浅析高校办公自动化功能设计

金天昕+凌越

摘要：科学技术发展日新月异，网络化和信息技术化逐渐成为21世纪时代的主题。随着网络技术的不断发展，高校信息化建设也不断走向深入。办公自动化系统是高校信息化建设的重要内容之一，对提高工作效率具有重要意义。该文从办公自动化系统的基本内容入手，简介办公自动化系统在高校应用的关键问题，继而介绍高校办公自动化系统的具体模块，最后详述高校办公自动化系统的流程设计。

关键词： 高校；工作流；办公自动化；功能设计

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）26-0050-02

Abstract：The rapid development of science and technology， networking and information technology has become the theme of the twenty-first Century era. With the continuous development of network technology， the information construction of colleges and universities is also deepening. Office automation system is one of the important contents of information construction in Colleges and universities. This paper starts with the basic content of Office automation system， introduces the key problems of Office automation system in Colleges and universities， and then introduces the specific modules of the Office automation system in Colleges and universities， and finally describes the process design of Office automation system in Colleges and universities.

Key words：Colleges and universities； workflow； functional design

全社会信息化建设发展迅猛，高校作为人才培养和科研的重地，信息化建设的水平对其建设和发展至关重要，各大高校对此极其重视，成为信息化建设的重要阵地。办公自动化（Office Automation）系统，又名办公自动化系统，现今已成为高校信息化建设的核心部分。传统的办公自动化办公模式主要集中于发布通知公告、发送邮件、公文传阅等基础功能，欠缺办公文件的在线起草、提交、分办、传阅、审批、下发和归档的自动化流转功能，是日常工作中大量的审批工作依然采用纸质跑鞋审批，无法实现自动化和网络化，效率始终无法提高，遇到领导出差，还会造成审批文件的积压，严重影响工作效率的提高。而今，新型办公自动化系统对流程重新设计，实现了办公文件流转中真正意义上的无纸化和自动化，弥补传统办公模式的不足，极大提高教学办公的效率，提升教学管理的质量，缩减办公管理的成本。

1 高校办公自动化系统建设的主要内容和关键问题

1.1 高校办公自动化系统的基本内容

各大高校在实际办公操作中需要面对各式各样，不同门类的文件，工作繁琐且艰巨，办公自动化系统的出现扭转了各大高校办公管理的窘境。办公自动化系统是面向全校的办公自动化、网络化、协同化系统，是学校电子政务事项处理的基础系统。办公自动化系统的运作主要基于流程二字，所要实现的是各项流程活动，具体包括：信息发布、档案管理、文件处理、车辆审批……其中，尤以文件处理最为重要[1]。所谓流程，即是工作中各项事务处理的工作流的基本运作，将各项分门别类的工作部门和看似独立的工作环节紧密衔接起来，构成有序的整体，实现空间与时间的无缝对接。

1.2 高校办公自动化系统建设的关键问题

高校办公自动化系统建设中最主要环节便是电子公文的流转。纵观高校收发公文的渠道和形式可知，文件主要分为以下三种情况：校外来文，校内收文，高校发文。校外来文经过最基础的扫描和录入之后，就依次进行拟办、批办、承办和归档的程序[2]。校内来文程序较为简单，较之校外来文免去了归档的环节。收文是被动、不可控制。发文则需要深思熟虑、谨慎行事。文章发起后还需经院系校方领导审核处理，方能完成发文的一整套程序。

办公自动化系统是集中化管理，使文件处理呈现发散式模型，以院系办公室为中心，向各相关职能部门辐射。各项流程的繁简与否，参与者权限程度均取决于行文和机构，因此，工作流运转需符合組织机构设置和行文制度规定。文件的整个传达过程中，办公室都是最基本的信息传输地和集散地，所有工作流必须保证足够灵活，才能使各项工作运转有条不紊。此外，工作流流程越精细，参与者权限与职责分工越明确，越能保障工作的效率。最后，工作流的具体走向也应规划明确，严格保证公文正常有序流转。

