现代档案管理中神经网络技术的作用

彭丹薇

摘要：通过分析神经网络技术的特点和现代档案管理面临的挑战，发现了神经网络技术在现代档案管理中具有以下四个方面的作用，提升档案保存效率，降低档案管理难度，增强了档案检索能力，提高了档案存储的安全性。最后，对如何提高现代档案管理能力给出了相应建议。

关键词：现代档案管理；神经网络技术；应用问题

档案管理是现代社会中不可或缺的一项极为重要的活动。从人类历史的过往到单个人的诞生到离世，都有大量的档案需要保存、管理和检索。但是随着社会的发展，技术的创新，人们活动范围的扩大、活动深度的增加，需要记录的事项越来越多，需要保存的资料数量也愈加庞大，同时相关检索频率也更加频繁。不同地区、不同机构、企业以及单位的档案馆藏条件不一，归档分类不同，管理标准各异，从而使得现代档案管理愈加复杂，转移保存更加烦琐，检索难度越来越大。如何有效迅速的存储、管理和检索档案已经成为档案管理者面临的严峻挑战。因此，研究现代化条件下新技术在档案管理中的应用问题，成为非常重要的课题。

本文以神经网络技术在现代档案管理中的作用进行研究，创新性提出神经网络技术，可以解决现代档案管理的档案管理人员专业技能不高，档案管理投入不足，档案管理混乱等几个问题。最后，对如何提高现代档案管理能力提出了相应建议。

一、神经网络技术在现代档案管理中的应用情况

神经网络技术是20世纪80年代以来，人工智能领域兴起的研究热点。经过30多年的发展，已经取得了很大进展并且在很多领域的应用中，取得了非常显著的效果。

神经网络技术的内容与特点。神经网络技术是随着计算机和数据挖掘技术高度发展后形。成的复杂信息网络技术。其拥有类似人类神经细胞群的学习特性结构和功能，具有非常强大的适应能力和高精度处理能力。神经网络技术在复杂系统的控制应用领域具有非常强大的应用价值。

神经网络技术以其学习能力、大规模并行处理、分布式存储、自适应性和容错性等特点，能有效地处理非线性、模糊性和不确定性关系问题。神经网络技术大大增强了复杂问题的解决能力，使得智能化应用变得更加现实。

应用情况。神经网络技术作为新技术，其技术新、应用难度大，对硬件设施的要求较高。目前主要已被大数据挖掘、工程、医学、经济以及自动化等领域采用。但是，由于当前人们对于档案价值认识的不充分，对档案管理的硬件设备投入的不足，导致档案管理中没有能力引进高投入的复杂神经网络技术。因此，在现代档案管理中，神经网络技术还未进行实际应用。

二、现代档案管理面临的挑战

现代档案管理本身相比传统的管理方式已经有很了很大的进步，但是随着档案数量和复杂度的增加，现代档案管理现有的技术也愈加没法适应新问题的产生。并同时由于相关领导不重视档案管理工作，造成以下三个重点挑战。

档案管理工作缺少专业人员。档案管理人员作为档案管理的核心要素，在档案管理过程中具有非常重要的作用。无论传统档案管理还是现代化下的电子信息化的档案管理都离不开管理人员。但是，现阶段下档案管理人员的专业素质非常低，对传统档案管理工作的知识结构和专业素养都很欠缺，对现代档案管理中应用的新方法新技术更是无法适应。在此情况下，档案的保存、管理以及检索变得更加没有效率以及混乱。

档案管理投入不足。档案的传统载体主要是纸质文件，以及部分录音带、录像带以及光盘，而现代档案载体逐渐演变为纸质文件与电子存储介质并重。传统的档案载体由于其易损坏性，通常需要非常严格的恒温恒湿的保存条件。但是，恒温恒湿的保存条件需要很大的投入，很多机构的馆藏条件都无法达到要求。而对于现代档案载体，现代化的电子存储介质和管理系统通常非常昂贵，并且维护费用同样非常高昂。但是，目前大多数的档案馆藏条件都无法到达相关安全可靠的要求。不是馆藏条件无法满足传统档案载体对湿度和温度的要求，就是电子存储介质和管理系统无法满足电子信息化中安全可靠稳定的要求。给档案的管理带来了非常大的不便，给档案的安全带来重大隐患。

