做好煤炭施工企业工程档案管理的思考

文/陕西煤业化工建设（集团）有限公司韩城分公司 王怀民

做好煤炭施工企业工程档案管理的思考

文/陕西煤业化工建设（集团）有限公司韩城分公司 王怀民

工程档案是施工企业档案管理的重中之重，工程档案具有技术的综合性、形成领域的广泛性、内容的专业性特点，掌握工程档案管理的相关知识，对于档案人员完整规范地收集归档文件，将起到事半功倍的效果。

档案管理；工程档案；收集与整理；规范

作为一个沿革40多年产值累计百亿元的煤炭施工企业，档案的历史从上世纪70年代保存至今，伴随着企业总部的搬迁，档案室经历了3次搬家，档案人员也新老交替换了几茬，曾经的市级、省级档案室的奖牌已经成为历史沿革荣誉档案的一部分。如何面对新形势、新任务，面对未来大集团数据库的建立，迎接数字档案时代的来临，如何做好施工企业档案管理，尤其是工程档案管理，做到更加专业细致、更加规范有序，笔者就煤炭基层施工企业工程档案管理存在的问题进行了分析，经过专家的讲学授课，自身的学习理解，结合施工企业实际，就做好煤炭施工企业工程档案管理进行思考。

一、工程档案管理的重要性

企业档案的潜在价值是企业固本强基谋发展不可或缺的基石，企业档案作为一项无形资产在企业管理中彰显了其重要的地位和作用。工程档案更是施工企业档案管理的重中之重。工程档案的定义，就是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，它包括在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件，简称工程文件，也就是说，工程项目从策划立项直至竣工并投入使用的全过程中直接形成的大量工程文件，包括文字、图纸、图像、声像、模型、实物等各种形式的记录。作为施工企业，档案的本质是具有凭证价值的原始记录，档案在企业发展中提供最原始的信息源，同时也是可供学习的知识源。因此，企业工程档案无论与本企业还是与社会，具有以下几个重要性：一是工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持。二是工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现。三是工程竣工档案乃检验和衡量施工单位资质等级和信誉的依据，是验证企业施工能力的有效证明。四是能够促进工程科学技术的研究发展。五是工程竣工档案与整个城市建设档案有密不可分的关系，它是城市建设档案资料的基础，是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径。举例说明，在2016年底，城市进行供热系统改造，时间紧、任务重，热力公司到我公司求助，虽然20多年前施工的住宅小区，施工图纸和资料我们公司档案室相对齐全，真是“存档千日，用档一时”，工程档案的利用为热力改造发挥了显著作用，为老旧小区“三供一业”改造移交，为施工效率提高和节约资金作出了贡献。 作为煤炭基层施工企业的档案管理部门，面对领导的肯定，同行的认可，必须继续发扬“不用扬鞭自奋蹄”的精神，更加系统、规范地做好工程档案管理。

二、工程档案的范围和特点

（一）工程档案的范围。1.工程准备阶段。工程管理—立项文件—征地拆迁—勘察测绘—招投标—开工审批—设备采购—财务预算。2.监理文件。施工管理—施工安全控制—施工质量控制—施工进度控制—造价控制—合同管理—竣工验收资料。3.施工文件。施工管理—施工技术—施工测量—施工物资—施工实验—施工记录—质量验收。4.竣工验收文件。竣工验收—国家专项验收—财务决算—声像档案。5.竣工图。设计变更汇总—竣工图。

（二）工程档案的特点。1.技术的综合性。技术的综合性是工程档案突出的特点，建设项目自身的建设技术也是综合性的，工程建设中涉及的专业多。2.形成领域的广泛性。专业的广泛性，建设单位的广泛性，形成文件部门的广泛性。3.内容的专业性。工程要涉及多种专业，如土建、给排水、电气、通风与空调、供电系统、通信系统、信号系统等。

三、当前工程档案管理存在的问题

（一）项目施工文件不完整。项目施工文件是指项目施工过程中形成的反映项目矿建、土建、安装情况的文件。主要有施工单位资质、管理人员资质，特殊工种上岗证，开工报告，施工组织设计、技术交底、图纸会审，原材料及构建出厂证明质量鉴定文件，项目部公章启用文件，设计变更通知，施工记录，施工日志，分部、分项质量检验评定，单位工程竣工验收等文件。

