事业单位档案管理中现代化方式的利用浅谈

文/盐城市市区防洪工程管理处 陈玥彤

事业单位档案管理中现代化方式的利用浅谈

文/盐城市市区防洪工程管理处 陈玥彤

在事业单位的运行及发展过程中，档案管理工作是一项非常重要的内容，档案管理效率影响总体运行的效率，然而现代化方式的充分利用，加速档案管理自动化水平的发展，使它能够有效地应用。探究现代化方式在事业单位档案管理中的应用，能更加有效地促进事业单位档案管理的近一步发展，分析具体方式，对其中存在的问题进行改进。

事业单位；档案管理；现代化；利用

一、事业单位档案管理利用现代化方式的重要性

（一）档案管理利用现代化方式的意义。在事业单位进行档案管理时，传统方式下的档案管理需求的管理人员数量较大，而且工作量大，事业单位档案一般比较繁杂，工作任务重，在此种模式下工作效率低，非常不利于事业单位档案管理工作有序进行。另外，在传统的管理模式过程中，档案的建立、查询和检索程序较为繁琐，不能取得理想的档案管理要求和目标。事业单位传统的档案管理一般都是纸质的，在保管过程当中，纸质档案更加需要足够的保管空间，在进行档案信息查询时，费时又费力。因此现代化的档案管理方式，可以提高工作的效率，降低档案管理人员的负担，提高了工作质量。现代化事业单位的档案管理工作采用无纸化技术，便于档案的管理与查询，同时节省的较大的档案管理空间，便捷了档案资料的使用。所以，在事业单位档案管理工作中采用现代化管理方式，大大提升了管理工作效率。

（二）档案管理运用现代化管理方式的重要性。我国部分事业单位的档案管理至今仍采用传统的管理方式，随着科技的逐步发展，新鲜事物逐渐增多，档案管理的形式也随之多样化。但是很多事业单位必要的管理部分并未提高，缺乏硬件设施，缺少精通的人才，不能利用计算机网络技术实现档案管理。然而使用现代化的档案管理方式，有利于提高工作质量，有利于提高工作的精准度，使得工作管理变得井井有条，除此之外，利于现代化技术，可以便捷地对档案进行复制粘贴，及时送到相关部门，节约了时间。所以，档案管理运用现代化管理方式使非常重要的。

二、事业单位档案管理采用现代化方式的途径

（一）计算机对于档案检索和目录的管理。档案管理中的目录是比较重要的内容，随着计算机技术的的普及，档案目录也从最初的手写渐变为微机打印。采用档案管理中的相应软件对有关资料进行分类，录入计算机后，计算机程序将自动对它们进行分类处理与汇总。当需要使用某个档案时，可以随时调用，只需要输入相关信息即可，与之对应的管理系统则会显示档案具体位置，点击就可看到自己需要的内容。如果想要极大缩短搜索时间，实现理想的准确率又能保证信息全面时，事业单位档案管理人员必须根据相应原则建立不同专题对应的不同目录。事业单位档案管理工作合理运用现代化管理方式，有利于在检索的时候同时做好分类保管工作，两项工作同时进行，极大满足了事业单位档案管理工作中人才的需求，促使事业单位档案管理目标的实现。

（二）计算机在库房管理中的使用。在计算机技术不断发展的情况下，事业单位档案管理人员可以创造一套适应现代化管理的档案管理系统，利用计算机可以进行随时监控，可以控制空调设备，使得房屋湿度、温度控制在合理的范围之中，使用这些现代化的技术，可以对档案库实现智能管理。此外，可以建立比较完善的监控设备系统，加强档案管理，提高档案管理的安全性，还可以对库房中的环境进行监督，一旦发现可疑问题，及时发出报警，提醒管理人员做出相应的补救措施。在事业单位档案管理中运用现代化技术，有利于档案管理工作更加智能化、规范化。

