浅谈档案管理存在的问题及对策

摘 要：当今社会与经济正处于高速发展中，档案管理工作也同时面临着巨大的挑战；提高工作人员整体素质，加强企业重视程度，利用现代化的科技和管理手段，是目前提高档案管理工作效率的极其重要任务。

关键词：档案管理；问题；对策

一、档案管理概论

1.档案管理工作是在当前社会发展中是不可忽视的重点之一，通过档案作为管理而展开的各种形式的工作活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等相关工作环节。在过去的档案工作应用中，主要是针对国家政府机构进行管理。伴随着当前科学技术领域的不断发展，各种行业的日益兴起，企业模式和发展制度的不断完善，档案被广泛的应用在各个行业，成为各行各业工作中不容忽视的重点环节之一。在档案工作中，要按照一定原则对档案实体进行了系统分类、组合、排列、编号和编目，使其在工作的时候能够合理的排序，保证在以后应用中及时的对其搜索整理，并及时研究解决档案管理工作中遇到的各种问题，保证在工作中能够正确的利用各种资源形式。

2.档案是信息的重要载体，是主要信息源。管理好档案在各个机构的工作中是针对资源开发合理利用的关键前提。档案管理工作虽然不生产物质财富，但是要在管理中加强对管理人员和工作人员的利用，使得其能够形成一套系统化的管理模式和管理专业。档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分，其随着社会发展，对企业发展对经济发展的作用逐步的提高和增量。

二、档案管理中存在的问题

1.档案从收集一直到录入档案，这中间需要的步骤是相当多的，而这些步骤的处理，对于今后档案的使用率以及利用率存在着很大的影响。就目前的档案管理来讲，存在着流程不清楚的情况，从档案资料的收集，到档案资料的整理，到档案的鉴定，再到档案的保管与管理以及检索工作的建立，最后到档案的标引。这些繁琐的工作是不可缺少的，也是不能疏忽的，但是当前档案的管理流程的不明确，在档案的整理过程中仅仅重视档案资料的收集等等一些重要的步骤，未能对一些小细节的重视，档案的管理工作也未能够深入的开展，最终也将影响到档案资料的使用价值。就目前来说，档案人员管理首先在思想上的不重视，会造成在资料的收集以及最终的整理过程中都存在着问题。而在另一方面，档案管理人员重视不够也体现在专业素质上，为具备较高的专业素质，未能够对档案资料的管理提供专业的档案的管理能力，从而保证档案的管理的有效性。

2.档案岗位工作人员的不重视。

现在的档案岗位工作人员有相当一部分是没有上岗证或是兼职其他工作，受其他工作的影响，不能全心全意地投入档案管理工作。对应整理、归档的资料视若无睹，消极怠工，致使档案资料堆积如山。档案专业职务是根据档案专业工作实际需要设置的工作岗位，有明确的职责和任职条件，应实行专业职务聘任制或任命制。最好聘用持有上岗证的专业档案工作人员。高、中、初级档案专业职务的限额应与本单位所承担的档案工作任务想适应。上岗后应多鼓励档案工作人员参加继续教育、职称评定等活动，提升服务意识、加强职业道德，正确地进行自我评价。档案管理制度是保证档案管理工作的关键，目前很多单位在档案管理制度的建立上还不健全。有部分單位虽然建立了档案管理制度，但却没有将制度真正地贯彻执行，而有些档案管理制度没有实际的可操作性。对于这种现象，总得来说，各单位档案管理方面的制度一定是要建立的，要通过一整套的规章制度来确保档案管理工作的规范化、制度化。同时制定的制度要有实际操作性。例如档案管理制度中要明确归档的时间节点与应归档期限，以及逾期归档应采取的措施。这样档案工作就有章可循、有据可依，严格控制归档时间能有效地防范积压等现象。

三、档案管理工作的对策

1.针对管理人员

根据档案工作的性质，企业要确定专人管理档案工作，不断提高档案意识，强化教育培训工作。针对管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，做到奖罚分明。档案事业的发展、服务质量的提高就在于档案人员整体素质的不断提高。要建立良性的运行机制，建立和健全继续教育的管理制度，档案人员要主动参加定期的继续教育及培训，更新知识，不断提高业务能力及水平，适应新时期档案事业的发展。社会主义市场经济的建立，对企业档案工作提出了新的更高要求，档案工作者只有更新观念，开拓创新，转变传统档案服务方式，以满足现代企业不同层次的档案利用者的需求，更好地为企业发展服务。

2.创新管理方案

全球经济一体化的建立，对企业档案工作提出了新的更高要求，档案工作者只有更新观念，开拓创新，转变传统档案服务方式，以满足现代企业不同层次的档案利用者的需求，更好地为企业发展服务。一是为了方便利用，企业档案馆（室）要编制专题目录、索引、概要、指南等手工检索工具，对其编制要按照国家统一标准进行，以适应一体化利用；二是企业档案人员尽快掌握电脑的相关知识，以逐步把档案信息输入计算机，在互联网上建立企业档案信息网站，宣传企业，利用网站优势，实现档案信息资源更充分、更广泛的利用，为企业新时期档案提供利用服务的新渠道；三是对企业档案工作人员要及时掌握档案的翻阅率。对利用率高，具有重要参考作用的纸质档案，通过扫描、录入等方式转化成数字化信息，建立较为完善的企业档案数据库，并通过网络为企业提供高效率信息档案服务。

四、结束语

在现代化档案管理中，企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经济管理、技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有至关重要的作用，企业只有重视档案管理工作，结合自身档案特点，管好档案，用好档案，为企业发展服务，才会促使企业档案工作可持续发展。

参考文献

[1]梁浩.企业档案管理问题分析.科技情报开发与经济，2009.30

[2]闫静.国外三种企业档案管理模式深析.档案，2014.10.22

[3]周佳宁.探索企业档案管理工作的新思路.企业改革与管理，2015.3

作者简介

李胜银（1970-10-9），男，满族，河北省平泉市人，中国政法大学法学本科毕业，档案馆员，主要从事司法行政管理工作。

（作者单位：河北省平泉市平泉镇政府）