论档案管理中的音像档案管理

梁冬晨

摘 要：档案管理主要涵盖档案实体管理、专门档案管理和档案信息化以及档案信息资源开发等内容。音像档案作为一种专门档案，分为视觉、听觉、试听综合三类，包括照片档案、唱片档案、录音档案、声像档案等等，在整个档案工作和社会事业中都占据着举足轻重的地位。现笔者就以照片档案和录音录像档案为重点，浅析音像档案的管理与利用。

关键词：管理；照片档案；音像档案

1 照片档案

1.照片档案的构成及种类。

照片档案是用照相机将影像摄录于感光材料上而形成的档案，是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感官材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案主要由底片、照片及文字说明三部分构成。

底片和照片有着十分密切的联系，为了避免在频繁地使用过程中受到磨损、丢失等，往往采用复制底片的方法，制作翻版底片。在归档时，每张底片必须附有一张照片，作为照片档案保存，并需要以文字说明起到解释说明、串联整体、补充说明等的作用。文字说明与底片和照片相辅相成，是照片档案不可缺少的一部分，没有文字说明，就难以理解照片上的内容。

照片档案从不同角度可以分成不同的种类，按照摄影目的和表现的方式可以分为新闻照片档案、科技照片档案、艺术照片档案、公务活动照片档案等。

2.照片档案的特点。

照片档案是以感光材料为载体，以影像为反映信息的一种方式，它可以记录宏观世界的各种事物，又可以记录微观世界的诸多现象。它给人一种直观感，能使记录的事物形意结合，形象生动。它具有真实性、形象性、直观性、生动性、交流性等特点。

3.照片档案的管理。

科学、合理地管理好照片档案，是身为档案管理者的重要工作内容之一，而广泛收集、科学整理、安全保管则是管理好照片档案的基础。

（1）在照片档案的收集上，要按照国家颁布的《照片档案管理规范》和相关规定，通过一定的接收制度和专门征集的办法，将有价值的照片整理和保存起来。

照片档案的收集要求包括：

第一，要建立照片档案的收集、归档制度。按照《照片档案管理规范》和有关规定，指定出切实可行的照片档案归档制度。对归档时间、方式、范围、方法等做出规定使之制度化。

第二，保证接收质量和数量。照片档案在接收中，除了要保证档案照片在形成中的质量外，还要保证照片内容的质量。在接收数量上，也要结合档案的内容和特点有所控制。數量太少容易出现漏洞和缺憾，不能准确表达档案内容；而数量太多则需要去粗取精、合并同类等。

第三，按照《照片档案管理规范》的规定，具体归档和收集范围应包括：

一是反映本单位主要职能活动和工作成果是我照片档案；而是领导人和著名人物参加本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；三是反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片；四是本单位组织或参加的重要外事活动的照片；五是与本单位其它载体档案有密切联系的照片；六是反映本地区地理、古迹、以及自然风光和民间风俗的照片；七是其他有保存价值的照片。

在实际工作中，可以根据本单位照片档案的实际情况，结合《照片档案管理规范》的有关规定确定收集范围。

（2）照片档案的整理

照片档案的整理方法因照片档案的数量、状况和保管单位等也有较大的差别。照片档案在整理时应本着有利于保持照片档案的有机联系，便于保管和提供利用的原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和文字说明应一同整理和存放。

第一，关于底片。对于底片数量少的单位，在整理底片时可以不分类，按照底片收集和整理的先后顺序进行流水编号。可以用铁笔刻写在底片乳剂面片边或是刻写在齿孔间的乳剂面上，注意在刻写时不要损伤影像；对于底片数量多的单位，可以按照制成材料、年度、内容等分类。底片经过分类编号后，要进行目录登记，以备查阅。

第二，关于照片。照片的分类与编目，主要是根据本单位的实际收集情况和利用者的需要而定。一般是按照照片反映的内容或不同类的专题进行分类。如果数量少，可以用归类的方法；数量多还可以进行细分。照片分类后，应该将照片组成案卷。以便查找和后续利用。

第三，关于文字说明。文字说明包括时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六个要素。除了这六个基本要素外，还应说明研究课题、商品或产品名称、工程项目等等。文字说明是照片档案中不可或缺的一部分，没有文字说明，照片档案就不完整，因此，需要及时找到有关部门和人员予以补充。文字说明分为两种。一种是在每一卷或一组照片内的每张照片的文字说明，另一种是在每一案卷或一组照片的总说明。

（3）照片档案的保管

照片档案的保管，要有适宜的外部环境。有条件的单位应该设立专用库房，即使没有库房的单位，在保存照片档案时，也应该在具有密封、防潮或湿度较小、通风干燥的环境下。温度以14—24℃，相对湿度40—60%为宜。底片要求在13—15℃，相对湿度35—45%为宜，此外，就是库房内的昼夜温差在3℃，湿度变化不应大于±5%。照片档案的库房或是存放地要保持干净整洁，防尘、防霉、防有害气体等。

照片档案和文档档案在保存上有一定的区别。一般情况下，照片档案应使用专门的装具，如相册、照片档案册、照片分类卡等。也有在照片的背面，按照格式规定填写有关内容，然后进行压膜塑封。

底片可以采用底片册、底片袋来保管。使用底片册时，在底片纸袋上编上底片号、分类号、底片号等。使用底片袋，也应标注上单位名称、底片号、底片内容等，并放入专用橱柜内。

2 录音录像档案

录音档案是用机械、光学或电磁等方法把声音记录下来而形成的档案。录像档案是用光学、电磁等方法记录图像和伴音信号而形成的档案。

录音录像档案有存储性、再现性等特点。此外，由于录音、录像档案载体的特殊，有胶带、磁带、光盘等，还决定了录音、录像档案的特殊性这一特点。

1.录音、录像档案的收集、分类与整理。

随着科学技术的发展，档案管理也进入了档案信息化和档案信息资源开发的时代。录音、录像档案作为一种专门的档案，在整个档案工作中占据着举足轻重的地位。

录音、录像档案收集之后要进行验收。核对录音录像登记表、检查各项内容是否完备清楚，手续是否齐全，还要核对内容和技术状况。

录音、录像档案可以按照内容、数量、时间等进行分类，与录音、录像形成的文字材料，如报告、演讲稿、记录说明等材料，也要收集归档，与录音、录像档案统一整理，分别保管。

录音、录像档案一般以盒或盘为保管单位，按照档案的先后次序进行分类、编号、登记目录。

2.录音、录像档案的保管

录音、录像档案载体的特殊性要求保管此类档案也要有良好的环境条件。一般要求保管录音、录像档案的环境温度在15—25℃，相对湿度45—60%为宜。因为磁带容易受温湿度的影响。为避免由于温差而在磁带上产生结露想象，磁带从库房取出后，应先放在工作间过度5—8个小时。

存放磁带的库房必须远离有强磁场设备的场所，避免磁带退化或磁化。避免强光照射，垂直放置，使其均匀受力，以免变形。另，磁带卷绕要松紧适度，一般要在半年就赢按照播放速度重新卷绕一次。为了使磁带内的信息能够长久保存，应根据实际情况定期转录。

做好音像档案管理，不仅是为了全面真实地反映档案记载情况，更是激励着档案管理工作者不断更新档案管理观念、勇敢探索和尝试新的档案管理手段的挑战。endprint