档案信息化建设研究

于仲华

摘 要：本文简要介绍了我国现阶段档案信息化建设的现状，在肯定我国档案信息化建设已取得成绩的同时，就仍然存在的问题从资金、技术、人才、法制四个方面提出了相关的解决之策，以期对我国的档案信息化建设提供一定的借鉴。

关键词：档案信息化建设现状对策

科学技术的发展日新月异，信息化浪潮席卷全球，也深刻影响了我国社会生活的方方面面，具体到档案管理方面，档案信息化亦成为了大势所趋，深受档案界相关人士的关注。计算机信息技术的作用日益深广，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术的广泛应用使传统档案管理模式发生了重大变革，而变革之目的即在于使档案建设更加适应信息技术革命以及满足社会服务的需要。

一、我国档案信息化建设的现状

档案是人类社会活动真实的历史记录，属于国家信息资源中的重要组成部分。而档案信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。党中央提出“以信息化带动工业化”战略决策后，国家的信息化建设取得了长足的发展，全国档案信息化被列入国家档案事业“十五”、“十一五”规划之中，并渐渐步入正轨，取得了实质性的进展。然而，更为我们所关注的是目前档案信息化建设中所存在的一些问题。对这些问题进行清醒认识从而寻求解决之道，是促使我国档案信息化建设不断发展的不竭动力。

二、我国档案信息化建设取得的成绩

目前，全国已有41个省级档案部门按计划开通了档案信息网站，全国各级档案信息网站公布开放的档案目录已有3000多万条，现行文件网上查询利用工作开展较为普遍。许多市和区縣档案局（馆）以及大部分专门、部门档案馆，高档档案馆已建立了局域网和档案信息网站，计算机辅助档案管理全面推行，档案数字化工作有了较快进展，有些市、区档案馆也在建设档案目录中心。全国档案信息化档案信息资源以及人才方面的硬件、软件环境得到明显改善。

三、我国档案信息化建设存在的主要问题

1、我国档案信息化建设资金不足：档案信息化建设所需的大量计算机、路由器、扫描仪、打印、复印等硬件设备，以及档案信息网络的开通、内部局域网的组建、档案信息数据库的建设、信息安全防护的加强等等，均离不开庞大的资金投入。而现实中往往存在档案管理部门因领导重视不够，政府拨款有限而存在的经费不足问题，这是制约档案信息化建设的瓶颈。没有资金投入，许多档案信息化建设工作无法展开，或半途而废，致使我国档案信息化建设成效甚微。

2、我国档案信息化建设技术稀缺：档案信息化是源于信息技术进步的一场档案管理革命，技术虽然只扮演着工具的角色，但却是这场革命的源动力，是整个档案信息化的龙头和先导。这场“手段”上的革命，除了没有改变档案工作的社会目标外，给档案管理带来的变化是全方位的，从对象、内容、方式、方法到程序、环境，并且这种变化还随着信息技术的高速发展而不断改变。由此可见信息技术对我国档案信息化建设的重要性。在档案职业从传统文化行业向现代IT行业转型的过程中，技术缺失成为档案界面临的重要问题之一，其间接导致了资金的巨大浪费和我国档案信息化建设过程中档案信息的安全隐患。

3、我国档案信息化建设人才紧缺：人才是技术的源泉，人才资源始终是我国档案信息化建设的瓶颈。2012年国家信息化测评中心的调研报告显示我国信息化指数为38.46时，信息化人才资源指数仅为13.43，4信息化人才十分匮乏，而档案信息化人才更是紧缺，档案界面临着十分严峻的人才形势。另外档案管理的从业者中尚存在素质不高以及存量流失的问题。现阶段档案职业队伍的信息化意识和信息技能普遍偏低，无法适应档案信息化建设的需要，既熟悉档案管理业务又精通信息技术的人才是少之又少。加之许多在岗的“双料型”人才又可能由于“清水衙门”的档案局、馆的经济待遇和发展前景不符合理想而最终选择另谋高就，“事实上，恰是现代技术的掌握为他们跳出档案馆，另谋高就创造了条件”。以上种种原因即造成了我国档案信息化建设人才紧缺的尴尬局面。

四、我国档案信息化建设的对策

1、多渠道扩大资金投入：争取政府财政供给，政府的财政供给是档案工作的主要资金来源，档案部门应多与领导和政府部门进行沟通，尽量争取地方领导的重视与支持，从而解决预算经费问题。发挥自身主观能动性，争取多渠道筹资解决问题。档案部门必须拓宽思路，转变机制，提高资金的利用率。例如，档案部门可与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的免费或优惠支持（就如中国电信给予政府上网工程提供优惠服务那样），与大型跨区域IT企业联合，利用其异地市场政策和形象开拓需要，优惠获取其资金、技术和资源服务等。

2、技术方面：首先，档案界应致力于提升自身的信息技术水平，在信息化的过程中始终保持对信息化技术的高度敏感，做到及时追踪新技术趋势，研究各种信息技术应用于档案工作是否可行、是否必要，并分析其引入及应用所可能带来的消极影响和积极作用。同时，档案管理部门可通过借助外力的方式解决燃眉之急，适当引入外部技术力量解决问题。当然，这种方式是技术外包，而不是“技术外化”。档案信息化最佳建设方案必然是技术因素与业务因素整体权衡的结果，将业务设计与技术设计完全割裂开来是十分危险的。有可能导致档案部门丧失对信息化的控制权，并最终导致系统工程的失败。因此，在适度引入外部技术力量的同时，档案界更应积极组织档案信息化应用技术的研究工作，并最终依靠自身的技术力量对档案信息化建设进行主导，此即最终目标。

3、人才方面：档案信息化工作是一项技术性很强的工作，要做好这项工作，除了掌握档案学基础理论知识和档案科学管理知识外，还必须掌握计算机技术、网络技术等现代信息技术知识。实施档案信息化建设，人才队伍的建设是问题的关键。档案管理工作已由原来的手工操作为主的保管、编目、查找、利用等各个关节界限分明的管理方法，转变为网络环境下由计算机管理信息系统完成档案的自动编目、标引、鉴定等工作。档案管理部门应加强信息化人才的培养，以满足档案信息化建设的需要。

信息化是一场革命，它使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发生了巨大改变，引起了档案管理的深刻变革。档案信息化成为现代档案管理模式有别于传统档案管理模式的重要特征，也成为信息社会档案管理工作发展之必然趋势。随着档案信息化进程的不断推进，我们势必将面临越来越多的新问题，对这些问题进行清醒的认识，并理智探索其最佳解决之道，是推进我国档案信息化建设的最好方法，而随着问题的不断解决，我国档案信息化建设也将迎来更加美好的明天。

参考文献：

[1]李秀华.我国档案信息化建设的现状?问题及对策[J].大学图书情报学刊，2007.（3）.