新形势下国有企业电子光盘管理的相关问题

文/中建三局三公司 袁红

新形势下国有企业电子光盘管理的相关问题

文/中建三局三公司 袁红

随着信息化时代的到来，企业的诸多方面都受到大数据的影响，特别是在档案管理这一方面，国有企业也开始使用电子光盘来进行数据信息的保存与检索利用，以确保企业工作的高效性与与时俱进。但是由于目前国有企业运用电子光盘管理尚不成熟，所以存在诸多的问题。本文对国有企业电子光盘管理的相关问题进行研究，并提出解决策略以实现国有企业档案管理电子化，为其信息系统的发展提供有效的借鉴。

新形势；国有企业；电子光盘；档案管理

一、国有企业电子光盘管理的现状

档案是企业各种信息的综合，包括人力信息、会计信息等各种文件资料的综合。以前依靠传统的纸质办法管理档案，存在着诸多的漏洞，包括文件存放与查找困难。现今电子信息化时代使得诸多企业采用电子光盘进行档案管理。而这些工作的进行往往涉及公司生产、技术、经营的全过程与核心内容，为确保信息化工作连续性，必须对其归档、保管和使用实行全过程管理。

目前国有企业基本上实现了档案管理的信息化。电子光盘是信息社会的产物，是企业进行档案管理未来发展的方向，也是企业管理体制改革的突破口。对于国有企业来说，运用现代技术进行档案管理的起步较晚，但是随着一段时间的发展，各类系统也在不断更新升级。电子光盘管理是管理企业档案的有效支撑，它有助于实现数据与企业的融合，最终实现单位价值创造的目标。随着新技术和信息技术公司的影响，信息化会促进档案管理人员的解放，使他们有更多的精力和时间为企业服务，这也将扩大管理的空间。

二、国有企业电子光盘管理存在的问题

（一）对光盘软功能认识不足。在目前的大数据时代背景下，很多档案业务忽视对电子光盘软功能的认识，导致在企业的档案管理工作中存在效率低下、管理混乱等问题。同时还存在一些国有企业即使在使用电子光盘的时候也会存在一些误区。包括将电子光盘完全等同于档案的数字化，没有把电子光盘同企业的档案管理进行连接，导致电子光盘系统与国有企业的整体管理之间存在着衔接不当，对于光盘的软功能认识不足，缺乏系统性的整合。

（二）电子光盘管理不规范。相比传统的档案管理方式来说，现今的电子光盘有着信息储存多元化、多样化的优点，但同时也存在着管理不规范的问题。例如，很多电子光盘应用软件在研制过程中没有严格遵循标准，大部分具有单一的功能、较低的标准化水平和不完整的数据，从而导致部分档案缺少主题标引，达不到资源共享。除此之外，在信息安全管理方面管理的不规范也导致出现的漏洞较多，勒索病毒以及其他黑客技术的侵入，给企业电子光盘管理和数据安全维护带来前所未有的挑战。

（三）电子光盘管理人员素质参差不齐。电子光盘管理的特点决定了相应配备的人员需要具备一定的高素质和技能。为了能够稳定高效地完成档案管理工作，需要严格要求档案管理人员。在档案管理工作中，有些员工玩忽职守，没有在岗位上认真地履职，导致很多问题出现在档案管理工作中，这就需要不断提高档案管理人员的专业素质和道德素质，从而进一步推动档案管理工作的可持续发展。

三、推动国有企业电子光盘管理的策略

（一）树立企业档案管理电子化意识，实现管理标准化。在现今大数据时代，国有企业建立数字化档案进行管理是必然趋势。运用电子光盘进行数字化管理时需要树立现代化意识。对于国有企业来说，需要紧跟时代发展潮流，积极学习现代化科学技术，并将其结合国有企业的档案管理，完善电子光盘系统，使档案管理工作的边缘化格局彻底打破，进而使档案管理工作在社会上的地位得到进一步提高。与此同时，电子光盘管理需要有一个标准化制度，以实现档案现代化管理。首先档案管理部门需要与其他的部门之间通力合作，将档案信息及时在企业内部进行传送，实现电子光盘对国有企业信息的全方位掌控，并落实统一的标准化规范。其次在信息安全管理方面，要遏制网络威胁发展的势头，信息安全的发展必须从传统框架下不协调的静态点产品，演进到以为基础、能应对动态威胁环境挑战的高级安全系统。

（二）培养复合型档案管理人才。加快信息技术在档案管理中的运用，一方面，档案管理人员要做到不断更新自己的知识，了解档案管理知识和信息技术发展的新趋势。另一方面，也要注意扩大自己的专业视野，提高实践的标准，使知识结构趋于合理化，提高个人的整体素质。电子光盘的建立不仅提高了信息处理的效率，同时也减少了大量的工作量，同时也能及时得到更全面的业务数据，为档案管理的发展创造条件。企业应定期开办人员培训班，学习相关法规制度，更新知识结构，使企业档案管理人员适应企业工作发展的要求。其次，在后续教育中，为了提高工作人员对电子光盘管理的认识，运用管理知识加强人员素质。此外，最重要的是通过信息技术提高企业的管理效率。

四、结语

综上所述，企业档案管理是一项繁琐的系统工程，它具有艰巨性和长期性的特点，在信息化的大趋势下，需要国有企业正确对待电子光盘这一制度，进行标准化和现代化管理，从而为企业决策和进一步发展提供依据和借鉴。

[1]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化,2014(6).

[2]何惠云.新形势下我国国企档案管理途径探讨[J].经贸实践,2015(1).