行如图的内容：

参考文献

[1]沈尧曾等著：《工业产权浅论》，专利文献出版社1986年10月版.

[2]《中华人民共和国专利法》

[3]《中华人民共和国档案法实施办法》

作者简介

钟鹏（1983-），女，山东省青州市，研究生，毕业于湖南大学法学院，研究方向：专利档案管理。