科技档案信息化管理存在的问题及对策探究

摘 要 随着科技的发展，信息技术被广泛应用于各个行业和领域，为不同行业的工作提供了诸多便利。对科技档案进行管理，可以有效地鉴别和筛选科技文件，促进科技文件系统的规范化进程，同时有利于科技档案更好地发挥其价值。将信息化技术合理地应用到科技档案管理工作中，可以有效地提高科技档案的管理效率。但是在许多企业中，科技档案的信息化管理依然存在着许多问题，阻碍着档案的有效管理，影响着企业的发展。因此，本文就科技档案信息化管理存在的问题进行有效分析，并提出相应的解决措施，从而推动企业科技档案信息化管理的进程。

关键词 科技档案信息化管理 企业发展 策略

一、引言

科技档案管理工作包括对档案资料的收集、整理、统计工作，是有效开发、利用、管理科学技术档案的专业化工作。将信息技术合理地运用到科技档案管理中，也就是根据档案的信息技术要求，通过硬盘和服务器等对档案信息内容进行保存，在档案应用时可以直接利用网络来调取科技档案信息，使科技档案信息的利用效率以及使用价值等都得到了较大的提升。科技人员可以通过信息搜索的方式快速找到自己所需的文档，大大缩短了信息查找所需的时间，提高了档案的利用效率，促进了科学技术的发展。

二、科技档案信息化管理的必要性

档案是一个需要长期保存的物件，必须对它进行适当的保护，以便在需要时可以及时翻阅，查找资料，合理运用档案中的资料分析与总结等内容，解决现实中所遇到的问题。传统的档案储存方式是建立相应的档案室，将档案资料等进行有效的储存管理。但是这种储存方式存在一定的风险，如天气潮湿可能造成纸质档案因受潮而无法被完好地保存，火灾等意外情况也容易造成档案的损坏和丢失，因此急需对科技档案进行信息化管理。科技档案的信息化管理，可以满足科技档案复杂的内容要求以及多样化的管理需求，让档案和企业生产更好地联系起来，促进科技档案的有效管理和合理应用。

三、科技档案信息化管理面临的问题

（一）科技档案归档材料不完整

在实际工作中，工作人员常常把科技档案的管理工作与文件档案的管理工作等同化，甚至一些部门仅注重文件资料的收集工作，而不重视科技档案的管理工作，对科技档案的信息资料保存较少，对档案的立卷工作等也不够规范，档案使用人员不能快速有效地找到自己所需的档案，即使找到档案也难以快速地从中获得有价值的信息，从而导致科技档案信息资源的价值大大降低，无法满足科技人员的使用需求，更无法促进企业的科技创新和经济发展。

（二）缺少专业的科技档案信息化管理人才

虽然对企业的科技档案实行信息化管理有效地提高了科技档案的应用价值，但是科技档案信息化管理工作仍然面临许多问题，如缺乏同时具备档案管理能力和信息处理技能的高素质人才。专业人才的缺失对档案的使用效率造成了很大影响，使档案不能发挥应有的作用和价值。此外，现在许多企业的科技档案管理部门的人员依然沿用传统的档案管理技术，對信息技术没有正确的认识，也没有信息化管理观念，最终导致科技档案的管理质量得不到提高，影响了科技档案信息化管理的进程。

（三）科技档案信息化管理的设备不全

许多企业不重视科技档案管理工作，对科技档案管理设施的投入经费也比较少。这些管理设备得不到及时的更新换代，管理工作自然难以进行。设备不全导致企业无法建立科技档案信息化管理系统，也就影响了科技档案管理的服务性和开放性，企业内部的资源共享难以实现。而企业不同部门之间的档案管理软件也存在很大区别，软件规格的不统一导致软件的使用缺乏一定的通用性，难以实现软件的兼容，从而统一的档案管理系统也就无法有效建立，阻碍了科技档案的信息化管理进程。[1]

（四）科技档案信息化管理制度不完善

由于科技档案与其他的档案相比，其专业性和实用性较强，因此科技档案的类别也比其他类型的文件档案多。而科技档案的广泛性也对档案的管理提出了更高的挑战。但是在实际管理中，由于管理制度不够完善，没有一个科学、有效、系统的管理方案管理档案，很容易造成科技档案的排序材料分类不清、准确性不足、入库登记不完整、材料区分不清等问题发生，因此档案信息的完整性、准确性和系统性都比较差，难以反映真实的内容和历史过程，影响了档案的使用。

四、推进科技档案信息化管理的有效措施

（一）加大科技档案信息化管理的资金投入

科技档案信息化管理包括服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术和内容。[2]所以，企业要实现科技档案的信息化管理，就需要企业内部投入大量的资金，用于购买软件、硬件以及其他服务设备；同时还要构建科技档案信息化管理的环境以及相应的基础设施，改善科技档案管理的工作环境，购置档案装具等，以保证科技档案信息化管理的顺利开展。

（二）加强科技档案信息化管理的人才培养

企业人员应该对科技档案管理工作有一个正确而全面的认识，并给予科技档案管理工作足够的重视。首先要求管理人员制定有效的企业档案信息规划，将科技档案信息化管理列入其中。企业的科技档案管理部门则应严格按照管理要求实施管理计划。科技档案管理部门的管理人员必须有极强的专业性，同时具备档案管理能力和信息技术，企业要对他们进行定期的培训和能力测试，从而提升他们的业务能力，以便科技档案管理人员能够及时了解和掌握最新的科技档案管理信息技术，促进企业科技档案的有效管理。

（三）引进现代科技档案管理设备

科技档案的信息化管理就是运用现代科技的手段将档案进行合理的管理。因此，企业必须对档案管理系统投入足够的资金，保障系统设备符合最新的科技成果，从而使系统不断地完善，促进其更好地服务于企业部门。企业需要对管理系统以及硬件、软件设施进行定期的维护，且维护工作必须由专业的软件公司的技术人员来进行。档案管理系统还应具有良好的兼容性，以保障科技档案卷宗、文件输入、查询等工作能够顺利有效地进行，进而实现科技档案的网络化服务。

（四）健全科技档案的法规体系

科技档案具有法律凭证的作用，能够作为证明科技信息产权所有者的证据，所以对科技档案进行有效的管理还涉及知识产权保护的问题。[3]这就需要有关部门和企业建立健全有关科技档案管理方面的法规体系，进而促进科技档案的法制化管理，同时促进科技档案管理部门的依法行政，合理运用档案管理相关的法律法规，依法实行监督的职能，保障科技档案的信息化管理。

五、结语

企业应认识到科技档案管理的重要性，并根据企业本身的发展需求，找到科技档案管理中的问题，通过加大对科技档案管理资金的投入、购进新型设备、引入高素质人才、制定相应的管理制度等方式推动企业的科技档案信息化管理进程。

（作者单位为绵阳市川交公路规划勘察设计有限公司）

[作者简介：严鸿（1970—），女，大专，馆员，主要从事（公路设计文件）科技档案管理工作。]

参考文献

[1] 王琴.如何加快科技档案信息化建设与管理[J].福建电脑，2006（11）：102+112.

[2] 赵国峰.浅析计算机信息化在档案管理中的应用[J].民营科技，2014（4）：133.

[3] 严月英.科技档案管理与企业信息网络的关联分析[J].福建农机，2013（3）：72-73.endprint