浅谈档案管理工作的重要性

孟培婷

摘要：伴随社会主义市场经济发展完善，档案管理作为日常管理工作的子系统，其重要性日益凸显，对于档案的完整性及安全性要求不断提升。档案资料不仅为解决发展中的实际问题提供参考及借鉴，也是规范管理生产、经营等各项工作的前提与基础。因此，管理者必须充分认识到档案管理重要性，发挥其基础作用。本文主要对档案管理工作的重要性进行分析，并结合笔者经验探讨加强档案管理工作的可行性对策。

关键词：档案管理；重要性；策略

在新的发展背景下，档案工作环境也产生一定变化。就现阶段档案管理工作而言，仍旧存在一定不足之处，不利于发挥档案在日产管理中的积极作用。因此，管理者必须充分认识到档案管理工作的重要性，促使“齐抓共管、社会共识”的局面逐步形成，推动档案事业发展。档案是对工作信息的历史记录，是考察和管理工作的凭证，能够使管理者更好的掌握生产经营状态，实现社会人力资源信息系统化、具体化，因此，档案管理工作在社会经济发展中具有重要作用。

一、档案管理工作现状及存在的问题

从档案管理工作自身社会价值角度出发，档案管理工作不管是对于个人还是用人单位而言都有着直接和间接的作用，其直接对应关系，影响到用人单位对人才的使用。现阶段档案管理理念以及管理模式等方面都存在一定的局限性矛盾，尚未形成有效的标准化管理政策，其存在问题主要体现在以下几方面：

（一）档案管理不规范

档案管理工作并不是一蹴而就的，随着社会经济的发展，档案管理工作内容会越来越多，但是不规范的档案管理制度让档案管理工作停滞不前。在用人单位生产经营过程中，档案里面客观记录真实情况，一旦后期出现问题，查阅档案可以有效帮助工作人员了解、分析问题的所在。

（二）档案管理人员综合素质有待提升

档案管理工作人员缺乏责任心重要体现在两个方面：其一，不重视档案管理工作，在实际工作中，只关注档案的保存工作，忽视了对档案的分类、管理以及整理工作，使得档案的管理十分混乱，无章可循，在这种情况下，一旦管理层或相关人员需要查阅档案时，不能及时找出相关信息，降低了档案查阅的效率。其二，管理层对档案管理工作的忽视，现阶段档案管理工作人员综合素质还有待提升，缺乏专业的档案管理知识，无法开展良好的档案管理工作。

二、加强档案管理工作的重要意义

造成档案管理问题的直接原因是我国社会主义市场经济发展趋于成熟，档案管理的模式有所改变，档案管理工作需要在价值观以及标准性上体现出一定的严谨和客观方面，必须充分认识到档案管理的重要性。

（一）档案管理工作体现社会价值

通过个人角度以及用人单位分析，档案管理工作都具有重要的现实意义，档案管理工作能够体现一定的社会价值，这一社会价值需要进行肯定和重视。要求档案管理人员对档案管理工作社会的价值进行针对性的肯定，才能够在档案管理工作中对档案管理工作的原则进行清晰度的把握，档案中包含了员工个人详细的学历信息、身份信息等等个人信息资料，可以一定程度的反映整个员工的成长经历。

（二）做好档案管理工作的重要意义

1.管理工作正规化。由于档案管理工作具有保密性，必须采取集中式的管理，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准，对每个环节的档案工作严格控制。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻的影响。

2.管理工作信息化。档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与传统档案管理工作相比，档案管理工作逐渐趋向于信息化，将纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式，实现信息化，不仅提高了档案管理的成果，还能优化档案管理的效率。

3.档案管理工作的安全性。由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。

三、提高档案管理工作的措施

在新的发展形势下，要求档案管理工作需要具有整体化的优势，客观性特点以及准确性特点，否则就可能受到实现目的约束，失去了自身的意义和内涵。随着档案需求的剧增，只有不断做好具有重要性的档案管理工作，实现档案共享价值，才能使档案管理工作跟上用人单位发展步伐。

（一）加强档案管理工作人员的培训

首先，档案管理的领导层要重视档案管理工作，在人力、物力上支持档案管理工作，自上而下地让档案管理工作人员重视档案管理工作。可以组织档案管理工作人员学习《档案法》，使得其档案管理能力不断提升。其次，通过制定奖惩制度，鼓励档案管理人员对工作的积极性，也能有效避免档案管理人员懒散、懈怠的工作状态，进而促使档案工作的质量与效率得到提高。

（二）加强档案管理信息化

档案管理信息化是科技发展的必然产物，是提高档案管理工作质量的重要途径。随着计算机技术的发展，信息化在很多领域得到可广泛的应用，档案管理是日常管理中非常重要的一项工作。传统的档案都是纸质的，但是近年来，电子档案应用更加广泛，档案管理的信息化可以促进电子档案管理质量的提升，不管是在档案信息的录入还是档案的提取上，都非常的便捷。因此，要引进最新的档案管理软件，促进档案信息化建设。

四、结束语

综上所述，在社会主义市场发展背景下，要求不断加强档案管理工作的安全性及规范性，为用人单位发展提供支持与保障。因此，管理者必须充分认识到档案管理工作的重要性，结合现阶段档案管理工作的现状及存在问题，探寻提高档案管理水平的有效对策，更新档案管理观念，加强工作人员培训，逐步提升档案管理工作質量及效率，促进信息化管理的实现。

参考文献：

[1]贾秋.浅谈档案管理工作的重要性[J].科技创新导报，2013（03）.endprint