档案管理信息化面临的问题及其对策

文/青海省医药卫生学会联合办公室 闫涛

档案管理信息化面临的问题及其对策

文/青海省医药卫生学会联合办公室 闫涛

想要做好档案管理工作，就要加速档案资源的网络化与数字化，管理人员积极应对新的挑战，才能为我国的经济建设提供最优质的服务。本文从档案管理信息化入手，对信息化要面对的问题进行了简要的分析，并提出相应的策略，为档案管理信息化工作提供进一步的理论依据。

档案管理；信息化；策略

我国正建设有中国特色的社会主义，社会建设与经济发展正稳步增长，同时推动了信息科学的进步，我国早已进入了互联网信息时代，信息化管理与信息化应用已经成为发展经济的重要载体。档案管理的信息化是一个详细又繁琐的系统工程，能够及时又快速地管理档案，并且大幅提升档案管理的工作效率及质量。在实践的日常工作中，档案管理信息化工作会受到许多外在因素的影响，档案管理人员要根据实际情况找出问题，并积极采取相应的策略应对，才能使档案管理信息化工作高效、有序地进行。

一、档案管理信息化的重要性

在传统的档案管理工作中，档案主要以纸质为主，档案管理工作滞后，查找信息不方便，管理工作量比较大。在日常的档案保管及应用过程中，难免会受到火灾、湿度大、鼠虫害等因素的影响，需要投入大量的人力与物力来保证档案的完整性。纸质档案不能全部进行备份，同时查阅资料的工作量比较大。随着科学技术的发展，计算机科学的普及，档案管理工作开始从纸质化向信息化转变。信息化的档案，能够解决档案存放的环境问题，提高档案使用的查找效率，极大压缩了档案存放空间，充分发挥档案的信息查询作用。

二、档案管理工作信息化面临的问题

(一)管理软件没有统一。把传统的纸质档案变成信息化的档案，在这个过程中，许多档案方面的管理软件得到了应用。但是，这些管理软件良莠不齐，编写程序的人员大都不是档案专业人员，编写的程序没有从档案管理的实际出发，大多不能兼容，也不能联网实现信息共享。

(二)信息化档案管理没有规范的标准。信息化的档案管理工作带有信息化管理与实际管理的双重作用，只有实现档案管理的规范标准，才能大幅提高档案资料的真实性与安全性。从当前的实际工作来看，档案管理工作普遍缺乏统一的标准，在档案管理的信息化建设上仍有显著不足。

（三）档案管理缺安全性。通常情况下，信息化档案管理系统利用用户名与用户密码双重保护来安全防范，虽然对管理人员来说，工作较为方便，但是用户名及密码如果发生泄漏，非管理人员进入系统中，会恶意篡改与毁坏原始档案资料。如果遇到病毒入侵，可能会造成不可挽回的后果及经济损失。

（四）档案管理没有完善的法律。我国目前颁布的档案管理类法律，大多是针对传统的档案管理模式，但是随着社会的进步及科技的发展，信息化的档案管理需要与时俱进的法律条文，这正是在实际管理工作中所缺乏的。

三、信息化档案管理的对策

（一）加强档案管理的信息化建设，实现信息共享。档案管理的最终目的是实现信息共享，充分利用档案信息。档案管理部门要及时引入先进的信息技术，对信息化档案管理模式进行有针对性的创新，能够及时有效地查询信息。在前期进行资料分类存储时，采用信息管理系统、AD/CAM 系统、资源管理系统以及ERP 系统等对档案管理软件进行编程，使文字档案与图片档案能够自动识别，并存储到相应的位置，实现各个软件之间的兼容。

（二）建立统一的管理标准。能够统一化、规范化档案的管理标准，对信息化档案管理有着至关重要的意义。随着科学技术的进步，档案管理水平也稳步提高，必须建立健全一套完善的档案管理工作体系，统一编制档案管理细则，并把每一件细则落在实处，从而提高管理软件的规范化。

（三）提高档案管理的安全性。我国的档案信息资源多种多样，档案资源作为社会主义经济建设中的重要组成部分，有着无可替代的作用。想要保证档案管理的安全性，就要建立健全档案管理工作的管理程序，做好相应的管理工作。从档案管理的工作每一处细节入手，严格遵循工作程序。提高网络安全防范意识，加强用户名与密码的管理，对于安全密钥也要加强管理。同时要加大网络系统的监控能力，并在信息系统中安装最新版本的杀毒软件，做到内网与外网进行隔离，同时做好数据备份工作。

（四）建立健全相关的法律法规。在当下时代，建立健全档案管理的法律法规是档案管理工作有效开展的保证，因此，有关部门要顺应时代的发展，及时建立及完善相应的法律法规，以满足档案管理工作的需要。

四、总结

信息化档案管理工作在各个部门有着不可替代的作用，在信息时代的背景下，档案管理人员要从思想上认识到档案管理工作的重要性，立足于本职工作，创新理念，加强档案的信息化管理工作。

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