信息化背景下档案信息资源整合与共享急需解决的主要问题探析

张晗

档案信息资源共享首先是基于整合的共享，即有效整合馆藏档案信息，档案信息资源整合是档案信息资源共享的前提；其次，网络是共享的工具，即运用网络技术传递档案信息，是档案信息资源共享的最佳途径，同时加强科学管理及统筹规划是实现档案信息资源共享的保障；最后，实现档案信息的社会共享是档案信息资源共享的最终目标，要实现档案信息资源的共享必须要有丰富的档案信息资源以及对档案信息资源的有效组织。解决好档案信息资源整合与共享存在的题，是档案工作者目前最主要的任务。

一、标准化建设

档案数字化标准建设工作是档案工作的一个重要方面，经过了这些年的发展，相续制定了一大批相关标准，十五期间制定的标准有：《中国档案机读目录格式》、《电子文件名词术语》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档细则》、《电子邮件类公文归档程序与规则》、《网站资源归档与管理规范》、《归档电子文件真实性鉴定规程》、《电子档案管理办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《档案网站管理办法》、《纸质档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转换技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音档案数字化技术规范》、《录像档案数字化技术规范》、《数字档案馆设计与建设规范》、《档案管理网络安全测试规程》。十一五期间制定的相关标准有：《各级国家档案馆接收电子档案管理办法》、《档案数字化工作规范》、《档案信息交換与共享管理办法》、《数字档案馆建设规范》。上述标准、规范又可以进一步分为管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。管理性标准规范：管理性标准规范是指对信息资源管理维护方法、提供利用的模式、查询权限的划分等进行管理的一系列规则。包括档案信息安全管理与利用的总体管理规定，计算机安全法规与标准，数字档案馆工作人员、用户及设备管理规范，以及数字档案馆信息资源合法性的确认等。

具体来说，我国关于档案管理和信息安全管理规范有：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案馆工作通则》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《计算机病毒防治管理办法》等。业务性规范有：《档案工作基本术语》、《全宗卷规范》、《全宗指南编制规范》、《档案馆指南编制规范》、《归档文件整理规则》、《档案主题标引规则》、《档案分类标引规则》、《档号编制规则》、《档案著录规则》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、国家及行业各种门类档案（文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、重大建设项目档案、会计档案、名人档案等）管理标准与规范等。目前已有的技术性规范为：《信息与文献：文件管理》、《静态影像压缩标准（JPEG）》、《动态图像编码标准（MPEG）》、《纸质档案数字化技术规范》等。档案数字化工作的相关标准总体上制定的不少，内容涉及纸质档案数字化的格式、机读目录的格式、档案管理系统的功能及数字档案馆的建设规范等。然而，档案数字化工作的相关标准大多为推荐标准，各档案部门既可以采用也可以不采用，尤其是级别低一些的档案部门，限于人员知识的有限根本就不知道还有相关标准，实际工作中各行其是。档案数字化工作的相关标准数量很多，但都没有强制约束力，很多档案部门都另辟捷径采用自已的标准和要求，如此一来，在大统一的情况下小差异又很多，这些差异在全社会档案信息资源建设过程又成为不可逾越的障碍，使档案信息资源整合的难度大大上升，进而影响到档案信息资源的社会共享。因此，加强标准化建设，坚持规范性原则，统一规范，具体工作上应续编、修订现有的标准，完善档案信息化方面的标准体系并抓好标准的实施。

二、馆藏数字化，档案信息资源库建设

档案数字化工作虽然很早就有一些尝试，但前些年没有广泛开展，全面、深入的档案数字化工作近几年才进行。馆藏数量庞大、数字化工作任务繁重与配备的专业人员较少形成了很大的矛盾。省、市级档案馆目前基本上已经完成案卷级或文件级目录数据库的建设，全文库的建设正在进行，比起目录级数据库建设，全文级数据库的建设需要花费的人力和物力更加庞大，工作量也更加繁重。档案信息资源建设的核心任务是建立档案全文数据库，档案全文数据库是档案信息资源整合与共享的基础，全文库建设的好坏将直接关系到档案信息整合的全面性与系统性，关系到档案信息深度开发与专业服务的质量，并最终影响到档案信息资源共享。截止目前我国还没有建立起全国统一的档案门户网站，也没有构建起大规模的国家档案数据库，还无法实现对外一体化的档案信息服务。另外，虽然我国各级各类档案馆已经普遍使用计算机辅助档案管理，各类档案管理软件也已开发出来并投入到档案馆的日常工作中，数字档案馆建设的现象已经存在，但在该领域我国的实践还很少，只在深圳、青岛等几个地方进行了试点性质的尝试。由于馆藏档案数字化的不足，人才资源的匮乏，配套法律法规的不完善等因素，不但制约了数字档案馆的发展进程，也直接影响档案信息资源的整合与共享。因此，依托电子政务建设，建立档案信息化建设保障机构，尽量获得档案信息化建设的财政支持，并将档案资源建设纳入当地电子政务发展规划，构建一个基于计算机网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的档案资源管理系统，保证档案信息资源的共享。馆藏数字化，档案信息资源库建设是目前必须打好的基础工作之一。

三、档案信息安全保障

1、电子档案的安全：信息安全和载体安全电子档案的安全也分为载体安全与信息安全两大方面，电子档案的安全是近年档案界研究的热点问题之一。与传统的纸质档案相比，电子档案的安全是一个技术性很强的复杂问题，电子档案载体安全涉及载体的种类，硬件升级后的识别与兼容性，以及自然灾害和人为破坏等；电子档案信息安全涉及的层面有很多，有来自硬件的破坏、软件及应用程序中潜伏的病毒、操作系统中及管理系统中的操作权限及黑客攻击等。电子档案信息的安全保障是一个重要的问题，是档案信息资源整合与共享的安全卫士，目前的计算机病毒泛滥，从技术层面做好防卫工作是现实中必须解决好的又一重要问题之一。此外，计算机网络方面的信息安全立法也是安全防护的一项措施。我国目前的计算机、信息、网络信息安全法律法规有：中华人民共和国邮电部通告、中国公用计算机互联网国际联网管理办法、计算机信息网络国际联网出入口信道管理办法、中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例、公安部关于对与国际联网的计算机信息系统进行备案工作的通知、中国公众多媒体通信管理办法、中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定、计算机信息网络国际联网安全保护管理办法。