（三）计算机技术推进纸质文档的转变。在如今事业单位档案管理工作中，电子档案成为档案管理的主流，用电子文件的形式进行保存，有利于档案的查阅和调取。利用先进的现代化多媒体技术，使得纸质文档逐渐转变为电子文档。首先，建立相关的数据库，使得数据库自身结构能够标准和规范。其次，多媒体技术能够将图片和声音以及文字等集体化管理，利用光盘将纸质的档案转变为电子档案，光盘的容量较大，读写速度较快，因此将有价值的纸质档案转变为电子档案后，可以保存到光盘中，为计算机的查询和识别工作提供了便利。

（四）档案管理相应网络的建立。现如今，计算机网络发展迅速，因此计算机技术在各个领域的使用将会促进很多传统技术的改革，档案管理也会随之受到影响。档案管理必须突破传统模式，适应现代化管理模式，才能更加充分地满足人们的需求。事业单位应该建立健全的局域网和档案管理相关的网络，使得资源以及计算机软件能够共享，为档案室和相关科室搭建一条信息桥梁，利于档案管理实现现代化及信息化。建立档案管理网络之后，可以使用计算机进行人工模拟，充分发挥网络技术的优势，使得事业单位档案管理工作提高准确性，更具说服力。

（五）档案管理的辅助工作。档案管理工作主要包括档案的收集、整理、保管、使用等方面。在整个档案管理工作中，不仅管理实务繁重，还会产生较多的档案信息，因此，使用现代化计算机辅助管理，有利于为工作人员提供便利，可以提高档案辅助性工作的质量及效率。此外，采用档案管理相关软件可以对借阅及归还信息实施统计分类，使工作者能够随时了解档案存储的实时信息。

三、事业单位档案管理采用现代化管理存在的问题及改进

（一）事业单位档案管理采用现代化存在的问题。将现代化管理技术运用于事业单位档案管理工作中，有利于节约工作时间，提高工作效率，然而也存在较多的问题：第一，文档的分离问题。在文档工作通过文档口时，可以先将之前文件的两个阶段也视为文件，然后将后面两个阶段视为档案，由于没有统一的管理标准，以及这些文档的各个阶段彼此之间独立，造成文档的分离。第二，存在网络安全问题。因为网络技术日益更新，在对档案信息实施管理时，其安全性越来越受到人们的关注。然而大多数档案管理者并不精通计算机技术，若只对电子文档进行简单设计，并没有考虑其物理归档，网络系统一旦遭到侵犯或损坏，电子文档就会随之丢失。第三，计算机设备的利用率较低，全方面人才缺乏。档案管理者运用计算机时，功能比较单一，造成大多数人只会使用文件打字或档案著录，其它方面一无所知，造成人才浪费的现象。

（二）问题的改进。对于事业单位档案管理采用现代化管理遇到的问题做出总结后，提出改进建议。一方面，可以在事业单位内部对文档实行一体化，有效消除重复环节，使得文件与档案统一，另外采用相应的软件，使档案工作能够在文件最初形成时介入，来有效解决文档分离问题。另一方面，可以采用目前比较特殊的网络化特征，加强研究力度，对档案信息实施严格保密，对网络安全定时测评，此外，可以开发一些安全管理软件，对档案管理工作实施保护，来解决网络安全问题。最主要的是，可以定期对档案管理工作者进行计算机培训，多招纳一些复合型人才，能够有效提高工作效率，更好地使现代化技术运用于事业单位档案管理工作中。

四、结语

总而言之，以上简单介绍了事业单位档案管理采用现代化管理方式的重要性以及遇到的问题，通过分析问题，提出改进建议。在实际工作中还需要综合运用传统技术与现代化技术，对遇到的问题要及时分析，制定相应对策，采取措施加以解决。如果想要有效地实现现代化管理方式，就要坚持科学的指导理论。适当引进先进设备以及先进技术，改进档案管理系统，使档案管理逐步适应现代化发展的步伐，从而促进事业单位管理文化的发展。当前事业单位应该准确合理地利用现代化管理方式，找到其档案管理的切入点，灵活地转变管理理念，积极地优化管理策略，推动事业单位档案管理现代化发展。

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