跨越时间与空间的高效协同

韩占涛

一、企业概况

中国路桥工程有限责任公司（英文缩写CRBC）是中国最早进入国际工程承包市场的四家大型国有企业之一，主要从事国内、国际道路、桥梁、港口、铁路、机场、隧道、水工、市政、疏浚等工程承包，兼具投资、实业、贸易、租赁、服务等业务，在亚洲、非洲、欧洲、美洲60多个国家和地区设立了分支机构，承建了如蒙内铁路、喀喇昆仑公路、泽蒙博尔察大桥等多个有地区和国际影响力的标志性建筑，荣获多项国内、国际大奖。“CRBC”作为国际工程承包界的知名品牌，享誉世界。

二、平台建设情况

（一）建设背景

2012年之前，中国路桥使用的原OA系统仅能实现三条公司级审批流程，其余文件审批传阅仍使用纸质版，而与海外机构之间的文件往来更是需要把纸质版扫描后，再经过电子邮件传输。随着公司规模的不断扩大和业务的飞速发展，这种相对落后的方式对提升办公效率的制约也越来越明显，且原有系统在功能与拓展性方面，也无法满足公司行政管理向部门与海外机构延伸的需求。因此，公司开始着手新协同办公管理平台的建设工作。

（二）建设历程

中国路桥根据对当前管理现状的清晰掌握，明确新协同办公管理平台的建设主要聚焦四方面内容：OA系统、移动OA、即时通讯、电子邮件。通过市场调研与产品测试应用，中国路桥最终选择了配置更加灵活的泛微e-cology协同办公产品、e-mobile移动办公产品，以及成熟稳定的腾讯即时通RTX、腾讯企业邮，共同组成了新协同办公管理平台，2012年中开始实施，2013年1月正式上线。

三、平台应用效果

（一）三大类流程组与五大门户

平台共分为日常工作、公文流程、业务流程三大类流程组。日常工作流程组主要包含新闻类、通知公告类、请假类、行政事务类等日常审批；公文流程组主要包含公司、党委、纪委、工会、团委、董事会、部门、海外机构的发文、收文、签报、函、纪要等公文类审批；业务流程组主要包含两部分，一是集成了公司各类业务系统的审批流程，二是业务系统暂未包含的业务审批流程。

平台共建有五大门户，分别为公司新闻、公文流转、党建工作、财务工作与交流园地。公司新闻门户主要包含公司新闻、通知公告、领导出行、驻外机构与项目动态、集团动态、专题专栏、以及党建工作与交流园地两个门户的重要内容；公文流转主要包含流程的待办、待阅、已办、办结等事宜、以及行政发文和业务指导等内容；党建工作门户包含公司党委工作动态、基层组织工作动态、党建专题、廉政、党员发展、道德讲堂、理论研究等内容；财务工作门户为财务会计部与相关领导专属门户；交流园地包含企管、工会、法制、青年、宣传、教育培训、合规与风险、信息化等园地内容。

（二）突破时间与空间限制

中国路桥作为一家国际化企业，总部与海外机构、海外机构之间因时差与距离的限制一直存在沟通困难、难以协同等问题。通过该平台建设，第一次真正有效的突破时间与空间的限制，实现了全公司各单位的高效协同，也是公司第一个全球成功推广使用的信息系统。

平台实现了电子公文流转系统向各海外机构和机关部门的内部延伸，将海外机构和公司总部之间往来文件及部门内部文件处理电子化、流程化，有效提升了公文流转效率和督办能力；直接或间接实现公司总部及海外机构业务审批事项的网上办理，提高了审批、报送效率。

（三）实现自动与透明化流程

平台可通过灵活的主子流程配置，将公司内部流程整体串联起来，例如，公司下发文件，在公司发文流程归档后会自动触发机关部门与海外机构的收文流程，部门与机构文员会在待办事宜中自动生成一条待办信息，信息可通过移动OA和即时通RTX弹出提示，便于文员第一时间办理收文。

同时，主子流程之间可随时查看相关流程的办理进度与审批意见，透明化的流程追踪模式，极大的提高了协同办公效率。另外，平台提供全程可视化流程配置，可在流程运行期间实时调整流程，便于支撑流程优化与管理提升。

