一体化管理在医院图书档案的应用

伊 怡 / 滨州医学院附属医院

一体化管理在医院图书档案的应用

伊 怡 / 滨州医学院附属医院

作为医院重要组成部分的图书和档案管理部门，在当今迅速发展的信息时代，面临着全新的机遇和挑战。把医院图书档案进行一体化管理，不仅可以方便综合服务的开展，同时还能够提高信息利用率，实现信息资源共享最大化。本文通过对一体化管理在医院图书档案中应用的介绍和探讨，说明一体化管理的先进性和重要性，并提出相应的建议和可行性措施。

一体化管理 图书档案 医院管理

图书档案一体化管理有别于以往将图书和档案分开管理的传统模式，是利用最新的科技手段，配备高素质的专业管理人员，将图书和档案这两个分别各自独立又相互统一的体系进行统一录入、归档、整理并最终调取和查阅的现代化管理手段，符合信息时代的信息管理方式，极大的促进了图书和档案共性的融合，避免了资源的重复浪费。

1.医院图书档案一体化管理的意义

图书和档案原本是两个相对独立的体系，在以往的单一管理模式下，二者彼此分开管理运行，由于无法做到有效的信息互通而导致信息资源利用率教低。对于信息检索者来说，程序较为繁琐，尤其是面对目前医院管理层和临床各科室对于相关信息资源的较大需求时，无法实现有效的信息共享，造成了较大的资源浪费。图书和档案分开管理所带来的另一大弊端是提高了管理所带来的运行成本，各自管理就意味着要分别配备相关的硬件设施以及所配套的管理人员。因此，医院需要一套科学有效的图书档案管理模式来解决以上所提到的传统管理模式中的短板。

传统管理模式下，图书管学和档案学分属不同学科因而各自独立。档案最初的形成目的是为了记录第一手资料，是反映事实真相的重要依据；图书的形成则经过较长的过程，以传播文化为目的，是特定的思想产物。虽然本质上图书和档案并不能等而视之，但是二者却有着一个最大的共性，那便是信息载体，同属于文献信息资源，并且在国家标准《学科分类代码》中将图书和档案划为一个类目之中。综上可见对图书和档案进行一体化管理在理论上是可行的，应用现代化技术手段，不仅可以实现图书档案等文献信息的统一管理，还可以做到准确而快速的分类，便于各类信息资源的存储及利用，避免存储介质和人力资源的浪费。

医学是一门体系庞大的学科，所涵盖和涉及的领域极为广泛，当今医学的发展日新月异，各种信息资料也随之产生，高效而稳定的信息管理方式对于医院这种具有特殊意义的社会机构来说极为重要。医院需要对各种档案分类管理，医务人员需要及时获取各种相关资料来支撑临床工作以及科研项目的需要。图书和档案的一体化管理可以使得医院相关的信息部门在繁杂的信息数据库中为检索者提供高效的信息检索服务，将各种信息载体做到内部的互通，规避以往来回翻阅所带来的不便，提高对信息载体的利用率。尽管图书和档案信息量巨大，但是信息时代各种软硬件科技辅助手段的诞生使得原来需要耗费巨大人力、物力才能完成的工作变的简便而可行。信息服务受众思维模式在当今同样发生了巨大的改变，人们开始主动接受更加便捷的信息服务模式，意愿上的配合使得图书档案的一体化管理切实可行。

2.医院图书档案一体化管理的措施

各项相关机构有机重组，将图书和档案管理都统一归属于图书档案部，责任的落实能够最大程度的提高管理和运行效率，也为信息检索者简化了操作流程。部门的有机重组是宏观的大框架，对应专业的人员配备是做好图书档案一体化管理的基础。一体化管理对于图书档案管理从业人员提出了更高的专业素质要求，不仅能够对不断更新的信息资源进行高效而规范的整合，还应该十分熟悉医院对于信息资源的需求热点，大致了解相关专业的行业动态，自身业务熟练，医学专业熟悉，医院管理有经验，起到相对应技术支撑。只有重视了相应高层次人才的引进和培养，做到人员的稳定和发展，才能够奠定图书档案一体化管理坚实的基础。

专业人员的培养十分重要，相应的技术支持同样必不可少。图书档案的一体化管理，需要建立一个完善而精准的信息网络来作为操作和应用平台，这就要求医院管理和物资部门在硬件设施上给予足够重视和支持，最大程度上整合医院内所有信息资源，避免分散管理所带来的重复和浪费，使得整个图书档案的管理高效而统一。初步建立信息网络平台之后，还要做到不断更新各项硬件技术设施以及及时发现平台漏洞，让整个信息环境可以快速并且稳定的长久运行，毕竟信息安全也是极为重要的一环。管理者和相关人员要做到相应的宣传和科普，充分调动医院对信息资源整合及开发的积极能动性，使得全院认识到这项工程所带来的长远益处和重要意义。

3.医院图书档案一体化管理的建议

图书档案一体化管理对于管理者来说提出了新的要求，必须要有创新思维的意识。虽然管理者的主要工作是对各项信息的整合和加工，但如果缺乏创新思维的管理，就会拘泥于过去繁琐单一的工作流程中，无法紧跟医院各项工作的要求和行业的最新动态。因此，对于管理者创新意识的培养应放在一个较为重要的位置之中。

创新是先决，形成自身的特色是重点。一体化管理是大势所趋，为医院信息化建设提供了坚实的技术基础。如何结合自身优势，形成医院所独有的图书档案管理特色也同样重要。特色化建设不仅在更高层次上做到一体化管理的高效和便捷，还可以有针对性的提供相应的信息服务。做到自身的特色化以及与其他管理体系的差异化，对于更加广泛的医疗体系层面的发展来说，具有重要的意义。

图书档案一体化管理总的运行模式确定之后，想要长久稳定的运行，就必须建立统一而严格的管理标准。标准的制定，需要依据医院自身的情况进行有效的探索。以往许多医院管理标准不健全，没有较高的现代化管理水平，使得整个一体化管理难以维系。因此必须根据实际情况，制定合理的规章和制度。规章和制度的实施是整个图书档案一体化管理体系得以运行的保障。不同的医院有各自不同的特点，如何依据自身的情况制定相应规章制度，需要结合以往成功的经验以及自身的不断摸索。

规章制度需要不断完善，人员素质也应不断提高。图书档案作为信息资源来说，强调其共享化的同时也应注意到档案管理的保密工作。具体哪一类可以共享，哪一类应做到绝对保密和相对保密，也是依赖于管理人员的专业素养以及前述管理标准的制定。

4.医院图书档案一体化管理的发展前景

在目前大的医疗改革背景之下，医院在人事管理上对于档案的有效存储和查阅有着较高的要求，日新月异的医学发展，也对医院的科研水平提出了较高的要求。因此各科的前沿技术以及相应的科研水平发展状况都对信息管理有着较大的诉求。综合看来，图书档案的一体化管理是对资源整合提出的必然要求。由此看来，一体化管理的发展前景十分广阔。各级医院应认识到一体化管理所带来的改革和变化，努力结合自身优势，克服各项困难，积极推进一体化建设，早日建成一个完善高效的图书档案管理平台，满足医院管理者和医务工作者的需求。从而更进一步，推动医院取得较大的发展和进步。

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