OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用价值

李振华

摘要：在现代化办公发展的当代，企业采用系统化办公软件进行管理是一大趋势，本文主要以金蝶OA办公系统为例，对于OA系统进行全面的分析，结合用户的主要需求，进行个性化的信息管理平台的搭建，从而满足客户的需求，实现系统的协同管理。对于大型企业，特别是多元化的集团企业，更需要有效地实现公文处理、流程处理、资源管理以及沟通等全方位的办公协同，当然，在这一类企业中，往往也能够更好地进行OA的运用，但同样也需要企业进行合理的规划，并有管理者大力支持方可实现。

关键词：办公；自动化；OA，信息化

前言

伴随着经济的快速发展，计算机网络也应用在各行各业中，事实上，对于办公系统的管理，各个企业都有自己的智能化和系统化管理方式，但是，大多数企业更多的应用专业化的软件以及系统。金蝶OA办公系统实际上是金蝶公司开发的一种综合管理的软件，跟奇特办公协同的OA相同，这一款OA也是能够以满足企业的内部需求为主要目的，金蝶OA不仅实现了企业的分层管控，同时也实现了全员的协同以及信息共享。从这一角度而言，金蝶OA办公系统在这一类多元化的阶段信息化管理过程中，有着重要的价值。

1.多元化集团办公概述

事实上，多元化集团办公在当代企业中也比较常见，一般都是大型企业为主，集团下设分子公司等情况，这一类办公的主要特点有三个，第一，这一类企业的整体机构庞大，相对而言，组织架构体系大，那么，组织结构相对而言也比较复杂，对于流程的审批和签批，层级也更多，进行事物处理的过程中，往往显现出流程复杂的特点。第二，集团企业正因为系统庞大复杂，其办事效率明显降低，因此，这一类企业最需要提高效率，这就离不开制度和规范的管控和管理，这也是给信息化管理带来了新的机遇。第三，一般来说，多元化集团典型的管控模式主要就是经营管控、战略管控和财务管控三种，一般都是由多个子公司（跨地域甚至跨行业）构成多元化集团，冗杂的结构，信息传递缓慢，办事效率低下。

2.金蝶OA办公系统概述

金蝶OA办公系统的结构以及主要功能具体如下：

与其他企业的OA相同，金蝶OA的基本功能在于协同办公，也就是保障工作的正常推进。首先是协同审批管理，一般来说，这一功能主要就是完成企业的合同、单据以及员工休假申请的审批，当然，用户也可以进行审批。金蝶OA的公文处理功能相对比较弱，与其他OA一致，即为公文的提醒处理以及集中处理。在流程管理方面，其优势比较明显，除了正常的表单审批，还增加了自定义审批的流程，甚至能够依据具体的角色的权限，对于审批的流向进行定义。金蝶OA比较丰富的一部分在于知识中心，在这一中心，可以轻松查阅公司的制度、流程以及人力资源相关信息、销售知识以及企业常识等等通识类的内容。金蝶OA的档案管理更具有优势，因为其主要针对于大型的多元化的集团企业，相对而言，这一类企业的档案比较复杂，因此，OA是下了对于档案的分层管理和控制，数据处理能力可见一斑。此外，在资源管理以及互动沟通方面，金蝶OA都能够实现资源的共享以及便捷的沟通，相对而言，为员工提供了便捷的服务。

3.应用效果

（1）文件共享。这一功能的实现依托于单位的文档模块，依据其建立文档以及文件的共享，主要是各个部门的知识管理员，将自己部门重要的知识性资料上传到共享文档中，然后，对于相关的人员进行授权，这时，系统管理员就会进行及时的存档，根据档案文件的具体内容，对于各类权限进行控制和监督。这样，一方面保障了数据以及文档的安全性，另一方面，也有效地提升了文档的查询速度，实现了资源共享。

（2）搭建审批平台。OA是建立在流程正常运行以及表单的传递的方式来管理的规范化的，无论是行政事务还是财务事物，移动应用的使用都有效突破了时间空间的束缚，随时随地审批，高效便捷，提升了让效率，节约了时间。

（3）工作流查询以及管理模式透明化。金蝶OA的主要优势在于工作流引擎强大，各个部门的电子流转以及相关角色的工作进展等，都能够查询还能够有效分析具体环节的办理时间以及具体结果，效率得到提升，资金的到节省。此外，OA的上线运行也实现了管理的透明化，有效保证了企业行政资源的利用率。

4.策略与建议

（1）企业领导要以身作则。随着互联网+的不断推进，协同OA也逐步走进了各行各业，近年来，伴随着信息化管理深受重视，OA系统也进行了一系列的变革，从而更加适应企业的发展，但是，对于任何一个单位而言，在信息化的全面建设过程中，难免会遇到各式各样的问题，由于部分企业没有专业化的人才，就不能及时解决问题。很多企业选择了信息化发展，但是都没有成功，其根本原因在于企业的领导者，企业的领导者需要高度重视，以身作则，从而才能影响下属，开始逐渐渗透和转型。

（2）搭建强有力的人才队伍。人才队伍建设是非常重要的，行业的新进行需要专业人员，而对于信息化管理也是如此，建立一支技术过硬的团队，能够保障企业的人员能够运用科学的理论以及技术去解决问题，满足客户的需求。

（3）准备工作要到位。企业各不相同，业务范围也不相同，因此，对于信息化平台协同的需求也各不相同。基于此，企业的用户与软件公司需要共同组建调研小组，从而，进行全面的事前准备。

（4）硬件设施要完备。完善硬件设施也是非常关键的一步，因为，金蝶OA这一办公自动化平台，实际上是建立在硬件基础上的，因此，只有实现了硬件设施的完善与更新，才能够确保简历一套合理的体系，确保数据的快速传输。

5.结束语

经济的发展带动了科技的发展，多元化的集团性的企业往往也会伴随着业务量的增长，提出更多的信息化建设的要求，信息化的实现以及金蝶OA的使用，需要一定的硬件设置以及全体员工的支持，当然，金蝶OA的实现，往往能够最大程度的实现企业的人工成本降低，效率的快速提升，从而实现现代化和便捷或办公，进一步有效实现企业的快速发展。

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