学校基建档案的特点与管理策略研究

刘少铭

摘 要：基建档案是档案工作中重要组成部分，占据极其重要的作用，拟从学校基建档案的特点出发，对其管理策略进行了相应的研究探讨。

关键词：基建档案；特点；管理

中图分类号：F24

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.19.033

1 前言

学校基建档案对学校的发展以及经济建设起着关键作用，可以为高校的管理、规划与建设提供依据，为历史的查证、科学研究等提供素材。对于基建档案的管理不容忽视，本文拟从以下几个方面对基建档案进行研究。

2 学校基建档案的特点

2.1 专业性

学校基建档案的形成与基建活动有关，不同的基建活动随着专业的不同有着不同的技术要求，因而在记录过程中为反映一些专业性的知识需要基建档案具有专业性的特点。

2.2 成套性

归档是不受时间限制的，有些项目的时间跨度大，持续一年甚至几年，基建档案都会对其真实反映，但是基建档案不应不受时间的限制，应与工程之间密切联系，及时将信息进行记录和整理，以保证其成套性不受影响。它能够清楚地记录从基建项目建设初期的设计、可行性研究、方案图纸、建设准备、实地勘察、项目施工、监察、验收等项目全过程，将整个过程系统全面地呈现出来。且基建档案并没有退出现行使用的过程，它在未来仍具有长期使用性。

2.3 内容多

学校基建档案的归档范围从工程项目开始前的各种准备到工程结束后的各种汇报材料应有尽有，融合了多方面多角度的内容，如项目前期的准备工作中撰写形成的各种文件材料还有图纸，包括赔偿文件、拆迁文件、勘察报告、各种许可证、设计书及图纸等；施工进行中的各种合同、会议记录、鉴定书等文件；还有建设结束后所形成的各种图纸、总结、请示报告、批复等文本资料。可以看出，学校基建档案內容多种多样，它能够极为真实地反映整个学校基建活动的全面貌以及施工建设的全过程。

2.4 复杂性

基建档案内容多，涉及范围广，同时施工单位多、项目多，资料使用频繁等均体现出其复杂性地特点，基建工程涉及的专业面广，包括给水、环保、建筑、消防、电信、安装等多方面的专业知识，因此，作为记录基建工程项目地基建档案也理所当然的融合了以上所有地专业知识，使其内容呈现出复杂性地特点。

2.5 广泛性

基建项目的实施涉及社会的多方多面，具有广泛的社会性。它需要设计、建设、监理、施工携手供应商等单位一起完成，就拿：建材供应材料来做比方，它的过程既需要有建材生产单位颁发的建材合格证和建材质量保证书，又需要有建材实验单位所形成的各项测试报告和坍落度质量记录等多种文件资料。这种情况在别的文件形成过程中照样存在。这就体现了记录和反映工程建设全过程时基建档案其来源具有广泛性的特点。

2.6 管理难度大

学校地基建档案主要是为了学校的发展和经济建设服务的，从内部来看，它涉及学校的多个部门，这种情况是相对学校来说不常见的，且管理起来它的难度也会比较大。

3 学校基建档案的管理

3.1 加大宣传力度，加强全员档案关注度

基建档案的重要性十分凸显，对于基建档案的建立和管理每个人都应该对其重视，学校可以利用广播、视频等众多电子媒介对其进行宣传，使人们了解和关注，懂得其重要性才能有利于管理。为了便于基建档案的管理，应该加强对其广泛宣传。

3.2 建立科学有效的基建档案制度

任何工作的顺利完成离不开科学的制度做指导，基建档案工作也不例外，它是一项具有很强专业性的工作，基建档案的管理也应具有科学的管理制度。要根据相应的法律法规，遵循档案形成的自然规律，制定适合的科学的收集、管理、运行制度，对时间、内容以及质量要求等各个可一想到的方面都做出严格规定，确保基建档案资料的安全性、完整性、准确性与有效被利用性。

