关于独立学院教学秘书提高工作效率的几点思考

王乐

摘要：教学秘书在独立学院教学管理中起着重要的作用，本文根据自己在教学秘书岗位的工作经验，阐述了独立学院教学秘书工作现状，并就如何提高教学秘书工作效率进行了探讨。

关键词：独立学院；教学秘书；工作效率

教学管理是独立学院教学工作的核心内容，教学秘书作为教学管理队伍中最基层的管理者，协助领导管理教学各方面的常规事务，他们对保证教学工作有序进行，提高教学质量，促进学校发展起着至关重要的作用。而教学秘书工作涉及范围广，从课表编排、调停课、安排考试、教材征订，到培养方案的修订等都属于教学秘书工作范畴。这就决定了教学秘书工作复杂多样，面向人群广泛，对教学管理工作全程参与，教学秘书工作内容和状态出现繁杂忙乱的现象。故而，提高工作效率对教学秘书而言就显得尤为重要。

一、独立学院教学秘书工作现状分析

随着独立学院办学规模的不断扩大与调整，以及教学改革的实施与推进，教学秘书的工作量及难度也越来越大，同时各方面对教学秘书的工作要求也越来越高，落后的工作方法及现有的工作思路也不能满足教学改革后的工作需要，同时也使很多教学秘书工作中的矛盾和问题凸显出来，严重影响了工作效率。

1、教学秘书队伍层次复杂，层次参差不齐，学习提高的机会较少。

目前独立学院教学秘书来源复杂，大多非教育专业人员担任，职业素质参差不齐，并且大部分没有经过专业培训和相关教学管理工作方面理论学习。部分人员缺乏一定的教学管理经验，在进行教学管理研究时也存在一定的困难。此外，高校常常有各种培训和学习的机会，大部分都是针对教学岗位的教师，教学秘书培训学习的机会却很少有，这也是教学秘书自身素质和工作能力得不到提升的原因之一，从而慢慢对工作失去激情，不利于工作效率的提高。

2、教学秘书工作的重要性与教书秘书地位偏低之间的矛盾.

独立学院教学管理工作相当复杂与琐碎，工作量大且任务重，工作服务性突出。教学管理在整个教学运转过程中相当重要，而且对教学质量也起到监督、管理的作用；同时，教学秘书在教学管理中也承担着许多教学事故的风险责任。可是，尽管如此教学秘书往往还得不到应有的肯定，在多数人眼中，教学秘书只是为教学及教师服务的人，不是教学的主体，工作性质简单而程序化，能力偏低，没有得到应有的重视和尊重。

3、独立学院师资结构加大了教学秘书管理的难度。

独立学院师资队伍由专职教师和外聘教师两部分组成，外聘教师一般都有自己的专职工作单位，只有兼任课程时才会来学校，这就加大了教学秘书管理的难度。在排课的过程中，为避免上课时间冲突，要多次和教学中心的老师沟通，将外聘教师的上课时间合理安排，确保教学秩序的稳定。同时还要解决外聘教师在授课期间存在的各种问题，并检查监督外聘教师的教学质量，并及时反馈给领导。

二、提高独立学院教学秘书工作效率的对策

1、加强学习，提高业务能力素质，增加教学秘书培训机会。

作为一名教学管理人员，必须具备良好的业务素质。这就要求教学秘书必须加强学习，与时俱进，不断更新知识，拓展知识面，将最新的理论、工具运用到教学管理工作中去，从而提高工作效率。同时教学秘书也要学会合理的安排工作，对每天的工作做到合理规划，按事情的缓急重要性排序，并对临时发生的事情做好记录，以防不及时处理或是遗忘。站在学院的角度，定期组织教学秘书参加多种形式的培训，如院系部之间的教学秘书交流研讨、外出参加教学秘书专业短期培训等，让教学秘书有更多的机会取长补短，自我提高，不断改进工作方法，提高工作效率和服务质量。

2、转变思想观念，重视教学秘书工作。

要提高独立学院教学秘书的整体素质，改善教学秘书在教学管理中存在的问题，领导者应从根本上转变观念，应充分认识到教学秘书对提高学校教学管理管理和教学质量的重要性，肯定教学秘书的工作成果。还应认识到教学秘书队伍建设是与院系发展息息相关的，只有更好地提高教学秘书的工作效率和工作质量，才能更好的提高教学水平，从而使院系的发展上升到更高的水平。

3、注重工作方法，在实践中提高工作效率。

由于独立学院教学秘书工作具有繁重、时间紧、杂乱的特点，所以不会有很多时间和机会去专门学习，而只能在工作中学习和提高。教学秘书要把工作当做提高自己的课堂，珍惜每一次实践的机会。从实践中来，到实践中去，多实践，勤积累，善总结，努力在工作中掌握规律，提高工作效率。同时，注重沟通，协调关系，也是提高工作效率的重要方面。教学秘书工作涉及面广，经常要和教学中心、学生中心、黨政部门、院领导、教师和学生打交道，要求其必须具有良好的沟通和协调能力，彼此建立良好的关系，互相配合、互相支持，才能保证工作顺畅，心情舒畅，高效工作。

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