2 高校办公自动化系统设计的基本模块简介

2.1 日程申请与工作流管理

日程模块可便于用户管理每一天的待办事项，以提高工作效率。日程可以进行新增、修改和删除等基本操作。日程不仅可以显示当日的事项，还可以通过查询日历，翻阅过去和将来的日程事项。对于详细日程，可以单击“详细”仔细观看明细。

办公自动化系统中的各项公文在流转中，如果带有附件，可以通过工作流功能模块进行查阅和流转。文件审批过程中，申请人提交相关申请文书，有工作流模块运转，将具体文件传送到审批人处，经审批人查阅审核之后，再流转回申请人处，使文件经历单循环流转。endprint

2.2 文档和信息邮件管理

文档管理模块，顾名思义，是管理用户所有新增、修改、删除的文档。在该模块中，用户可以创建新文档、实时搜索文档，并根据系统权限分配可以快速查询、定位相关文档。具体还可以浏览相关文档的详细信息。用户对文档操作的具体权限由系统管理员分配，系统管理员可以在职责范围内查看、修改、删除、新增用户权限。

用户登录系统后，便拥有查看、发送、接收、添加、修改、删除短消息的操作权限。管理邮件的功能模块，可以在用户登录便弹出邮件信息页面，以提示新邮件信息，用户可以查询、接收邮件，编辑、发送邮件并根据具体情况添加附件。

2.3 系统与用户功能管理

系统功能模块主要包括用户管理，个人日志管理等，可以根据具体情况添加、修改、删除用户信息。系统的日志管理主要是记录各个用户具体登录和在线的时间，统计统一时间内全部登录系统的人数，以便于数据统计管理。日志管理主要是查看、搜索、统计个系统用户的操作痕迹，该权限为系统管理员所专享。

机构、部门、人员管理组成用户管理的三大基本组成部分。主要是便于系统管理员对各部门人员分级管理，可添加、修改、删除各机构、部门和人员。用户管理是系统管理员独有的权限。

2.4 通讯录与考勤功能管理

通讯录包括所有用户的个人信息。用户登录办公自动化系统， 便默认打卡考勤。考勤管理可以查询、管理、统计用户的登录信息，以便于考核办公状况。根据系统权限设置不同，每一个基本用户只可以查询自身的考勤记录，部门可查询部门员工的到勤状况，机构管理员可以查询所在机构人员的出勤记录，而系统管理员可以查询所有记录，并对之做具体统计，以有效统计每一个员工的具体出勤率[3]。

3 高校办公自动化系统的流程设计

3.1 日程与工作流管理流程

当用户通过账号密码验证成功登陆系统后，用户可以单击“日程管理模块”，点击“个人日程查看”，可以查看个人的全部日程明细；点击“新建个人日程”可以在个人日程信息界面记录个人日程的相关信息，单击“提交”按钮，提交刚刚填写完成的日程，提交成功后会弹出“成功添加”的提示信息，页面跳转至个人日程列表页面，如若提交失败，系统会提示错误信息并指示修改项；单击“个人日程修改”，跳转日程修改页面，可以进行个人日程的编辑，用户可以对表单里允许修改的内容进行修改，完成后单击“提交”键，其后修改成功与否的操作类似“新建个人日程”。此外，用户可以单击“删除个人日程”删除任一不再需要的日程信息。

工作流是办公自动化系统的基础，像轴承一样链接各一个部门和环节，运用逻辑与规则对工作流程进行操作与运行。工作流的程序改变了传统办公低效率的僵局，用户只需完成相应的表单，进行传输步骤，文件就可以按照编程好的程序流向下一接收方，下级审批者可以对文件进行修改、审批、跟踪、管理、查询、打印等相应的操作处理，实现了高效的业务管理[4]。

