论办公室文秘和档案工作的高效兼顾

文/公主岭市国有资产管理服务中心 李淑伟

论办公室文秘和档案工作的高效兼顾

文/公主岭市国有资产管理服务中心 李淑伟

文秘和档案管理有着相似的管理模式，但是在实际的工作中，两者还是有着细微的差别，两者在衔接的过程中难免会有不规范的现象出现，所以，一个工作人员在兼顾两项工作的同时是会出现一些问题。通过深入研究两者的关系，要规避一些不规范行为，高效运用档案和文秘的关系，实现办公室文秘与档案文书工作的高效配合。

文秘工作；档案工作；文档一体化

现阶段，是经济信息时代，计算机网络发展迅速，办公室也在实行自动化，充分利用计算机配合工作，大大提高了工作效率，同时也减少了一定的人力资源，这就导致许多企事业单位不单独设立档案管理的工作人员，会把这一部分的工作让办公室行政人员进行兼顾，过去传统的管理模式是将文秘工作与档案管理工作分开进行的，目前，要将两者合并一体化，势必会出现一些问题和不适应，如何把两项工作有效结合和兼顾，实现文秘和档案管理一体化，是企事业单位所面临的挑战和难题。

一、办公室文秘工作和档案文书管理的定义

(一)办公室文秘工作的定义。作为办公室的文秘，简单理解就是领导的助手，负责传达上级的指令和相关信息，还要帮助上级领导起草文书，整理文件，来协助领导完成工作和决策，对于文秘来说，跟文件打交道，起草、整理、传达文件，并且要及时处理好相关文件，完整地保管好文件，最大程度发挥公文的重要性并且有效推进，更好地为上级领导服务，文秘是一项实践工作，在单位中起着协调的作用，要有高度的政治觉悟和对于职业的道德水平，要有保密意识，对于重要的文书要高度重视并且保密。

（二）档案文书管理工作的定义。档案文书管理工作，主要是对单位内部的档案进行收集和管理，并且把资料和相关文书分类整理立卷并且妥善保管，工作的主体是文书、会计、人事的相关资料，文书档案室记录政务活动的档案，是比较常见的档案管理类型，是集中统一管理好管辖范围内的各种档案，保障档案的完整和安全，大力开发档案信息资源，进而为领导决策和单位的各项事务工作提供科学的依据。

二、文秘工作与档案管理工作有效结合的意义

（一）提高工作效率，加强办公人员的素质水平。办公室的行政文秘岗位，在单位内部起着衔接和辅助的作用，是单位内部一个重要的岗位，文书档案管理人员不仅要对文件进行归档分类处理，还要能够及时为领导提供资料，准确提供查询服务，对于企业内部的信息了然于心，工作量有所增加，这就要求办公室的文秘工作人员提高工作效率，并且还要有较高的职业素质才能够得以胜任，文秘工作室对资料的整理与归档，档案管理工作是对文秘工作成果的一个管理和应用，如果两者能够相互结合，能够增加文秘工作人员的涉猎范围，激励他们认真工作，并且不断提高专业素养和知识，在工作的环节上保证连贯性，节约衔接上浪费的时间，会在一定程度上提高工作效率。总之，文秘工作与档案工作是相互关联的，两者一体化可以提高工作的时效性，提高文秘工作的质量，为档案管理奠定有利基础。

（二）提高公文质量和档案管理的质量。现如今，在现代的管理模式下，现代的企业文秘工作和档案工作都已经网络化，运用计算机可以减少工作的时间，提高工作效率，是以机器为主，人工为辅助，充分利用计算机、打印机等一些多媒体的电子设备，办公室逐渐的自动化，节约大量的劳动力，工作上也方便不少，减少了错误的发生，文书工作和档案管理的结合提高了数字计算机的准确率，提高公文质量和档案管理的质量。

三、文秘工作和档案管理工作兼顾出现的问题

文秘工作与档案管理工作在业务上有着一定的相似之处和密切关联，但是根本上还是有区别和不同，因为两者在实际的工作中处于一个载体上，所以一般单位不设置专职档案人员，由文秘人员兼顾，又要保证质量，在这个过程中会出现以下问题。

（一）档案管理意识淡薄。在一个企业中，文秘工作人员是领导的有力助手，是企业中不和忽视的岗位，众多的公文中要整理，以至于文秘人员忽略了对于档案的处理，档案管理意识比较淡薄，没有真正以档案的高标准来规范公文处理，首先对于文件的原稿件保存不当，对于资料的归档不够规范，查找起来比较麻烦，其次对于紧急情况下传真的文件，工作人员没有谨慎处理，要重新打印一遍再存档，这样可以减小字迹的不清晰程度，最后文件的编码错误，分类不明确，编码出现重号，既影响了公文的质量，又不符合立卷对档案的要求。

（二）档案范畴把握不准。从表面上看，档案管理的对象是文书，但是档案的管理工作在实际生活中范畴广泛，内容多种多样，包括会计的年度凭证，各种影像资料，重要的单位以往的文件等等，两者的兼顾，会使档案管理人员侧重对于文书档案的归档，忽略了其他资料，作为办公室文秘人员，对于红头文件在档案的管理上与一般的普通资料并无区别，也没有做特殊的编号，这样严重影响了文件的质量，对于档案的范畴把握不准，往往会造成档案分散和片面，查阅起来比较困难。

四、文秘工作和档案管理工作有效结合的对策

（一）规范公文格式和文书归档。公文格式的规范与否，字迹是否清晰，直接影响了档案管理与文书管理的一体化结合，文秘工作人员在对文书进行起草的时候要谨慎，严格按照国家规定的格式进行调整和编写，保证文书的规模无误，细节上比如纸张的大小、字体的颜色方方面面都要注意，版记是文秘工作和档案管理工作衔接的重要标记，在发展文档一体化中起着非常重要的作用，这就要求文秘工作人员要重视，要准确无误地标记出文件的印发部门和打印时间，并且做好相关的一些记录，流转后立卷归档，文书格式规范化的实现有助于文书档案管理规范化程度的提高。

（二）加强文档一体化建设。伴随信息化建设进程的持续推进，文档一体化建设工作逐渐被提上日程，越来越多的企业开始加大文档一体化的建设力度，积极引进各种自动化的电子办公设备，文档一体化的建设能够为企业文秘工作与档案管理工作的快速有效融合提供便利的条件，营造良好的环境，企业应该加强对计算机的应用，建立档案管理信息管理系统，将文秘归档的各类文件都储存到平台里，这样可以方便各部门查询档案信息，实现文档的一体化运作。

五、结束语

文秘工作和档案管理工作在企业里占有至关重要的地位，对于企业的长期发展有着一定的促进作用，与日常的工作管理内容密切相关，归档是文秘工作的重要步骤，对于文秘工作进行一定的归纳汇总，为后续的档案管理工作也是一个基础，总之企业将文档一体化，合二为一，就要对于二者同时兼顾，并且有效地结合和运用，找到两者的关联点，避免出现问题，并且采取一些措施，提升文秘工作和档案管理工作的融合发展。

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[3]亓春波.机关单位文书档案管理现代化存在的问题及对策[J].中共银川市委党校学报,2016(02).

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