（四）兼顾信息安全与网络加速

一直以来，中国路桥由于大部分海外机构所在国家网络通讯条件比较差，网络通讯速度比较慢，信息安全更无法保障，致使中国路桥采用信息化手段延伸管控长度、提升管控深度、强化管控精度的目标难以有效落实。

通过此次平台建设，中国路桥以较少的成本引入了加速网关与SSL VPN软硬件相结合的解决方案。海外机构通过部署加速网关设备，实现异地网络局域网对局域网的通讯，使海外机构的电脑开机即可与中国路桥总部网络进行通讯，直接通过内网IP地址访问中国路桥内网中的协同办公管理平台，数据通过缓存技术进行访问加速，并通过隧道技术，数据加密和用户认证来保障信息安全。同时，针对项目人员，出差人员使用SSL VPN与总部内网进行连接，通过SSL VPN构建的加密通道与中国路桥总部进行信息交互。通过两种方案的结合，既保证了平台中的数据安全，又有效地提高了系统访问速度。

（五）多维系统集成

1、平台与其他业务系统集成，统一流程待办，统一审批入口，统一流程查询；

2、平台与档案系统集成，可以通过自动或手动方式，将归档流程审批单、正文与附件等信息传输给档案系统的预归档库；

3、平台与AD域、HR系统集成，平台中的组织架构及人员信息通过HR系统同步，无需另外添加，减轻了人事人员的工作量；人员的登录验证通过AD域集成，实现权限集中化管理、资源同步共享优化；

4、平台内部OA系统与RTX集成，将OA系统中的组织架构和人员及时同步到RTX中，实现组织架构内人员的消息即时互通，新到达流程的及时提醒；

5、平台内部RTX与企业邮箱集成，实现RTX中显示信封图标，并提示未读邮件个数，点击信封图标自动登录企业邮箱；

6、RTX与各业务系统集成，通过RTX可单点登录到所有业务系统。

（六）实时移动办公

平台实现了移动化应用的功能扩展。通过e-mobile，员工可以在任何时间、任何地点通过智能终端实现公文流转审批、日程实时安排、信息及时推送、客户动态管理、数据追踪查找、新闻公告浏览等日常工作。

（七）全面高效协同

在平台功能的构建方面，前台用户主要涉及我的流程、我的知识、我的人事、我的会议、我的查询、我的应用、我的报表、信息中心等功能模块。管理员可以通过工作流程、知识管理、人力资源、门户管理、设置中心等模块实现流程配置、报表定义、门户设计、权限分配、集成配置等后台功能，全面支撑前台用户的高效协同。

四、经验分享

1、深入分析管理短板，明确协同管理平台的定位。从选择产品到落实合同、项目进场、系统上线，仅用了1年不到的时间。这得益于中国路桥对管理情况、难点重点非常清楚，在此基础上对新协同管理平台的需求有十分明确的定位。带着清晰的目的去寻找软件供应商，去落地项目方案，更加能够事半功倍。

2、充分沟通，让对方清楚企业诉求。就协同办公管理平台实施的难度来说，相比其他组织，国企的规范标准更多，每一个环节都需要与厂商充分沟通，保证对方明确需求，必要时要求对方制作样例，确保双方尽快达成一致，推动项目落地。

3、成熟产品，尽量减少定制开发。在项目初期，中国路桥为了让平台更加适应公司各种管理与使用习惯，对平台进行了大量的定制开发，使后续版本升级变得极为困难。因此，我们的经验是采用通用成熟产品时要做好需求分析，尽量通过优化自身管理流程、适应平台操作等方式，减少定制开发内容，增强产品后续维護与升级的适应性。

五、未来展望

平台上线以来，已平稳使用了近5年时间，e-cology6.0也成为了老版本，考虑到最新版本的集成能力、新功能与跨浏览器等新特性，中国路桥已经开始着手升级最新版本e-cology8.0。

同时，随着移动办公的普及，目前中国路桥正在建设统一的移动办公平台，届时将在移动设备上实现全业务流程统一待办、企业微信、简单实用的轻应用等功能，打造以协同办公管理平台为主，移动办公平台为辅的双平台办公支撑体系，进一步提升中国路桥整体协同办公效率。endprint