高校档案管理工作刍议

[摘要] 高校档案记录着高校的改革与发展历程，记录了高校教育教学、教科研的全部内容，因资料的原始性、真实性而具有重要的史料价值。对这些档案进行收集整理、归类存储，可以为高校教育教学改革和事业发展提供有益的借鉴。

[关健词] 档案管理 基本要求 基本模式 存在问题 主要对策

中图分类号：G271

一、高校档案管理的基本要求

高校档案是指高校在招生、教学、科研、管理等工作中形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。包括档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。就其工作性质而言，高校档案管理工作是一种专门的管理活动，是科学文化事业的组成部分。就其工作特点而言，档案管理活动与其他文献管理活动一样，是一种信息控制系统，包含信息的输入、储存、加工、输出。

高校档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求、安全性要求、科学性要求、规范性要求、经济性要求、现代化要求。

高校档案的自身特点是：第一，档案资源累计过程的缓慢性；第二，档案管理过程的阶段性；第三，档案管理活动对档案形成者的依附性；第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。

二、高校档案管理的基本模式

目前，高校档案管理的基本模式主要有两种，即人工管理模式和网络管理模式。

人工管理模式，是比较传统的档案管理模式。在这种管理模式下，档案资料的长期积累产生大量的信息与资料，使文件的归档及检索极其繁琐，对文档的更新与维护存在不少困难，影响档案管理人员的工作效率，同时档案接触的主体较多，给档案的保密带来威胁。

网络管理模式，是运用网络技术进行管理的现代化档案管理。经过近几年来的实践，现代信息化管理具有原来手工管理所无法比拟的优势：检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些特点极大地提高档案管理工作的效率及利用水平，是学校档案管理正规化科学化的重要条件。

三、高校档案管理的主要问题

1、档案意识薄弱。主要表现在，一是对档案归类整理、建档存档的重要意义认识不够，未制定归档细则，缺乏规范化操作程序。二是档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作， 对档案建设和管理缺乏足够认识，归档材料不齐全或不完整，建立的档案缺乏系统性和完整性。

2、归档内容程式化。高等教育在结构、类型、层次等方面的多元化发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量增加，档案内容日趋复杂多样。一些高校档案管理工作固守程式，未能与时俱进。主要表现在，档案规范性管理目标不明确，档案资料整理缺乏统一分类和可执行标准，归档材料不齐， 生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，生成的归档材料缺乏系统性和完整性，难以全面反映学校改革与发展的整体面貌。

3、档案管理手段落后。当今，电子技术飞速发展，特别是网络技术发展已覆盖各行各业，档案管理本可依托现代技术提升工作水平，然而一些高校总是跟不上时代步伐。档案管理仍旧主要依赖传统的手工管理方式，工作效率低，无法 适应方便快捷地检索、调取和有效利用档案信息的要求。

4、经费不足、设备不全、硬件建设差。这种现象在高校中较为普遍地存在。档案工作需要一定的硬件投入，也需要一定的经费保障，以用于档案库房设备的不断完善，提升档案管理的现代化水平。

5、对档案工作宣传不够，群众参与意识薄弱。由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、任务、档案利用产生的社会效益和经济效益没有被广大群众所认识。

四、高校档案管理的主要对策

1、建立档案信息网络，提高档案管理信息化水平

传统高校档案管理主要采用手工操作模式，然而高校档案管理工作的内容多，工作程序繁杂，需要花费大量的精力和时间，工作效率不高，容易由于人为因素而影响档案质量。如：档案装订立卷工作以传统手工方式操作，工作人员的劳动量大。档案信息检索工作，采用人工方式寻找，检索的时间长，手续繁琐。适应新时期新要求，要充分利用现代计算机技术、网络技术、数字化技术等对高校档案进行加工、整理，通过信息系统完成档案管理、分类、查询等工作，通过计算机对以往档案的案卷、全引、专题等目录进行统一编目，建立系统的计算机目录索引系统，减轻工作人员的工作量，提高工作效率，减少人为误差，提高档案管理质量。同时，通过档案管理信息化使高校档案信息资源得到最大程度的开发、利用，实现信息资源共享，从而提高档案管理的服务质量。

2、科学地制定标准，实现档案工作标准化

计算机技术应用是档案工作技术现代化的中心。计算机的高效率以档案管理业务标准化为基础，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。在档案管理信息化建设过程中，结合自身实际情况制定科学、合理、严谨的信息化档案安全保密制度，加强档案管理人员安全防护意识和技能。引进计算机网络安全防范技术，设置安全防火墙，及时、有效防范计算机“病毒”、“黑客”等不安全因素。

3、强化服务意识，拓宽服务领域

强化服务意识，重视和把握社会需求及发展趋势。在高校档案管理中，摒弃一切有悖于公共性与服务性的传统观念，面向未来，主动对接各种对高校档案资源的需要，以深厚的文化积淀为社会提供优质服务，使全社会共享高校档案知识开发成果。在实际工作中严格按照相关标准、规范执行，建立工作标准和依据，有机整合高校档案管理各项工作，提高高校档案管理工作质量，促进高校档案信息互联、互通，实现信息资源共享。从“重管理、轻利用”的传统模式中解脱出来，主动面向经济主战场，把档案工作重心转到为经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。

4、加强档案队伍建设，提高业务素质

档案管理人员是高校档案管理工作的执行者和主体，为适应档案管理信息化建设，要求档案管理人员具备较强的综合素质，不仅需要具备基本的计算机技术技能，同时要具备良好的道德修养及职业素养。长期以来，高校档案部门在档案管理方面不尽人意，部分档案管理人员或是岗位轮转或是特殊安置的非专业人员和兼职人员，大多没有接受档案专业训练，高校档案管理规范化和科学化难以落到实处。作为高校，必须注重档案管理人员的培训工作，制定科学的培训管理制度，对档案管理人员进行定期培训，丰富他们的专业知识，提高他们的业务技能，努力培养造就一支专业的档案管理复合型人才队伍。作为档案管理人员，必须提高思想认识，转变工作观念，明确角色定位，争做高校档案保管者、大学历史文化守护者、档案文化的研究者、文化资源的传播者和服务者。加强档案管理业务学习，特别是档案工作新知识、新技术的学习，不断提高做好现代技术条件下高校档案管理工作的水平与能力。加强高校档案人才意识，建立完善档案人才培养竞争激励机制，进行定期培训，多途径提高档案工作者素质。

五、结束语

加强高校档案现代建设是适应现代社会和高校发展的必然趋势。高校档案管理部门应从强化意识、更新观念入手，以提高档案管理人员素质为根本，加强档案管理标准化、数字化、安全化建设，不断提高檔案管理科学化、现代化水平，努力发挥档案“咨政育人”作用。

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[2]冯惠玲.档案管理概要.[M].中国劳动出版社，1990

[3]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.[J].河北科技图苑，2008

[4]卢志兰.高校档案管理特点、现状、对策.魅力中国，2009

作者简介：谭慧（1966-），女，土家族，副研究馆员，恩施职业技术学院教务处，研究方向：档案管理endprint