3.2 文档和信息邮件管理流程

身份验证之后，办公用户登录自动化办公系统，选择文档管理模块的各个子菜单，每一个子菜单都对应着相应的操作链接，指向不同的功能页面。用户可以进行对文档的查看、添加、修改和删除等操作。单击“查看”，用户可以浏览到文档的具体信息；单击“添加”，页面跳转至文档草拟页面，用户可以新建自己的文档，完后之后单击“提交”，若页面提示“提交成功”，便可跳转至文档操作主頁面，若提交失败，系统自动提示失败原因和需要修改的内容，二次修改后可再次执行提交操作，如若不然，循环操作直至成功即可[5]。对于新上传的文档可以配置权限，对其版本进行管理。

进入信息和邮件管理页面，用户可以对相关信息和邮件进行查看、查询、修改、删除等基本操作。信息和邮件基本的查看、添加、查询、删除操作类似于文档操作，基本流程可考。

3.3 系统与机构管理流程

用户（系统管理员）通过身份验证，成功登陆系统后，登录页面随即跳转为系统主页。用户可以进入系统管理模块，单击下拉各子菜单，进行不同操作的链接。用户可以执行对系统不同角色的查看、添加、修改、删除等基本操作，还可以查阅所有系统用户的登录信息和操作记录。单击“系统角色”，用户可以查看系统全部角色明细；单击“增添角色”，弹出增添角色的配置信息，登记好基本信息并配置相应权限，一个新的系统用户便创建完毕，点击“提交”，提交成功则返回系统角色列表页，提交失败则需要用户修改错误信息；单击“修改角色”，所有待修改的角色信息便列表排列，用户可以根据具体需要对角色信息进行相应修改；若需删除角色，则单击“删除角色”，删除不再需要的角即可。其他日志信息，用户可以自行查询。

用户（系统管理员）在机构管理页面，可以执行查看、添加、修改、删除机构的基本操作，具体操作流程同于系统角色管理，不再赘述。

3.4 登录与考勤管理流程

用户输入账号密码，系统将查询、判定登陆者信息，如果身份合法，将成功登陆，当用户退出登录时，系统再次返回登录页，账号密码信息被清空[6]。当然，用户可以选择“记住密码”，再次登陆无需输入密码。但是，正常办公中，不建议用户执行“记住密码”操作，以免办公信息泄露 。

用户成功登陆系统后，跳转至系统主页，用户单击进入“考勤模块”管理页面。用户可以链接下列任一子菜单，跳转进行相应的考勤打卡、浏览、统计等操作，便于个人月末出勤记录考评。用户单击“签到”即为正常打卡，系统管理员可以对所有用户的出勤记录进行查询和统计。

4 结束语

IT行业的迅猛发展，使计算机和网络融入我们生活的方方面面。电子政务处理中，高校的办公自动化系统极大地缩减了传统办公的繁琐辛苦，使高校行政人员能更加方便地进行文书的管理。为了保障高校办公自动化系统运转有序，需对工作流的流程进行系统设计。本文浅析高校办公自动化系统的模块设置和管理流程，理论结合具体实践操作，为软件开发和公文办理者提供些许经验。在今后的电子政务中，希望更多的软件从事者能积极开发，优化系统性能，使高校办公自动化系统更加人性化，提供现代高校政务人员的更好的操作体验。

参考文献：

[1] 张吉辰. 高校办公自动化办公自动化系统的设计与实现[D].大连海事大学，2015.

[2] 王昂，李晓康. 高校办公自动化系统的设计与实现[J].信息通信，2015（7）：108-110.

[3] 刘银汉. 高专院校无纸化办公自动化系统设计与实现[D].华东师范大学，2009.

[4] 程巧. 高校办公自动化系统中流程设计策略及其实现[J].办公自动化，2009（4）：60-62.

[5] 徐丽娟. 谈高校办公自动化（办公自动化）系统的流程再造[J].秘书之友，2008（8）：37-39.

[6] 姚刚，祁慧勇，付金会. 高校办公自动化系统中公文统计自动化的设计实现[J].信息技术，2005（11）：160-163.

[7] 王振.办公自动化研究综述[J] ，办公自动化杂志，2010（8）：4-7.

[8] 陈岚，冯雁.基于工作流技术的办公自动化流程设计[J].计算机系统应用，2006（5）：18-21.endprint