新形式下医院基建档案管理工作浅析

钱宇清 / 长江航运总医院

新形式下医院基建档案管理工作浅析

钱宇清 / 长江航运总医院

医院基建档案是医院重要的档案资源，是医院基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。本文从医院基建档案的重要性入手，指出了医院基建档案管理存在的问题，分析了医院基建档案的内容、作用及其特点，阐述了如何加强档案管理工作的几点建议。

医院；基建档案；管理

医院基建档案管理工作是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。随着公共卫生事业的迅速发展，我院的整体规模不断扩大，建设步伐不断加快。基建档案管理对于医院建设发展起着重要作用。但当前的医院基建档案管理中存在着较多的问题，很大程度上制约了医院管理水平的提升。

一、医院基建档案管理存在的问题

从基建档案管理现状来看，现有基建档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，存在一些不容忽视的问题：基建工程档案不受重视，领导档案意识不强，是导致档案资料收集难、管理不到位的主要原因。其次，由于经济利益或工期等原因，人们往往只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了档案工作滞后；管理人员档案知识缺乏和档案管理意识不强；基建档案管理相关规章制度不健全，没有的规范标准的管理方法和操作流程；档案移交工作被动、权责不明、档案资料残缺不齐等原因都在一定程度上影响着基建档案管理工作，因此，必须加强医院建设工程档案的管理，建立完善的档案管理制度体系。

二、基建档案管理在医院发展中的作用

1.对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，承载了医院建设发展的大量信息。这些资料既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它真实地记载了院内各类建筑、设备、设施等规划、建设、维护过程中的详细资料。它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。

2.为医院规划、建设、管理工作提供依据。

任何基本建设项目缺少工程档案，就缺少了日常维护和以后改造的依据， 医院基建工程档案资料是医院档案的重要组成部分，完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如我院拟将影像楼三楼会议室改造为放射治疗中心，经过直接查阅原始图纸资料，当时由于资金地理环境的因素影响，房屋建设为砖混结构，该楼的基础设计承载2000吨的荷载，而放疗设备直线加速器的本身的重量已超过了该楼的基础荷载，所以该项目很快就否定了，节约的大量的人力物力。

3.基建档案是一种特殊的、不可再生的信息资源，是医院的财富。

档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备可以重复利用或参考特性。如我院将住院楼十楼改建为ICU病房，经过查阅原始图纸资料及病房大楼改造图纸，很快就将此次ICU病房的设计图纸绘制完成，进行施工，提高了项目改造效率。

三、建立完善的医院档案管理制度

1.基建档案是记录和反映建设项目规划、审批、招投标、施工、验收等多方面的重要史料和历史凭证，是医院档案的重要组成部分，建立建全档案管理制度是做好基建档案管理的基础。由于工程建设涉及规划、勘察、招标、设计、施工、监理等单位及诸多的各级主管审批部门，各主管部门对建设项目的管理要求及施工单位项目管理的方式方法各不相同。为了加强对工程建设各个阶段档案资料的有序管理，保证档案内容的准确、齐全和规范，必须按照基建工程档案的规范化、标准化进行收集整理。明确各单位在工程档案形成中应负担的责任，明确项目管理人员及档案管理人员在档案管理中的职责。按照统一领导，分级管理的原则、按照规范化、标准化、制度化来严格要求基建档案管理工作，确保档案案卷的质量。

2.实行档案“三同步”管理方法。“三同步”是指工程立项与档案收集同步，工程建设过程与档案形成同步，工程竣工验收与档案验收同步。其目的就是为了保证工程档案的真实性、完整性、准确性和系统性。基建工程档案具有成套性，因而在对基建工程档案的整理工作中，要注重文件资料的内在联系和内容的连贯性及系统性。工程立项时就要有人分管档案工作，建设过程中，档案人员要积极主动参与工程建设，熟悉工程建设流程，了解工程建设动态，及时掌握工程建设信息。跟踪进行工程档案资料收集整理。签订工程合同、协议时明确施工部门应递交的档案细则要求及套数，并对未按规划收集整理档案的行为制定罚款等问责措施。

3.加强档案意识的宣传与业务培训，提高基建档案人员的素质。在工程项目一开始就应加强档案意识的宣传和教育，强调档案工作的重要性，让参与工程建设的全体人员都有较强的档案意识。同时，档案人员积极参加有关基建政策文件、档案知识的学习，及时了解新的档案管理规章制度，掌握先进的管理理念，跟踪档案管理的新技术，不断提高业务素养。

四、基建档案管理工作对工程质量的影响

1.工程档案是建设工程的有机组成部分。

一般来说，建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的，监理旁站监督记录和检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等。施工活动中产生的文件材料如一根直线贯穿施工活动全程，记录着施工活动的全过程。是不能从建设工程中抽离出来的，更不能忽略不计。

2.工程档案是建设工程质量的直接反映。

建设工程质量关系着医院医护人员以及医患人员的生命财产安全，关系着医院全体人员的切身利益。建设工程质量必须满足医疗活动的需要，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性。对建设工程质量进行一系列精确的评价，是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。也就是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好坏。凡是被评为优质项目工程，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的。如我院在2012年的综合卫生应急救治设施工程项目被评长航局“十二五”信息化建设优质工程。工程建设期初对档案的要求就非常高，并且制度的详细的管理制度。

3.工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节。

建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。

基建档案管理工作在正面临新着新的机遇和挑战。我们就应抓住机遇，面对挑战，强化全院人员档案意识，提高档案管理人员的素质，使我院基建档案管理工作更上一层楼，更好地为医院的建设发展服务。