大中型医院如何做好财务档案管理

张东辉

摘 要：医院财务档案管理的提升和优化，一是要提高对档案工作重要性的认识，加大领导支持力度；二是要提升档案管理规范化水平，加强档案管理者综合素质；三是要加强档案的信息化，注重发挥财务档案的综合利用。

关键词：医院 财务档案 规范化 综合利用 信息化

中图分类号：F233 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）10-263-02

医院财务档案是医院改革和发展的见证，是医院经营者制定发展计划做出经济决策的依据，能指导医院的实际工作和以后的长远发展。会计档案可以反映医院是否遵守财经纪律，从会计资料中发现会计业务是否存在虚假违纪等行为。现在档案管理工作日益依赖信息化，計算机的引入使其作用更加放大。根据医院发展的特点，适应新的医疗改革，为使档案更好地满足医院改革和发展以及社会需求，特别是财务档案管理需要进一步提升和优化。

一、提高对档案工作重要性认识，加大领导支持力度

医院财务档案管理的提升和优化，首先要使全院职工提高对档案工作的重要性认识。很多人认为档案管理只是整理文件归档资料、保管查阅等琐碎事务性工作，不重视档案管理。很多医院档案管理往往由行政转岗人员负责。这种做法限制了医院档案管理的现代化及进一步发展，缺乏相关专业知识经常造成医院档案管理混乱，分类不清，标示不明，查找困难，对医院的各项工作都造成滞后。医院领导开展工作离不开档案资料的支持，而档案管理工作的优先发展也离不开领导的大力支持。

由于医院以医疗服务为主，医院档案工作最重要的是病理档案，财务及其他档案没有得到重视和强化。因此，要使每一个工作人员都认识到财务档案工作在医院业务中的重要性，造就各项档案管理工作提前规划和先行发展的局面。医院中心档案室，定期组织病案、人事、财务、行政员工学习档案管理法规，开展档案工作专题讲座，通过集中的学习提升，使医院员工认识到档案工作的重要性。医院财务档案是各种档案的重中之重，原始记录医院经营活动和经济业务，对外体现医院经营业绩，是明晰财务权益的重要依据、处理经济纠纷的证据。医院各级主管机关和医院内部审计部门进行各项监督，制止违规违纪直至违法，也离不开财务档案。医院发展制定工作计划、进行经营决策，指导医院工作的正常进行和未来规划更离不开财务档案，它与每一位员工的现实和长远利益紧密联系。每一位员工都应该支持档案管理工作，监督好财务档案，推动档案信息化，最终受益于现代化的档案管理。

其次，医院领导要提高重视程度，加大支持。《档案法实施办法》第五条明确指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”医院各级领导要在医院工作总体规划详细考虑档案管理，财务档案管理的提升和优化与医院全面工作要同步协调发展。按照《档案法》、《会计法》、《保密法》等有关法律规定，设置科学的档案分级管理，明确各级责任人，使档案管理走上制度管理、现代管理、高效管理，提高档案的实际效益。

二、提升医院财务档案管理规范化水平，增强档案管理者综合素质

医院的快速发展要求财务档案工作跟上发展步伐，这就要求财务档案管理高效和规范。首先，医院整体建设规划中要预留足够的档案管理规划空间，财务档案管理规划要具有前瞻性。如新《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行，原始凭证、记账凭证的保存期限由15年变为30年等许多变化，如果规划中不留余地，必然导致规划多次变更。其次，建立中心档案室，实现档案管理从各科分散管理模式向中心档案室集中管理模式的转变，这样有利于财务档案的长期保管和合理开发利用。建立院长直接分管档案工作，形成以院长全面领导、中心档案室协调、各科室负责人负责和专职档案员经办的三级档案管理模式，做到制度落实、管理高效、方法实用。再次，根据医院工作特点，依据《档案法》、《保密法》、《会计法》等法律法规，进一步制定档案管理工作目标，科学细化法律法规，健全本单位财务档案管理规章制度，如制定《保密工作制度》、《内部公文处理工作规定》、《中心档案室管理制度》、《会计档案工作人员职责》《会计凭证装订规范》等，形成财务档案的生成、处理、整理归档、保管及利用等操作规范。最后，要按照中心档案室工作要求建立档案立卷、保存、查阅、复制及最终销毁等各环节的详细规定，归档目录实时录入计算机实行联网查阅。财务部门健全财务档案归档日常管理制度，科学整理财务资料，规范装订财务档案资料，按标准填写案卷目录，及时向中心档案室整理归档财务档案；强化档案处理的监督，认真执行规章制度，防止财务档案内容泄露，被不法分子利用篡改、传播，给医院经营管理造成损失。

