PDCA循环在医院档案管理机制中的应用探讨

董成燕+刘桂圣

摘 要：目的：探讨PDCA循环在医院档案管理机制中的应用效果，寻找提高档案管理质量和水平的长效机制。方法：将PDCA循环应用于医院档案管理工作中，评价档案从业人员履职能力、档案规范率、及时归档率等改善情况。结果：在应用PDCA循环管理方法后，医院综合档案管理制度进一步完善、档案从业人员履职能力得到提高，档案规范率、及时归档率得到明显改善。结论：PDCA循环应用于医院档案管理，可有效提高档案管理机制运作效率，保障档案质量，值得推广应用。

关键词：PDCA；档案管理；机制；应用；探讨

如何建立提高医院档案管理水平的长效机制[1]，保障档案质量，提高档案利用率，是我们当前所面临的一项难题。为此，我们尝试运用PDCA管理方法，建立一种新的、更加科学合理的档案管理运行机制，促进档案管理持续改进。

1 PDCA循环管理基本概念

PDCA循环又称戴明环。是美国质量管理专家戴明博士在20世纪50年代依据信息反馈管理提出的全面质量管理方法[2]。目前，PDCA循环管理被广泛应用于各行各业的质量管理中，并普遍取得了质量管理和效益提升的作用[3]。PDCA即通过Plan（计划）、Do（实施）、Check （检查）、Action（处理）四阶段管理路径，使工作的质量于持续循环中得以有效提高。上述四阶段并非运行一次即结束，而是一次次的循环进行。若部分问题在第一循环阶段未能解决，则会进入下一循环中，从而达成阶梯式的螺旋上升。“P”阶段需首先制定活动计划，确定目标和方针，完善相关制度流程，为活动的开展和实施打下基础；“D”阶段为具体落实与计划实现阶段；“C”阶段是对实施计划的过程和结果进行检查阶段，明确实施效果，并发现存在的问题；“A”阶段为最重要的一個阶段，需对实施及检查结果进行分析处理，采取相应措施持续改进效果，并再次修订活动计划，调整活动目标，完善制度流程，更好的组织实施，推动活动顺利进入下一个循环阶段[4]。

2 医院档案管理现状及原因分析

结合日常档案管理工作，运用鱼骨图法、头脑风暴法、查检表法等管理工具，分析当前医院档案管理工作存在如下问题：

1.制度管理层面。在医院运行过程中，档案管理作为非业务内容，一直处于辅助工作范围。它不会直接产生效益，不会对医院运行产生直接影响。因而，医院领导对此重视程度不够，在人、财、物等方面的投入相对较少。多数医院将档案归办公室统一管理，在管理机制上处于弱势地位，制度建设落后，存在有制度不遵守、有规章不执行的现象。

2.硬件设施层面。受医院领导不重视的影响，很多医院都不会在档案管理工作上投入过多的财力去改善硬件条件。出现了没有专用档案室，或与其他部门混用，房间也多选择一些偏僻、狭小、阴潮的房间，未能配备通风、换气、防潮等设备，安全隐患突出。没有专用档案存储的电脑、扫描仪等设备，未能实现档案存储信息化。

3.人才队伍层面。从档案工作归口来看，医院档案从业人员多数为办公室工作人员兼职，从业人员存在年龄大、学历低、工作创新能力不强、人员调整频繁等问题。在日常监管和培训方面，虽经系统专业学习，但新知识运用不足，多凭经验工作，导致了档案办理、归档不及时，整理、分类不规范等问题。因工作人员多为兼职，分散工作精力，无法全身心的投入工作。

4.创新应用方面。当前，医院档案管理工作基本处于收集和保存的基础阶段。对医院存储的珍贵档案，没有进行有效利用和开发，没有系统分析和甄别，导致对医院科研、教学以及领导决策等管理活动，支持和推动作用严重弱化。管理手段较为传统，对当前信息化手段运用较少，信息检索的速度慢、效率低。