容易出问题的19个环节：1.部分资料是复印件，不是追溯性原件（不能使用复制品代替）。2.文件签名是电脑打印的名字，不是手写。3.会议纪要的规范性不足（参会人员的签到表）。4.资料不得随意涂改，当确实需要修改的时候应用划改，强调施工记录的完整性（按部位及工序检查）。5.施工日志的完整性（每天一志，内容完整）。6.分部分项的完整性（报验表）。7.资料签字、盖章的规范性（施工资料的结论性签字及单位工程竣工文件盖章）。8.招投标文件的规范性（资质文件的完整性、规范性、打分表的准确性、合同的规范性）。9.特种设备安装：告知书、质量监督检验报告的收集归档。10.设计及项目服务机构出具的文件的完整性（资质、附图、附表、附件）。11.单位工程验收及综合验收文件的收集（建设单位、监理、施工单位、设计单位、意见）。12.施工图及设计单位告知已作废的施工图。13.注意新的规程规范。例如：核准方面的新规定；特种设备安装质量管理；监理；工程资料编制标准等规程、规范。14.档案管理方面的新标准，新要求。15.注意修订项目档案收集范围。16.单位工程定位测量的依据（基准点）。17.文书档案与项目档案的区别（红头文件）。18.项目文件与生产技术文件的划分。19.消防施工图纸审批及设计变更资料收集。

（二）工程资料归档档案意识不强。由于施工企业按项目施工，工程项目多分散，一般只设立临时基地，为了便于使用和追溯，要考虑后期维护和及时回收质量保证金，项目部有申请暂时各自保管的情况；工程资料缺失严重，收集过程旷日持久，即使匆匆归口交至生产技术部门或档案管理部门，势必影响今后使用。

（三）对于工程档案收集过程控制不足。做好此项工作远非档案人员或是职能部门几个人就能完成，而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视、共同努力。而实际工作中，工程档案管理人员因人员业务问题，或是其他原因，没有摸清项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作统筹策划不够。有的项目对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理资料，这对于完善资料，整理档案带来很大难度；还有一种情况，即文件分家，生产技术部管理技术档案，企业管理部管理合同原件，招投标资料在工程开发部，如果不及时整理，肯定拖延了资料时间。造成以上的情况原因，一方面是干部职工档案意识不强，企业档案宣贯力度不够，专业的人才相对缺乏；另一方面是档案管理人员对于工程档案经历不足，没有足够理解工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案需归档、并掌握具体的归档范围，无法统筹安排等等，这些需要工程技术部门、项目部共同协作完成。

四、解决工程档案管理存在问题的几点建议

（一）以法立档，制度立档。1988年国家档案局、原国家计委发布《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，对基本建设项目文件材料归档范围和保管期限进行了规定。2002年国家档案局颁布了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（中华人民共和国行业标准D A/T 28—2002），再次修改和明确了建设项目档案归档范围和保管期限。2006年国家档案局、国家发改委印发了《重大建设项目档案验收办法》，明确规定：“项目档案是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。这一系列的规则出台，使项目档案工作更加规范化、制度化，进一步明确了档案工作在项目建设中的职责和地位，也使项目档案工作有章可循，有法可依。

（二）建立档案人员网络系统。建立健全各项管理制度及编制档案收集范围、分类方案等业务指导文件；使资料收集工作规范化、制度化。根据企业内部分工，结合实际要素，将档案的积累、形成、收集列入各部门的职责范围，并有控制及考核措施，制定《企业项目档案收集目录表》并认真执行。工程技术部、档案等部门到项目部做好档案交底，明确各部门的归档范围，暂时保管期间档案的安全防范教育和检查工作；开工前依据设计文件及各单位工程划分规定，组织设计、监理等单位进行单位工程划分，确定单位工程名称，并报行业建设工程质量监督站备案。同时，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。

（三）工程档案的收集纳入经营管理。即纳入合同管理，依规开展档案工作，纳入结算程序，档案不合格，财务不结算；纳入工程进度管理，能够保证档案管理及时形成，按时收集；纳入工程技术管理，有效保证文件质量；纳入工程质量管理体系，监督档案制度的执行、落实情况。

（四）加强档案人员的培训，不断提高业务水平。档案相关人员要通过培训、交流等形式提高自己的业务水平 ，一方面要学习档案管理方面的前沿、先进知识，不断吸收、补充档案学新理论、新方法、新概念的机会，为档案的数字化、现代化管理创造条件。另一方面，也要学习建设项目档案专业知识，掌握项目验收的基本流程，熟悉项目文件的收集办法等，对工程档案管理做到有的放矢。另外，企业专职档案人员还要做好对企业各部门以及各施工单位的指导培训工作，如果条件具备，在各部门、各单位设置一名兼职档案员，更加有利于档案管理与交接的初始工作，更加有利于档案的保护工作。还要经常向领导汇报档案工作情况，恳谈档案工作对单位长远发展的影响，启发领导重视档案工作。