浅议高校行政秘书应具备的职业素质

赵淼

摘 要：高校行政秘书工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性的特点，要求他们要具备较高的思想政治素质、较好的业务知识能力、较高的综合能力与素质、优秀的心理素质等，需要他们在各方面不断提升自我，才能更好地胜任并完善工作。

关键词：行政秘书；高校管理；角色定位；素质要求

一、高校行政秘书的工作性質

政治性与参谋性。高校作为教书育人之地，是对学生进行思想政治教育的阵地，立德树人更是对每一个高校教师的基本要求。作为高校的行政秘书，首先要严格要求自我，拥有坚定的政治信念和立场，坚持正确鲜明的政治导向；其次更要关心国家时事政治，了解国家教育改革发展的动向，熟悉高等教育的政策法规，自觉遵守学校的各项规章制度。用一个先进党员模范的标准要求自己，不做损害国家利益的事情，不做所有损害学校形象和利益的事情。

事务性与专业性。高校行政秘书事务性工作非常多，表现在：第一，服务于学校的文字工作，包含对内文件的校对、对外学校性公文的起草、各种文件的上传下达。第二，各种会议的保障性工作，如校内校外会议的协调安排、各种活动的公务接待、应急事件处理等。第三，领导的辅助性工作，如为领导出谋划策，落实任务，需要与学校办公室、组织部、人事处、教务处、学生处、财务处、资产处、保卫处、工会等学校职能部门之间的协调联络。

服务性与管理性。相对于高校教学一线的专任老师，行政秘书的绝大多数工作内容属于服务性质，服务的对象既包括学校领导，也包括二级院系以及普通老师和学生。繁杂的服务性工作和广泛的服务群体，决定了行政秘书必须具有较好的管理能力。他们既要协助办公室主任做好日常事务性工作，同时更要跳出工作，站在更高的位置多去思考，不断优化办事流程，完善工作制度，规范内部管理，提高工作效率和服务水平。

二、高校行政秘书应具备的职业素质

高校行政秘书的工作内容和工作性质对其提出了较高的能力和素质要求。一般而言，对高校行政秘书的能力与素质主要体现在以下几个方面：一是较高的思想政治素质。高校是教书育人的地方，思想政治素质是高校行政秘书最重要的素质，也是素质教育的灵魂，更是高校行政管理的灵魂。毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系是我党制定一系列方针、政策的理论基础，也是我们观察问题、分析问题和处理问题以及解决问题的有力思想武器。高校机关行政秘书重要工作内容之一便是协助组织全校学习党的先进理论知识并贯彻执行，所以思想政治素质对于机关行政秘书而言至关重要。基于高校工作环境的特殊性，行政秘书日常工作在工作环节中可能会遇到各种问题，高校行政秘书必须具备较高的思想政治素质，谨言慎行，在不违反法律法规和学校规定的前提下，在维护党和学校的基础上，灵活处理问题。因此，高校行政秘书需要在繁忙的日常工作之余，积极学习党的理论知识，提升理论素养；并学习法律法规等知识，对存在的安全隐患及时处理上报，不断提高处理紧急事件和安全突发事件的能力。二是较好的业务知识能力。高校行政秘书要坚持与时俱进，努力提升个人知识水平。第一，扎实掌握秘书学类知识。如不断加强公文写作能力，保持对文字较高的敏感性；提高自己的理论水平，能够有效地协助领导制订工作计划；第二，努力学习管理学之类的知识。通过掌握先进的管理理念和技术、方法，促进管理工作科学高效规范化，拥有较高的管理能力与组织协调能力。第三，掌握必要的教育学和心理学知识。高校的发展目标是培养高水平和高专业层次人才的地方，在这个大的背景下，再结合高校行政秘书服务对象的多元化，决定了他们只有掌握较好的教育学和心理学知识，才能将工作做得游刃有余。第四，积极学习信息技术知识。近年来，高校行政管理的信息化程度不断提高，网络化程度快速加强。因此，高校行政秘书须加强办公室自动化（如投影仪、扫描仪、复印机、办公软件、电脑设备等）方面的使用及维护能力，主动掌握运用网络技术手段和方法，培养对信息敏锐的感受力、注意力和判断力，积极搜集和主动挖掘有助于领导决策管理和决策的信息，将自己打造成为“多面手”。第五，储备档案学等相关知识。档案管理是行政秘书的常规重要工作，因此，档案学的相关知识是行政秘书必须要熟练掌握的知识，要及时做好对日常材料的及时归档、分类保管和管理的规范化，保证和维护学校信息的安全。三是较高的综合能力与素质。综合素质是指一个人的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。高校行政秘书的工作涉及方方面面，且都至关重要，所以需要较高的综合素质，除业务知识能力外，还集中体现在：第一，较高的人际交往能力。行政秘书负责行政事务的各项日常管理工作，服务对象众多，需要做好二级学院与学校各职能部门的交流与沟通，且在任何场合、任何情况下也都代表学校形象，因而要具备良好的表达能力、协调和交际能力、应变能力等，使自己处于一个和谐的人际关系中。第二，较好的抗压能力和学习能力。作为高校行政秘书，要面对多元化的服务群体，且工作时刻处于紧张的节奏和不容出错的状态中，加班加点更是工作常态，他们需要具有良好的抗压能力。不仅如此，还要在工作中保持较好的学习能力，时刻注意自我的修炼，让自己走在学校的前列，储备更多更新的知识，随机应对工作中的各种突发情况。第三，协同创新的能力。在信息化的今天，高校行政管理人员务必要走在时代的前列，需要开阔视野，多方学习和借鉴国内外优秀高校管理的先进技术和经验。

三、结束语

目前，社会的发展对高校提升内部管理水平、提高办学效益提出了更高的要求。高校行政秘书队伍作为高校行政管理队伍中的一支重要力量，在贯彻落实学校中心工作、保证各二级学院工作的正常运转等环节中发挥着至关重要的作用。高校行政秘书需充分认识到工作的性质和要求，努力提升自身的能力与素质。高校行政秘书队伍是高校行政管理队伍中的重要力量，其工作具有政治性与参谋性、事务性与专业性、被动性与主动性等特点，要做好高校行政管理工作需要努力从思想政治、业务能力和综合素质等方面不断提升自我。

参考文献

[1]梁丹丹.现代高校建设中的行政秘书职业分析[J].西部素质教育.2016（15）

[2]柏贺达.新时期下独立学院行政秘书应具备能力探析[J].中小企业管理与科技（中旬刊）.2014（02）

（作者单位：沈阳工程学院）