3 PDCA循环在医院档案管理中的应用

作为全面质量管理体系运转的基本方法，正确运用 PDCA 循环要做到三点，一是四个阶段一个也不能少，即 Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和 Action（处理）缺一不可。二是每个 PDCA 循环并不是简单的重复运转，而是一个螺旋上升的循环。每循环一次就解决了一些问题，未解决的问题进入下一个循环。三是大环套小环，在某一阶段也会存在计划、执行、检查以及处理的小 PDCA 循环。运用PDCA 循环解决存在问题的对策如下：

1.P（Plan）计划阶段。该阶段是医院档案管理的基础阶段，要明确档案管理的目标和方针，制定档案管理年度计划，建立并完善相关制度和流程。一是建立强有力的档案管理组织体系，择优选配各科室专兼职档案人员，如有人员变动应及时进调整。二是在年末岁初制定医院档案管理工作计划，根据上年度运行情况，修订和完善档案工作制度和流程，包括年度工作目标、人才引进和培养计划、开展信息化建设、资金投入以及设备购置等。三是召开年度档案管理领导小组会议，共同研究讨论年度档案管理总结及计划，并向医院主要负责人汇报，最大限度的取得支持。

2.D（Do）执行阶段。一是要加强专兼职档案人员工作的责任感，规范标准，工作细致，不断强化工作人员的培训和学习，熟练掌握档案管理各项规章制度和操作技能；二是档案资料归档要及时，做到分类准确、材料齐全、外观整齐，严防丢失；三是严格按照制度进行管理，坚决不将手续不完整和不齐全、不真实和有疑问的材料归档。四是顺应时代潮流，加快档案信息化建设。争取医院领导支持，配备计算机、扫描仪、档案管理软件等设备，充分运用信息化技术手段改进档案管理和利用的方式。

3.C 阶段（Check）检查阶段。在执行阶段就应当建立档案工作督导检查工作机制，强化过程监管和质量控制，对照年度工作计划和档案管理标准，对各个阶段任务完成情况，进行有效的控制，及时发现问题和隐患，并组织整改。

4.A（Action）处理阶段。处理阶段也是持续改进阶段，可穿插于执行和检查阶段，也就是“大循环套小循环”。一是要强化人员管理，包括强化履职责任，加强培训学习，将集体学习与个人学习相结合，外出参加学术会议和邀请专家来院指导相结合。二是要逐步实现信息化管理。医院要投入相应的建设经费，配置工作需要的设备，建立数字档案库，提高档案利用率。三是要注意安全和保密原则。要树立安全保密责任意识，熟悉相应的法律法规，档案内部局域网不能与外网连接。四是在年中、年末召开两次工作分析会议，充分发挥集体作用，对实施各阶段的问题和变化，进行集中研判。这一过程即是统一思想认识的过程，也是群策群力的过程，作为分管领导应当高度重视、严密组织好分析会议，对下一阶段工作的开展和持续改进用作明显。

4 应用效果评价

通过对PDCA循环在医院档案管理中的应用探讨，对重构档案管理工作机制，提高档案管理的规范化水平起到了积极的推动作用。硬件设施得以改善、管理制度趋于健全、档案及时办理率、归档率提高到95%以上。在运用过程中，也存在不够细致深入，管理方法运用不灵活等限制。在具体操作过程中，应当注意两点：一是对问题和错误一定要予以纠正，坚决不能放任问题继续存在；二是将遗留问题转入下一循环，推动循环管理持续开展。

5 结语

将PDCA循环运用到日常工作中来，建立较为科学合理的工作机制，加强制度化、规范化，让医院每一位员工都能参与医院管理，为医院改革与建设提供基础支持。医院档案是一笔宝贵的精神财富，对提高医院运行与管理水平，推动医院健康、可持续发展有着重要作用。

参考文献

[1]董小艳.探讨PDCA 循环在医院档案管理中的应用[J].兰台世界，2017，（4）：117.

[2]胡伟标等.戴明环在提高医疗设备质量管理中的应用[J].中医药管理杂志，2012，20（6）：594-596.

[3]张艳军.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].河北医学，2012，18（4）：564.

[4]吴洁.PDCA循环在医院感染管理中的应用[J].中国医学创新，2012，14（13）：142-143.endprint