孙勇：浅谈如何做好档案管理工作

摘 要：档案管理是一项复杂而艰巨的任务，档案管理人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。结合当前档案管理工作的现状，探讨如何做好档案管理工作，如何使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化道路的措施。

关键词：档案管理；信息化；科学规范

档案是依据、是资源、是财富，档案工作是涉及到每个部门和个人，同时也是一个机关单位公务活动的真实记录；通过档案可以真实再现现阶段机关工作的历史面貌。重视档案工作，进行规范化管理，对提高机关各部门的工作效率具有重要的意义。创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧观念；要与时俱进，树立大服务理念，要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。

1 做好档案管理工作首先要对这项工作有正确的认识，了解它的重要作用

档案是对历史负责为现实服务替未来着想的一项崇高事业在全面建设小康社会、构建和谐社会的进程中档案工作越来越深入地渗透到社会经济发展的方方面面，做好新时期档案工作对于深入学习贯彻落实党的十八大精神，提高党的执政能力构建和谐社会具有重要意义。档案是社会先进文化的物态载体。档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，是一种“凝固的历史”。它以各种方式和载体将人类的历史活动过程和思想记录下来，并使之流传后世，可以说先进文化的传播、交流、确立离不开档案的存在。档案是先进文化传播和确立的一种载体，是人类认识和改造世界的历史记录，是人类智慧的一种物态结晶。

2 做好档案管理工作要求档案管理人员具备基本的专业素质

档案工作是整个单位发展过程中的重要组成部分。对单位来说，档案不仅记录了它的发展历史，并且为它的未来发展提供了参考，因此说档案对于企事业单位的发展具有非常重要的作用。这样，做好档案管理工作就需档案管理人员要有敬业精神和具备一定业务素质。

各级档案部门要按照提高整体素质、增强创新能力的要求，着力建设一支政治强、业务精、作风正、充满活力和创造力的高素质档案干部队伍。一是要进一步加大各级档案领导干部的培训力度。组织参加有关档案培训班或专题研讨班，努力提升档案干部的领导水平和理论水平。二是要高度重视专业人才和业务骨干的培养。积极营造有利于人才成长的良好环境，努力培养和造就一批热爱档案事业、掌握现代档案知识和先进管理理念的复合型档案管理人才。三是加强对档案人员的继续教育。要采取多种形式加强档案人员的继续教育，对乡镇和村级档案管理人员定期进行培训，档案专业人员也可到现场指导，也可到好的单位实地参观学习。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。五是切实改进工作作风。按照国家档案局实干兴档的要求，大力弘扬“忠诚、创新、奉献、和谐”精神，鼓实劲、干实事、务实效，加强学习，注重实践，狠抓工作落实，以作风建设推动档案事业科学发展。六是认真开展以“为民务实清廉”为主要内容的党的群众路线教育实践活动。

一是要重视观念更新。档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在特别是在机构改革、人事制度改革的今天随着各部门工作人员的减少工作量的增加档案工作面临更大的压力。因此档案人员有必要进行相应的调整和重新定位要一改守摊看点、仓库保管员的形象从根本上转变观念主动找婆家、找市场让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。二是要练就过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作又是一项管理服务性工作这就要求档案人员既要有扎扎实实的业务功底又要有较强的管理能力和服务意识要适应新形势敢于向传统观念挑战善于提出新办法、新思路解决新问题在档案业务上有所创新有所突破。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法在务实基础上促进创新。三是要拓宽视野、丰富知识。当今社会处于快速发展时期知识更新呈“爆炸”式发展新的行业和领域不断形成对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战因此档案人员要把学习作为第一需要不断“充电”拓宽视野了解所涉及工作领域的现状及发展动态运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作多思考、多研究营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。

3 做好檔案管理工作还需要有完善的机制作保障

做好档案管理工作，只有认识和做好工作的基本素质是远远不够的，还要有一套完善的管理机制作保障。由于档案工作具有服务的特殊性、管理的复杂性等特点，因此建立一套完善的档案管理机制是做好档案管理的根本保证。

一是要加强制度建设。一般单位的档案管理的现行规章制度，主要包括阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

二是要理顺管理工作程序。档案管理应按照科学的工作流程操作，因此要先理顺档案部门与其他相关部门之间的工作程序。以归档为例：各部门需将文件按要求整理后归办公室，办公室将各部门的归档文件与收发文处理的文件一起统一编排件号后进行归档。针对这一工作流程，档案管理需要设计、建立相应的登记表，满足管理需要。只有事先理顺好管理工作程序，才能避免走弯路。

当前，要做好档案工作，需要各级档案部门和全体干部职工的共同努力、顽强拼搏，躬身实践。与有关单位密切协作，锐意进取，开拓创新，求真务实，狠抓落实，才能营造丰富多彩、形式多样、充满活力、创造性推进档案工作，开创档案工作新局面。

参考文献

[1]吴金莉浅析档案管理信息化[J]价值工作，2012（03）

[2]田建君档案管理促进煤矿企业内涵式发展的途径探究[J]煤炭技术2012（10）

[3]林华信息时代如何做好档案管理工作[J]科技信息2010（21）

作者简介

孙勇（1983-），男，汉，山东烟台人，本科，初级职称，研究方向：档案管理。endprint