高校固定资产档案管理的困境及出路

刘艳

[摘 要] 固定资产档案在高校管理中占有重要地位，通过对高校资产档案管理中存在的问题的深入分析，探讨了提高高校固定资产档案管理的途径和对策。

[关键词] 固定资产；档案；对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 065

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）15- 0141- 02

0 前 言

资产档案是全面掌握高校资金使用情况，加强固定资产档案管理的不可缺少的重要依据。近年来，随着各高校的扩建发展，学校的固定资产品种越来越多，数量也越来越大，面对这种情况，建立资产档案，详细收集高校资产的使用、处置、评估情况，对高校资产进行有效的清查管理，防止国有资产的流失，对加强学校的管理具有十分重要的意义。

1 资产档案管理中存在的问题

1.1 资产档案不齐全，缺失严重

资产档案作为资产有机组成部分，其管理没有受到足够的重视，这是在高校资产档案管理中比较严重的现象，具体表现为：第一，在仪器设备的招投标、验收、使用、维护维修等各个环节中形成的文件文字材料没有及时归档；随同仪器设备的说明书、技术资料、论证报告等也收集不齐全，造成档案材料的不完善，如某校规定十万元以上的设备说明书、合格证还有随机附件要一并收集齐全归档，方便以后查询使用。但是，有时候因为工作疏忽忘记收集归档，给以后的资产管理带来一定困难，有的高校甚至没有这方面意识和要求，十万以上的设备毕竟是比较贵重的，如此不重视，可以看出对国有资产的漠视。第二、资产信息要素不完整。新购仪器设备都要求信息登记，以某校仪器设备为例，学校采用的是北化软件资产管理信息系统，信息录入包括设备名称、规格型号、使用部门、使用人、管理人、购买日期、存放地点等，这是购入一件新设备必要的信息要素。这些信息不但要求完整，而且要求财、账、物相符，这样，便于以后资产的管理和清查，如果混淆不清，不一一记录清楚，那么对以后的资产清查必然造成很多麻烦。

1.2 资产档案管理制度不健全

有的单位对于资产档案管理，没有制定详尽的制度，对于档案制度管理的程序和环节没有明确的规范，致使在实际工作中，管理程序混乱，责任模糊，工作出现问题互相推诿，再加上档案管理在有的单位处于边缘地位，没有专门的分管领导和资产管理员，只是兼职，所以，在这些单位档案管理往往处于被动地位，致使归档指导不力，档案管理陷入一片混乱。

1.3 资产归档责任不明确，没有具体落实

表现在：二级部门系院资产管理员责任不明确。以某学校为例，二级单位资产管理员的责任是做好本部门（系院）的资产的管理，包括资产新购、报废、调拨等资产异动。在处理资产异动时候需要有相应纸质材料，如报废申请（要求达到多少以上的资产报废必须填报废单）、资产调拨单、新购设备验收单等材料，一方面便于归档管理，另一方面便于把这些信息录入网上资产管理软件系统，达到账物相符、账账相符。但是，很多系院资产管理员频繁更换，新任资产管理员不知道怎么管理资产，在资产报废或者调拨时候没有按照资产主管部门的要求走程序，更换或者调拨往往带有随意性，致使资产调动没有在账上反映出来，也没有及时反应到资产管理软件中，造成账物不符，账账不符

2 对 策

2.1 提高认识，重视档案管理

资产档案管理是学校档案工作的重要组成部分，不能忽视，加强资产档案管理重要性的宣传，使广大职工认识其档案管理的重要性，积极支持有关部门做好相关工作。

2.2 制度创新

制度创新是加强高校固定资产管理的有效保障，所以，建立健全档案制度，加强高校资产档案管理制度的创新是新形势下的迫切需要。具体来说，一是规范资产档案的收集、整理、归档等各个环节的规章制度， 使资产档案管理在各个环节都有章可循。二是要加大现有档案规章制度的贯彻实施力度，严格按章办事。三是加大资产档案管理的评估制度和奖惩措施，在一定程度上对档案工作人员起激励作用。

2.3 提高资产档案管理人员的素质

首先要细心。档案工作是一项比较复杂、繁琐的工作。从档案的收集整理、分类到登记统计、利用等环节都需要工作人员付出大量的重复的劳动。由于任务繁重，工作人员在工作中，需要相当的耐心，并且要求严谨细致，以免在工作中出错。其次提高工作效率。一方面要求信息化，随着科技的发展，我国各项各业目前信息化程度都不断提高，档案管理也是如此，由于每个高校庞大的资产需要管理，资产的信息化建设显得尤其必要。如某校的资产管理是用的北化软件。此软件功能齐全，为资产管理带来了诸多方便，结束了人工管理的时代，节省了大量的人力物力财力；另一方面加强资产管理人员的培训，管理人员包括专职资产管理员和兼职资产管理员。专职资产管理员管理全校资产的信息，主要体现在信息化方面，资产管理信息软件不断升级，功能增加，需要专职资产管理员定期出去参加培训，学习软件新功能，熟悉软件操作，更好地管理好全校资产。兼职资产管理员是指各二级部门的资产管理人员，为了更好的管理好本部门、系院的资产，学校资产管理部门定期（一年一次）对他们作培训，讲解资产的验收、调拨、报废程序、日常资产的管理、资产管理软件的操作等等。这样，大大提高了资产管理人员的义务能力和操作能力，促进全校资产的有效管理。

3 结 语

总之，资产档案管理是个系统工程，上级领导和各个部门要认识到其重要性，完善健全资产档案制度，全校资产管理员和资产档案管理部门要齐心合作，在资产档案管理的各个环节耐心、细致，认真做好各项工作，只有这样，才能有效地管理好全校的资产。

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