浅谈医院图书馆如何做好电子档案管理工作

文/滨州医学院烟台附属医院 葛玉梅 韩尚男

浅谈医院图书馆如何做好电子档案管理工作

文/滨州医学院烟台附属医院 葛玉梅 韩尚男

医院档案管理涉及医院日常工作和未来发展的方方面面，是一项十分重要的工作。在档案管理电子化、数字化发展的大趋势下，针对现阶段我国医院档案管理存在的问题，如何提升医院图书馆电子档案管理具有重大而现实的意义。

医院图书馆；电子档案；档案管理

医院电子档案中包含了医院工作中的很多重要内容，是对医院整体内容的存储，通过这些档案数据既可以看到医院的发展，也能够分析出相关医学技术的变革，而且通过深度加工这些数据资料，还能够为领导层提供一些决策支持信息。因此，医院电子档案管理是十分重要的工作。然而，现如今的医院档案管理中还存在许多问题，需要进一步提升医院电子档案管理水平。

一、医院图书馆电子档案管理的意义

一般的医院档案管理包括：医院从成立到现如今的发展历史记录、基础建设信息存档、医院内部人士信息等。可以监控和分析出医院的发展历史，医院的工作效率改变等，而且非常方便相关人员查看档案资料信息。比如设备档案信息，相关人员可以非常快速了解设备的型号、性能等，及时对一些老旧或者损坏的设备给予更新换代，保障整个医院能够快速、高效地运转。因此，对医院建立全方位的档案管理是非常重要的。与此同时，电子档案管理能够提升档案管理的效率和水平。在传统档案的管理过程中，工作人员主要依靠手工操作整理资料，不仅在收集与整理方面需要花费大量的时间，难以保证文书档案信息的准确性，同时不能利用先进的计算机技术进行资料的整理和分析。通过信息技术和网络技术，实现医院档案的整理录入工作，通过方便快捷的检索功能，达到文书档案检索效率的提升。

二、医院图书馆电子档案管理存在的问题

（一）缺乏电子档案管理意识。虽然信息化时代已经发展了很长一段时间，但是在医院中，电子档案和档案数字化水平整体仍然不高，导致这一问题的主要原因是一些工作人员在日常的工作中并不注意相关资料的收集，提升数字化管理水平，因此很多信息无法及时、准确地记录在案，严重损害了档案的正确性和价值，同时不能及时进行电子化整理，导致工作积压。这也会使得后期对医院整个内部状况无法做出及时的评估和调整，不利于管理决策层根据医院的实际情况进行正确的判断。

（二）电子档案管理制度不健全。许多医院在实际工作中不注重电子档案管理制度的合理性，更不用说有效的监督管理机制来约束和健全电子档案管理制度。在相关档案的格式、内容等方面缺乏统一的要求，整体工作状态比较随意。甚至在有些地方，对档案资料依然采用传统的手工记录的方式。这种方式不仅非常不利于快速查找，而且浪费资源，如不能及时快速地进行档案电子化、数字化，将严重制约医院图书馆电子档案管理效率。另外，针对档案的收集工作缺乏科学的过程，档案管理水平亟待提高。

（三）专业电子档案管理人员不足。目前，除了一些非常大型的医院之外，很多医院没有专门的档案管理人员，一般由医院科室内部的员工兼任。但所谓“术有专攻”，因此这些科室的工作人员本身并不具备专业的档案管理知识，尤其是在电子档案推行的趋势下，不能及时采纳先进的技术。所以实际建立、获取的档案资料十分不规范，非常不利于后期资料的查找，而且也不具备相应的参考价值，失去了档案本身所具有的独特意义。

三、提升医院图书馆电子档案管理水平

（一）制定相应的电子档案管理制度。要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设是重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

（二）加大档案管理的投入。电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方而的投入，配置各方而性能好的计算机、软件、刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

（三）强化医院图书馆电子档案队伍管理，提升相关管理人员素质水平。医院图书馆电子档案管理建设是一个复杂庞大的工程，对于档案管理人员来说是重大严峻的考验。作为医院图书馆电子档案管理人员，直接接触到医院各类档案资源及内部成员的重要资料，必须具备正直诚信的思想品格，树立牢固的档案管理意识，拥有扎实的岗位专业技术以及计算机技术。这就要求医院图书馆电子档案管理人员积极参加专业技能培训，提升自身技术水平，加强同行业的专业技术交流，不断充实自己，学习新的信息化管理技术，有效提升档案管理水平。

四、结语

医院档案记录着医院发展的历史、日常工作、人员资料、设备资料的未来规划等多方面内容，对于一所医院的建设具有直接影响。针对于我国医院图书馆电子档案管理存在的认识、人员、制度等方面的问题，本文提出了三项建议供借鉴。

[1]范菊珍.浅谈全面实现无纸化办公后如何做好电子档案的管理[J].办公室业务,2016(07):130+165.

[2]杨励颖,杜日红.浅谈做好电子档案管理工作的必要性[J].黑龙江档案,2013(05):78.

[3]闫卫文.浅谈如何做好电子档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报(社会科学版),2013(02):197-198.