完善供电企业科技档案管理的有效策略

朱莉萍

摘 要：科技档案管理对于企业的安全生产及管理工作十分重要，通过合理的科技档案管理，能够有效的减少物化劳动，提高企业的微观经济效益，因而供电企业在实际的经营管理工作之中一定要重视科技档案的管理。

关键词：供电企业；科技档案；档案管理

一、前言

科技档案与文书档案存在很大的区别，科技档案主要产生与基建、生产、科研等部门，主要反映了企业的科技成果及科技思想，科技档案的管理工作专业技术性要求比较高，再加上近年来供电企业发展得十分的迅速，实际的工作过程中产生了大量的科技档案，科技档案管理部门必须要加强管理，提高档案的利用率。

二、档案的收集

科技档案收集供电主要包括计划编制、档案接收前整理、检查验收等工作内容。计划编制指的是根据电力企业的科研、电力生产、基建等工作的程序及步骤，开展科技文化材料收集及规划编制工作。因此，电力企业档案管理人员需要将归档计划纳入到相关管理程序之中，并将对应的档案归档的责任落实到个人；档案接收前的整理工作要求档案管理人员要能够协助电力企业的科研人员将科研工作中产生、形成的科研文件资料整理归纳分类，为组卷工作打好基础，这一过程中，要按照科研文件资料按照其自然形成规律进行，同时要结合文件内容拟定标题，保证标题简洁明了；检查验收工作中，电力企业的档案管理人员要根据科技档案的归档要求对文件的完整性、准确性等进行检查，要保证编制格式、审签手续等符合档案归档的有关要求，如果发现档案有错漏或者编制的格式等不符合要求的情况，要及时的退回，要求相应的工作人员重新进行整理。科技档案归档并不是任何时候都能够进行，有一定的时间限制，一般大多在供电企业基建项目竣工验收之后或者科研产品设计定型的时候，如果项目的周期比较长，可以将其划分为不同的阶段，按照阶段开展归档工作。具体需要备份多少份，需要根据科技档案的利用率以及重要程度进行决定，一般情况下科技档案归档一份即可，但如果档案的利用率比较高或者比较重要，需要备份多份。

三、档案的整理分类编目

科技档案整理工作主要在档案被接收之后由档案室的管理人员完成，需要档案室工作人员按照一定的分类方案对这些档案资料进行分类，要保证分类的准确性、标准型。分类完成之后，需要按照卷、册、袋、盒等形式将科技档案组成不同的保管单位，同一个保管单位内的科技档案材料要按照一定的顺序进行排列，图样材料和文字材料的排列方式存在一定的区别，文字材料需要按照材料内容的研制顺序进行排列。如果材料属于图文结合的类型，需要先排列文字材料，后排列图样材料。此外，还需要保证每个保管单位的美观性、整齐性，因此各单位的厚度要适中。将档案材料组成保管单位后，需要对其进行编目工作，编目的内容应包括各保管单位的封面、目录、备考表、页次号等要素，编目过程中要保证目录、卡、账目、物品完全一致，所有的目录、卡、账目等书写的整洁、清晰，一目了然，要方便后期的借阅、浏览工作的开展。

此外，科技档案整理分类过程中，工作人员要能够对归档的档案资料的完整性、准确性进行全面的分析，如果发现已经归档的档案出现不完整或者错误、不真实的问题要及时采取对应的措施，鉴定环节要对档案的种类、价值进行判断，确定其保管的期限。保管工作中要保证档案排列整齐、方便管理。

四、科技档案的保管工作程序

保管工作主要分为三部分工作内容，分别是排架、防护以及统计。具体来说就是架号、层次号编排，按照一定的划分类区对各类科技档案进行排放，同时根据案卷的实际存放情况编写指导目录，一般情况下，排架要按照从左到右、从上到下的顺序进行，保证排放的整齐美观，保证档案与账、卡一致，设置有明显的标志，方便后期查阅时寻找，如果是绝密档案需要设置对应的保护措施。科技档案室的防护工作十分重要，基于此，档案馆工作人员要制定完善的档案管理规章制度，做好档案库的防火、防盗、防水、防尘等工作，一旦发现档案材料出现破损的情况，要及时的修复。统计工作就是对科技档案库房的温湿度、库存量、档案材料遗失、损坏情况、修复工作量等进行统计，统计工作要严格按照实际情况进行，保证数据信息真实、准确。

五、科技档案的鉴定工作

科技档案鉴定时首先要做好准备工作，也就是说档案管理部门首先要明确需要鉴定的档案的内容及实际的数量，确定档案鉴定的方法及实施计划，准备好鉴定工作中需要使用的表格、文件等；然后组建对应的鉴定委员会，将确定的委员会成员名单上报对应的主管领导进行审核，批准之后组织这些成员学习与鉴定工作有关的文件资料，明确各成员的工作任务；其次，由相关工作人员针对科技档案的内容、数量等提出對应的鉴定意见，汇报给鉴定委员会进行评议，提出意见，填写档案价值鉴定表；审查批转工作中如果科技档案确定需要销毁，要填写对应的销毁清册，经由主管人员审批之后上报给上级管理部门进行备案。如果档案需要延长保管期限，需要重新填写档案的密级、保管期限等信息；鉴定工作完成之后，要针对这一过程中的各种情况撰写鉴定工作总结，包括鉴定委员会成员组成、鉴定的过程、结果、处理意见等内容。然后将其与其他的鉴定文件保存在一起。

六、科技文档的利用

供电企业在日常的工作过程中经常会使用到各种科技文档，企业员工在借阅咨询工作中必须要严格按照档案借阅的流程进行工作。首先需要利用档案室的检索工作查询需要使用的档案资料的档案号或者名称，然后按照档案号从柜架上将档案取出后借阅或者复制。借阅时需要详细的填写借阅卡，包括借阅的时间、借阅人的姓名、工作的单位等，然后将其放入到对应的卡片箱之中，方便档案室工作人员管理。档案归还时需要在借阅卡上填写归还的日期、注销人的姓名等，归还时档案室管理人员需要对档案资料的破损情况、缺漏情况等进行检查，如果发现问题要及时的处理。

七、结束语

供电企业在实际的经营管理工作中会产生大量的科技文件，这些文件资料在后期企业的科研、发展之中发挥着重要的作用，电力企业必须要重视科技档案的管理工作，要建立对应的档案室，安排专业的工作人员开展档案管理工作。事实上，现阶段信息技术飞速的发展，档案管理工作也在不断的进步，许多企事业单位都在积极地开展档案管理信息化建设工作，供电企业科技档案管理工作要学会与时俱进，只有这样才能够切实提升档案管理的效率，充分发挥科技档案的作用。

参考文献：

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