探寻革命时期的档案工作

于海娟

2015年10月国家档案局发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），该标准自2016年6月1日起实施，这是目前国内业界最新的档案行业标准。无规矩不成方圆，档案工作看似简单，实则是一项十分具体而繁复的工作，需要科学规范的管理，现存于河北省档案馆的一份太行区邮政管理局制发的《邮务档案管理制度》底稿为我们揭秘了早在解放战争时期，就有了较为完整的专门档案管理制度。

这份由太行邮政管理局1948年5月1日制定并于1948年6月1日正式实施的《邮务档案管理制度》（下称《制度》）用5000多字的篇幅详尽的对邮务档案从日常的收集、整理到移交、销毁等整个管理过程进行了规定，建立了一套科学、严密的保管制度。

《制度》对邮务档案的含义与作用作了解释，即“邮务档案是一切邮务手续与责任的总根据，是差错查明的依托，也是一切邮务工作的老总账。”

此《制度》将邮务档案的保管分为日常管理、月终整理、三个月内的分别临时保管，三个月以后交档案室统一保管，一年以后的交管理局邮务科保管，三年以后销毁的几个时期与步骤。

一、日常管理

《制度》规定各类邮务手续及所用的表格单据，在日常工作中，就应建立各类业务手续卷宗，并要求相关业务人员在每开始用一本时，就把号码全部编好。

日常表格单据包括收寄局所用的挂号凭单、回执单、包裹联单、寄挂清单存根、报纸订单等，每一类型表格单据建立一个单独的卷宗，用时取出、用完放回。

按照《制度》要求，卷宗封皮的撰写要求包括：封皮顶端横写××年×月份，正中竖写卷宗名称（如“收寄包裹卷宗”、“寄挂清单存根卷”），在下面横写××号——××号，左下端写××局（或××局发××局）。

凡一件邮件投递后，所留的单据簿册也必须分别装卷存入或放一定卷内，以免丢失，便于查询，其具体手续如下：

1、每日所用的送文簿，必须按路按单位各用一本，每本皮上要写“送文×单位（就是机关或区的名称）邮件簿”，找一固定适当的地方按单位钉上钉子，在钉子的上面贴上单位名称的条子，每次投递邮件回来经检查无错后就挂起来。

2、包裹详情单，投递包裹后就把卷左边所存的详情单和领据对贴在一起，再钉在以前已投递了的详情单后面。

二、月终整理

每月终的档案整理是负责各种邮务的同志将自己经手的表格簿册分别按次整理存放，其手续如下：

1、挂号凭单存根：须将一个月内所用过的挂号凭单存根按次放齐，如最后一本没用完（或挂号少的所站一本没用完）可把没用的挂单撕下，再继续使用，已用的零页可和整本末页接连一起，或数本完全订在一起，另存一处（离开日常卷宗）；如是好几本订成一本的必须再贴一个皮，写明号码、年月份等，以便回执销号及寄件人查询时容易找寻。在整理时一定要检查，看有几个回执还没有退回去，从里程上计算一下该回来而没有回来的，可自动发验单追查，不要等寄件人来时才办理查询。

2、收寄包裹存根及投递包裹详情单：包裹业务繁多的所站，可在月终分别从卷内取出，在皮面注明——存根皮面只是填上最后一个号码，这个号码是按投递时所编号码填写，在整理时也应检查回执的包裹，是否回执已全数退回，如没退回来，可和挂号一样的手续进行验查，检查后另存一处，不再存放日常卷内，若是包裹业务很少，就不必每月另存，可在三个月统一存档时取出，但必须在月终检查有没有没办完手续的事项。

3、封发：每月底将各路各县发来的寄挂清单各分别挨号检查、整理订齐，糊上皮，写法与前同。在整理挂单时，要逐页检查一下清单是否丢失或未贴，有短缺的须查明原因，把手续办妥。把整理好的清单分路分类的在每个本子顶端上边分别包好。包的办法是明包活包，就是用一张纸把清单放在上面，放时贴小条的一端与纸的一边放齐，先把两边的纸包起后，再把下端的纸包起来，用绳捆一道，这样顶端的小条露在外面了，再在露出小条一端的包皮上贴一宽一寸长三寸的条，写明×年×月份××路（或局）发来××清单，便于检查。

4、其他：

①送文簿，每月底把送各区各机关的送文簿，分别检查整理，同样把没用完的零页另订在下月使用的本子上，重貼皮子，在每本皮上写明年月份局名，类别名称可横写上和寄挂清单一样的用各本贴小条子，活包明包办法包好，由负责投递邮件的邮务员保存。