档案管理方式混乱。目前，我国各个机构、单位和企业的档案管理方法都没有统一标准，采用不同类型的档案管理软件，导致档案管理效率非常低。部分地区、部分机构甚至采用的是纯粹的传统馆藏方式，致使档案归档、管理以及检索变得非常困难，甚至因为馆藏条件比较低，造成档案受潮腐蚀而损毁。由于管理方式的不同和采用的系统不同，在档案转移存储过程中会因为标准不同而造成档案归档过程烦琐、效率低下。

三、神经网络技术在档案管理中的作用

目前在档案管理中，神经网络技术还没有被应用，其原因在于档案管理人员专业技能较低，没有掌握神经网络技术的人才。同时，现代档案管理本身投入降低，对于新技术也没有产生出积极的态度，使得拥有神经网络技术的企业未对神经网络技术在档案管理中的应用进行研究和设计。因此，造成还没有采用神经网络技术的相关档案管理系统的面世。但是，神经网络技术由于其相关特性，在现代档案管理中具有以下四个方面的作用：

1.提升档案保存效率。神经网络技术由于其类人脑智能分析能力，可以将档案管理人员录入的相关信息自动归档保存。由于目前档案管理人员专业能力参差不齐，给档案的归档保存带来了严重的质量问题。并且由于管理系统和保存标准不一，给档案的共享转移带来了很大的麻烦。神经网络技术可以将不同标准的信息自动分类存储，降低管理人员因为专业技能差带来的档案归类保存的失误，同时也降低了相关人员培训带来的效率损失和经济损失。

2.降低档案管理难度。神经网络技术可以降低档案管理难度。现阶段，档案数量越来越多，档案类型越来越庞杂，档案结构越来越复杂，传统的人工方式以及简单的信息化管理已经越来越难以有效的管理档案。神经网络技术因其大规模的并行处理能力以及类人脑分析能力，可以将各种档案数据结构化拆分并存储。在档案新增以及更正的操作，甚至是档案归档标准的改变以及结构化调整时，都可以从容面对。神经网络技术无需对系统和硬件做太多更改就可以实现，大大降低了档案管理难度。

3.增强档案检索能力。由于神经网络技术的类人脑特点，可以将检索信息智能匹配档案内容，增强档案检索能力。普通的信息化检索是以关键字作为检索匹配档案相关内容的要素，无法做到语句话含义式的档案内容检索。但是神经网络技术却可以将语句的含义作为检索匹配信息进行检索，使得档案检索匹配度更高。神经网络技术的这种特点，使得档案检索能力大幅度提高了。

4.提高档案存储的安全性。神经网络技术采用的是分布式存储技术，档案的存储不是单纯存储在单一电子存储介质中，而且分布式的存储在不同电子存储介质当中，并利用大规模的并行处理能力对分散化的档案加以调用。因此，神经网络技术提高了档案存储的安全性，避免单一电子存储介质的损毁而使整个档案一起被销毁。

结语

档案管理不仅是一项烦琐的工作，更是展现个人和人类历史演变的具有非常大社会价值的活动。现代档案管理工作本身就是传统档案管理工作发展和演变的结果。只有不断学习新方法，改进工作流程，运用新技术才能使得档案管理工作愈发具有活力，愈加体现其伟大的价值。

神经网络技术作为一种新技术，拥有非常明显的优点。同时，神经网络技术也已经在大数据挖掘、工程、经济、医学以及自动化领域的应用当中取得了非常好的效果。现代档案管理中存在的各种问题，神经网络技术也能很好的解决，并同时提高档案分类归档、管理、检索等方面的能力。并且在一次性投入后，神经网络技术可以降低后续的相关运营费用，提高工作效率。因此，大力发展和推广神经网络技術在档案管理中的应用，已经成为促进档案管理工作提升效率非常重要的方式。

参考文献：

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