工程档案在工程项目管理中的应用研究

陈碧珠

摘要：进入21世纪后，我国工程档案建设经历了从初步探索到不断发展的过程。这不仅得益于档案信息化大趋势的到来，同时也得益于我国档案工作在现实生活中所日益发挥的举足轻重的作用。“十二五”期间，很多国家档案馆和企事业单位档案部门都己将工程档案建设纳入到目标任务当中来。与此同时，“建设未动，标准先行”的思想也己经逐步得到多方认可。然而在目前，我国工程档案相关标准规范的制修订工作多由政府档案行政管理部门主导，而与工程档案建设直接相关的标准规范体系缺失，这便不可避免地出现当前的标准规范体系无法完全适应工程档案发展的矛盾，由此也引发了笔者对我国工程档案标准相关问题研究的关注。

关键词：工程档案；工程项目；应用

随着大中型内部档案信息化程度的加速，为保障在现有环境下档案馆各项基础工作的顺利开展，同时支持中期目标和远期目标的实现，建立与档案馆同步运行的标准体系，使档案馆各项工作流程化、标准化和规范化，最终达到建设一流工程档案的水平，既至关重要，又刻不容缓。

为加强系统各单位对档案信息化工作的统一认识，缩小现代化条件下各单位之间档案业务和管理工作的差异化程度，提升系统档案信息化建设的整体水平，最终实现档案信息化建设工作的一体化进程，同时建立总部档案馆对下属单位档案工作的指导与监督、下属单位支持和维护总部对档案工作统一领导、协调开展这样一种责任和义务关系，必须建立和健全标准体系作为基础保障。

目前在我国，电子文件的管理己经上升到了国家战略的高度，作为档案部门，应敏锐地意识到这种战略的意义所在，充分地发掘自身工作的潜在价值，找准时机，从战略的高度来搭建具局意义的标准体系平台，使档案工作真正地服务中心工作，服务战略发展。这种具有全局意义的标准文件体系不仅是档案馆工作的实现规范管理的必要条件，同时也将是适应一定时期内战略发展的需要。

一、工程档案组织模式设计原则

（一）短期与长期规划并行

系统的重要特征之一是组织的内外部条件的差异对组织运作具有强影响力，使安稳环境下组织发展的长期方案和预测会因外部环境的改变而不再有用。系统着重长时期预测的无效性，这与业务工程档案市场导向性强特质一样。但工程档案的长期规划也是其持续发展的重要方针导向①。因而，业务驱动型工程档案应在提高短期能力的基础上，发挥系统的非线性因果作用以影响组织长时期战略规划，使组织持续具有高度的应变能力，同时关注外部长期协作网络的构建和短期协作方式的灵活性，以补偿工程档案资本有限性的制约影响。

（二）强调组织的能动作用

传统组织理论倾向制度化、指令化管理作为组织最有效的控制方法，这使得组织内部的能动作用被忽视或受到限制。理论认为组织应发挥其内部的能动性，在组织机制的设计方面侧重管理边界的灵活性，使其表现出动态可重构的特征，具有“自组织”发展条件；同时在控制整体目标的前提下采用分权自治的管理运作方法，增强组织的反馈作用，从而充分发挥组织的能动性。因此，业务驱动型工程档案组织管理环境要在组织结构设计和权力配置层面增强灵活性，为组织活动的执行留有自治空间，同时这种能动作用的有效发挥，也会增加组织创新灵活性和知识管理的系统性，以提升组织的创新效用进而提升工程档案业务绩效。

（三）发挥内部联结柔性化

注重内部各部分的相互作用联系，传统组织对专业分工和等级制度的注重加强了笔直方向的联系，但对横向交流依靠联系构成了阻止。动态可变的组织构造着重功用和业务流程的完整性，表现各专业的互补作用和协作效果；同时经过多元化的信息交流与祸合方法，使外部环境的变化敏捷在组织内部构成有用反响。工程档案的方案流程运作系统应加强其内部联合方法的柔性化和系统化构建，经过PMO的构建和PM的录用提高纵向操控与横向和谐的灵活性，使组织内各类资本能够有用集成，业务化的管理需要，且组织环境的柔性化演化，可提高方案系统的全面性和资本和谐效率，进而对业务管理需要做出及时反馈，提高业务绩效。