②报纸订单，月终把本月所订各类报纸订单在各本的皮上写明年月份××报订单，××號××号及本局局名，并把各种报纸发行对象月报表和订单存根包好另放，包皮上写明×年×月报纸订单及月报表等，包皮的另一头也贴一小条，写明是×年×月份什么表。

③月报表，每月各局所存月报表的存根和逐日邮件登记簿可包在一起存放，包皮上写明是×年×月份月报表等，包皮的一头也贴小条。

④查单验单，一般的每月用的不会太多，不必每月整理存放，可根据各局工作情况三个月半年或一年整理存档一次均可。不管在什么时候存放时也要在皮上写明年月份名称号码，顶端贴小条。

以上月终所整理的一切档案，仍由负责各种业务分工的同志分别管理。

三、三个月后的统一存档办法

1、邮务的各种业务是分门别类管理，档案也是分门个别管理，必须建立一个档案室，把各种档案在三个月以后，逐月统交档案室（如一月份的档案在四月交、二月份的在五月份交）。这个负责人可由局长或指定的负责人统一管理。

2、各局的档案室可根据各局工作情况设置大小不同的档案架，这个架可分许多屉格，把各类档案分门别类存放，一般的可分为收集档案部（包括包、挂、报等各种表簿存根）、分发档案部（包括本局与外局发来的寄挂清单等）、投递档案部（包括包裹详情单及登记簿、送文簿、封发室和投递邮件建立有挂单手续贴上凭单的挂单，没有建立这样手续的，就存在封发档案里边）、其他档案部（查单、验单、报纸订单月报表等，逐日收寄邮件及业务月报表等），可从所贴的条上分别设辨。endprint

3、档案室要建立收发档案登记簿，统一存档时，除逐件点交外，并由交接人员在簿上签名盖章，以清手续、便于检查，如有未清手续及遗存问题，也必须逐一详细交清，以便处理。

4、档案室应建立邮件查询登记簿（可分被查和自查两种）以便已查询过的邮件有所参考。

四、定期交档及期满销档

1、所有档案有效期为三年，各局站存放一年，今年底交去年全年档案，在每年底交区局时，应由局长亲自点验，并备正式公文列表交上，如有差错及问题应详细填报清楚，以明责任。管理邮务科指定专人管理，建立档案管理簿册及档案室。接到各局交来档案时，除分别详细登记保管外，并给各局开发收据。

2、前方区游击区档案上交日期，每半年交区局一次，今年前半年的档案十二月底交回，后半年档案于六月底交回。

3、军邮档案。除必需档案外，应一律交回区局或指定的局站存放。

4、管理局在期满销毁档案时，应開列清单呈报总局，如有未解决的问题也一并报告。

5、邮务所代办所的档案，每半年交由县局整理存放一次，整理办法和局内一样，各所不另存档。

五、几个注意事项：

1、边沿区及游击区的档案更应注意严密，因环境关系不能和腹心地区稳定环境下的局站一样的建立档案室实行统一存档，但一般应规定每三个月必须找可靠地方存放一次，各局可自行酌定，但局内必须存有至少一个月的档案备查，存放地点可分远近不同的好几个地方。较新的档案可存较近的地方，较旧的档案可存较远的地方，既易检查又较安全。

2、各局站分别存放档案，和统一保管档案及管理局档案室，应时刻检查以免潮湿鼠咬、凌乱损失，如遇地址移动或备战等应注意档案的移动，务求安全，不能看作废纸或不重爱而疏忽。

3、各局站长邮务员、区局邮务科管理档案科员或科长工作有变动时，档案应列入交接工作的一部分，造具清单簿册详细移交，签名盖章，若不交接清楚，今后如有损失就由该前经手人负责。

4、各局所存档案，若有损坏，不论任何原因，应立即详报管理局，说明情形，追求责任。

“鉴往可以昭来”，通过探寻革命历史时期我国档案工作的情况，从中吸取教训，总结经验，能够帮助我们进一步做好今天的档案工作。此份《邮务档案管理制度》详细地规定了邮务工作中各个环节文件、档案的处理办法，明确了各个阶段档案工作的负责人及其责任，传递了当时我国档案工作许多先进的管理理念，如建立档案室、按职能和业务分类、定期销毁等，甚至十分周详的考虑了当时革命和游击战争的特殊环境对战区邮务档案做了具体的规定。尽管有不够完善的地方，但是在今天看来仍然十分珍贵，具有很好地参考和学习的价值，有助于我们了解建国前档案工作的发展情况，也有助于我们了解当时的革命历史。

（作者单位：河北省档案局）endprint