3.3 基建档案动态管理

它要求相应的工作人员不仅具备相应的档案管理专业水平还应具备技术管理方面的专业知识，它是一门科学性、严谨性、长期性的工作，要求档案人员能够根据基建施工项目的进行而建立相应的管理网络，对施工人员、设计单位、材料验收、前期阶段材料的规划审批、施工前期的所有建设施工文本材料、施工阶段一些隐蔽工程项目的验收记录、严格的竣工图审核还有项目涉及的所有电子材料信息等多方面进行跟踪，实行动态管理。

3.4 提前介入与跟踪管理

大多数高校会有长期专职负责本校基建项目的人员，有些学校并无专职基建档案员，无论是否有，无论是兼职还是专职，基建档案管理人员均须提前介入建设工程，避免造成档案管理人员与施工人员各行其是的状况发生。尽早掌握工程的建设情况，获得第一手资料，做到心中有数，对基建项目的管理起到积极作用，有其对于兼职人员他们对基建档案的收集制度与工作规范并不熟悉，对于相应网络管理系统的掌握能力仍有所欠缺，因而更需要提前介入，以熟悉相应流程，使工作更快更好地完成。同时为做好工程建设，应建立与施工项目同步的网络管理体系，施工单位将施工过程中的各项信息如施工信息，检验信息以及签证等记录，做到与施工同步，且也可减少项目进行中施工或管理人员的变动所造成的影响，保障档案信息的完整性与连续性。另外，加强对图纸的跟踪管理也具有重要的意义，在基建项目施工过程中难免发生施工计划的变动、项目阶段的交替或一些其他不可预估的因素，对应接收的基建档案应具有一定的预见性，为避免长期变更中文件的丢失、转移，这时对文件图纸的监督管理就起到了关键作用。

3.5 材料的管理

若基建项目是由外单位总承包的，应先由分承包单位对自己范围内的项目文件进行负责、收集，再交由总承包单位来对所有的信息进行分类整理、汇总。若基建项目并不是上述情况，而是交由两个或多个分承包单位承包的，则各分承包单位对自己各自承包范围内的项目文件进行负责、收集，再交由基建部门进行整理汇总、立卷归档。基建部门应对文档进行严格的审签，档案部门应对技术施工人员以及档案管理人员的工作做到督促与随时了解。为使永久的保存，基建档案的资料都采用电子版格式保存入计算机，以便查阅和使用。施工后应当严把施工竣工图的审核，若是按图纸施工没有发生变动，则可用工程图来代替施工图，但应有所需单位盖章、签字、日期等；反之发生变动，变动较小可在原图纸上修改，做上特定的标记；若变动很大，则应重新绘制变更之后的竣工图，不得在原图纸上再进行修改。

3.6 做好整编归档工作

基建文档的立卷归档是档案工作中的一项重要环节，归档过程中因对材料重视。立卷说明是人们查阅文档时的一种文字型的检索工具。归档工作其实是贯穿整个项目全过程的，工程前期末对各项资料的收集整理，还有施工阶段图纸、预算、竣工图等的配套归类，以及到后期整个工程全部竣工后的整编归档，各个环节环环相扣，每一阶段的认真负责才能保证归档工作的顺利完成。对于高校新区建设基建项目，其归档工作也有许多小技巧，可采用档案归档验收与工程尾款相挂钩的方式来避免对后期归档工作的不重视。

4 结论

基建档案具有专业性、成套性、内容多、复杂性、广泛性和管理难度大等特点，对其的管理应当首先应当加强宣传，树立意识，采用科学的方法、严谨的态度、专业的知识，提前介入，跟踪管理。学校基建档案是一项长期的工作，在工作中应不断要求自己，努力提高自己专业水平同时也应注重职业素养的培养，将档案信息充分挖掘，探究和发挥出基建档案的最优价值。

参考文献

[1]黄战凤. 高校新校区建设项目基建档案的特点及管理建议[J]. 兰台世界， 2015，（14）：72-73.

[2]杜宁. 高校基本建设档案管理的思考[J]. 金华职业技术学院学报， 2017， 17（2）：5-7.