二、工程档案在工程项目管理中的应用

（一）工程档案可促进政府管理科学化、民主化和高效化

工程档案提供的数字化的档案信息资源真实地记录了历史，通过工程档案利用这些档案信息资源可以让政府在行政决策、行政执行和行政监督时及时借鉴过去的经验和教训，可以从根本上改变过去一贯的陈旧工作模式，使政府在决策中参谋和咨询的系统工作变得更加简单，在执行中更加有保障，在监督时更加有根据。同时，由于工程档案的信息资源都可通过网络进行共享共用，因而也会使政府工作变得更加全面、便捷、从而促进政府管理科学化，民主化和高效化。

（二）工程档案可以为各级政府提供个性化信息服务

在电子时代档案事业要实现真正意义上的革命，除了政治力量的推动外，技术力量的推动也是不可缺少的。我们在信息安全和工程档案建设的过程中，千万不能忘记国际上正在悄然兴起的一种信息化新技术—网络。在信息化的前两次浪潮中，因特网把一台台计算机连了起来，万维网把一个个网页连了起来，然而不仅没有给档案事业带来重大转机，反而让人们在“信息孤岛”面前显得是那样的无奈。今天，当网格带领人们实现数据格式互通互连的时候，我们不能再坐等机会的消失，要开展档案信息网络研究，从解决实际问题的理念出发，利用网格技术推动档案信息资源建设和工程档案的发展。

档案部门在档案信息资源建设时，需要处理大量的数据，由于现有技术条件、经济条件的限制和档案信息安全的制约，现有网络无法對各个数据库之间的数据进行连通和数据交换，各个档案馆之间的档案信息资源还处于分散和孤立状态，没有能够实现全面关联，“信息孤岛”、“信息烟囱”现象严重，在很多情况下用户并不知道档案信息资源存储位置，不利于档案信息资源跨地区、跨部门之间的利用，极大地影响用户的利用需求②。本单位电子档案的利用、上下级单位之间电子档案的利用、全国不同地区不同部门之间电子档案的利用都存在一些问题，目前我国有多少个部委，就可能有多少个系统。这些档案信息资源各自为政、互不相通，造成了十分严重的人力、物力、财力浪费。

（三）实现信息资源共享，履行真正意义上的工程档案功能

这个阶段是利用网络互联技术，将单个工程档案联接起来，进行整合、延伸，组成完全意义上的工程档案。在高层协议管理下实现工程档案的全部功能，进行全国档案信息的传播、使用和管理。

计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，技术文件，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印、发放，这样，对于降低文件归档、利用、查阅等工作，发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

三、结论

经过对文献的阅读整理，现有研究关于组织要素的提出和模型构建都是基于不同的研究角度针对一种或几种要素研究其与组织绩效的关系，由于研究的侧重各不相同，缺乏较为系统全面的关键要素模型。本文根据组织理论的演化发展、组织研究的要素归纳研究结果，通过系统的分析和整合，总结出一种较为通用的组织管理环境要素模型。

注释：

①叶彩霞.浅议电子档案面临的问题与对策[J].科技致富向导.2010（20）

②孙培毅，徐雪松，郑立明.基于ssPc模型的客户关系导向型工程档案组织设计[J].华东经济管理.2006.20：24

参考文献：

[1]王海英，赵铁良.试论档案中的保密[J].黑龙江史志，2011（19）.

[2]赵铁良，刘胜利.浅谈案卷在数字和网络世界中的作用[J].黑龙江史志，2009（07）.

[3]徐慧春.浅论档案管理和利用中的保密工作[J].黑龙江史志，2011（16）.