县区级医院档案管理信息化实践和展望

王立伏

摘 要：科学规范的管理档案是衡量国家机关和企事业单位管理水平的重要尺度。医院档案记载着医院建设发展的各种文件和数据，对研究医院经营业绩、社会效益和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的宝贵财富。只有做好档案管理工作，才能让领导、医生和管理人员及时了解医院整体状况，适时调整改革策略提供准确依据，为发展决策提供支持性证据。基于此，本文结合县区级医院档案管理存在的问题与原因对县区级医院档案管理信息化建设提出展望，以供参考。

关键词：县区级医院；档案管理；展望

档案管理信息化建设是现代医院规范化管理的重要趋势。做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实地反映医院整体发展状况。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升医院竞争力具有重要意义。

1 县级医院档案管理存在的问题与原因

1.1 县区级医院档案管理存在的问题

由于经费、人员、设备和管理体制上的原因，县区级医院等基层医院档案管理普遍存在对档案管理的重视程度不够，很多时候都没有对医院现有的资源进行充分利用和组织。例如，各科室、部门应移交医院档案室的档案归档范围不够明确，使得各部门、科室不清楚哪些档案应移交医院档案室存档。《档案管理制度》的落实和执行力度不够，缺少执行监管。由于普通文件的保存期限只有5年，导致医院早期档案资料缺失严重。此外，《档案管理制度》中规定的档案借阅审批流程繁琐，遇到一些工作比较紧急情况时，无法及时完成借阅审批。医院档案系统缺少关键字检索功能，不方便搜索和查找。一次借多类型档案时，必须在不同类别的档案库中分别发起借阅，不能合并起一个借阅等。

1.2 县区级医院存在档案管理问题的原因

县区级医院存在上述问题主要原因是领导职工对做好档案管理工作的意义认识不清。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些医院的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个医院。然而，随着医院对档案工作的重视和计算机技术的发展，档案管理信息化将有效解决目前存在的问题。

2 加强档案信息化建设的展望

为了跟上时代发展，县区级医院应该向省级市级三甲医院学习，改变观念，增加投入，切实加强医院档案信息化建设。

首先，档案管理者应从思想观念上与时俱进，更新理念，不断强化档案信息化管理意识，尽快使档案工作实行信息化管理。反之，如果仍墨守陈规，把档案管理仅仅停留在原始的收集、整理、保存等重管轻用状态，忽略如何利用开发档案信息资源，如何更好、更便捷、更完善、更安全的保存档案等问题。这样不仅很大程度的增加了档案管理者日常工作的负担、压力，同时也过多的消耗了医院的物力财力，使档案管理工作停滞不前，无法体现档案管理的重要性，何谈档案管理工作为医院的发展所起到的推动作用。在当今不断发展的信息时代，档案管理工作如果不能在信息化建设中占领一席之地，仍采用传统的收集、整理、归档、保存等，那么在形形色色檔案面前不仅困难重重而且束手无策。为使档案更具有系统性、价值性和可利用性，充分展示档案信息化管理的优势及功能性，并且强化管理，才真正有可能实现医院档案信息接收、传递、存储和提供的一体化管理，是我国目前面临的挑战和机遇。例如，采用电子化采集后，医院档案文件的保存时间就不在受到5年的限制。结合文字识别系统，医院管理人员和医生可将现有资料分类、归纳、整理和分析，提高对资料的利用率。

其次，坚持规范性原则，实现档案的保管利用等工作的标准化和有序化。就医院来说，有些虽然已经实施医疗改革，但仍对档案信息化工作重视不够，并且仍然没有意识到档案信息化管理的重要作用，对于现代化信息建设不够重视并且投入的人力及物力有限，使得档案信息化管理的效用并没有得到有效发挥。当前医院档案信息化建设中常见的问题有，资金投入不足，缺乏服务器、扫描仪和宽带接口等基础设施设备，使得档案管理员无法准确、高效地完成本职工作，进而对档案信息化管理的开展产生严重的影响；相关制度体系不完善，医院档案信息化管理体系不全很可能会导致档案管理工作缺乏规范性，因而对该项工作的实际效率也产生一定影响。

最后，提高现代化档案专业人才队伍建设。一切竞争，最终都反映在人才的竞争上。档案工作者应根据现有的档案信息资源，结合自己所学业务知识，更大限度的利用和发挥信息的作用，为医院更好的发展抓住时机创造条件。总之，作为档案管理信息化成功的根本，档案管理人员队伍建设对信息化建设的发展速度具有决定性作用。档案管理人员在信息化建设进程中必须具有良好的职业道德，踏踏实实，任劳任怨，虚心学习，大胆创新。不断创造学习，以提升自身的专业知识水平，不断借鉴优秀的经验，运用和掌握现代化技术，尤其应当重视计算机信息技术的掌握及灵活运用。

3 结语

随着医院改革的不断深入，医院档案信息化管理对体制改革的影响越来越大，只有对医院档案管理不断重视和完善才能真正的利用其作用及优势为医疗工作服务。但是由于医院档案管理工作内容复杂、繁琐，只能通过对档案管理进行不断的改进才能显著提高档案管理水平及工作效率。

参考文献

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