由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，档案管理工作者必须政治性很强。为了保护档案的安全性、保密性，首先，档案管理工作者要管得住嘴。其次，档案管理工作琐碎、细小、单调、枯燥，要求从事这项工作要耐得住寂寞，拥有普通员工所没有的耐心和毅力，工作才能长期坚持。档案管理工作者不能因为工作琐碎、繁杂、普通而失去工作的激情。最后，档案管理要具有专业的业务素质。不仅要熟悉档案工作流程，更要注重档案信息资源开发利用。

现实工作中，由于医院对档案工作的普遍不重视和本身工作的单调、枯燥、乏味，现阶段我国医院档案管理工作者大多是行政人员转岗，缺乏专业档案知识，没有专业对口的人员。档案室成为关系户和老弱、临近退休人员的聚集地并且人员流动频繁。因此，首先要调整财务档案管理人员，积极引进档案专业的高层次人才，有计划地吸纳原则性强、耐得住寂寞的年轻员工，实现档案管理人员优化升级。其次要加强现有档案管理人员的业务培训，通过在职学习、脱产培训和外出进修等多种形式，在职人员提升综合素质，努力使自己的知识结构和业务能力适应岗位发展要求。具体地说，一是要提高认识，端正态度，热爱本职工作，经得起诱惑，耐得住寂寞。二是要开阔视野，知识更新，技能提升，适应新的工作要求，胜任发展的档案工作任务。最后要通过多种手段和方法，充分调动档案管理人员的积极性，不要使他们认为自己是闲人，在医院低人一等。最终通过档案管理工作质量的提升，发挥档案的效益。

三、加强档案的信息化，注重财务档案的综合利用

加强档案的信息化与基础设施的相关投入息息相关。具体来说，硬环境，从计算机配备、档案管理人员配置、购置必要设备，如恒温恒湿设备、防磁柜、复印刻录设备，房屋设施上安装防水、防火、防光、防盗、防虫、防鼠等各种措施；软环境，制定便利档案管理人员开展工作的各项规定，收集档案资料过程中要求各相关部门的积极配合。

信息安全是档案管理信息化的重中之重。档案管理的前提和保证是档案信息资源的真实性、系统性以及安全性。实现档案管理信息化，除了建立信息备份中心外，必须同时建立登录认证，构建信息安全防火墙，计算机实时升级安全认证、病毒防杀。计算机中心管理员加强网络监控技术，中心档案室建立和健全电子档案管理责任制。这些实际落实的制度才能保障档案信息的数据、存储和使用安全，确保档案特别是财务档案信息的安全、真实、系统、实用。

更好地为医院和社会的发展服务是优化财务档案管理的最终目的。提升财务档案的利用价值加强档案的综合效能，要依据财务工作特点和档案管理要求科学开发利用财务档案信息资源，使财务档案信息化便于数字化存储，如原始凭证电子化。这样由不便于保管和查阅的传统纸质档案转化为数字化的现代电子档案，便于分类、检索、存储和利用，建立数字化的财务档案和财务档案资源全院共享。与此同时，要充分利用医院信息资源统一管理平台，避免重复建设、相互不兼容。通过与医院人事、门诊、住院、医疗、护理、科研、教学等其他信息的标准接口，为医院各级组织提供便利和系统的信息，最大限度地发挥档案资源的综合效能，实现财务档案资源的管理决策基石功能、财务监督防范功能、医疗参考支持功能、后勤协调保障功能。

参考文献：

[1] 谢爱芹.浅谈新时期企业档案管理人员素质要求.山东档案，2006（5）

[2] 陈燕.浅谈高校档案管理人员综合素质的提高.科技创新导报，2008（3）

[3] 杜鹏.浅谈如何做好医院财务档案管理工作.现代商业，2012（5）

（作者单位：湖北医药学院附属太和医院财经处 湖北十堰 442000）

（责编：若佳）endprint