提高办公室档案管理工作效率的途径探讨

唐静

摘 要：档案管理是办公室工作开展的重要保障，档案管理人员应该认识到其重要性，本文探讨了提高办公室档案管理效率的措施。

关键词：办公室；档案管理；工作效率；提高

前言：随着科学技术的发展，传统办公室档案管理方法逐渐跟不上社会发展的步伐，提高办公室档案管理工作效率是当务之急。

一、关于办公室档案管理工作的概要

随着时间的推移，网络科技发展得越发迅猛，网络已经逐渐渗透到每一个人的生活中，并且成为人们生活中不可缺少的一项科学技术。所以，如果想要提高办公室档案管理工作的工作效率，就应该完整地凸显电子信息化管理的好处，顺应目前的生活水平，响应相关规章制度并不断进行技术上的改变，将创新为技术发展的第一要义，不断更新换代，从而保证这项工作可以顺利并且成功地进行下去。如果想让档案更加完整更加完善，应该要让搜索功能比较便捷，这样才能彻底发挥档案的作用。

二、提高办公室档案管理效率的意义

第一，由于办公室在对档案除了保存更多时候是使用查询的功能，所以如果想要提高办公室档案工作的工作效率，更好的和现代生活相适应，使得人们使用更为便捷，如果想要达到预期效果，就应该着眼于办公室档案的管理工作，并且把这份工作和社会与人们的实际需求相适应，这样才能保证这份工作不会缺乏社会性能和功能性以及它本身具有的优势和价值。

第二，档案本身是具备连贯性、持续性和不间断性的，所以我们才应该着眼于管理档案的工作，适时、适度地提高工作效率，从实际出发，按照现实的情况和需求，使用合适的手段和方法，有利于档案的保存和工作的完善。档案本身是有时代意义的，如果想要让档案保存得更为完善就应该不断整合、搜集相关信息，避免丢失或者遗漏数据。

第三，社会生活的进步有利于档案工作的执行，因为我们的社会生活是不可避免需要接触到档案的，只有将档案管理的工作完善，才能让社会生活更好地发展，让社会发展和社会生活有借鉴的地方和意义。

三、当前办公室档案管理存在的问题

3.1没有重视档案管理工作

目前办公室档案管理工作的进展较慢主要的原因之一就是因为单位或企业没有认识到档案管理的重要作用。档案是单位或企业中一个巨大的隐形资源，如果能够把它合理地进行使用，能够促进单位或企业的进一步发展。但是目前很多单位只认为档案管理就是把这些资料进行保存，没有重视对档案的利用。在管理过程中，只做到了“管理”这个形式，并没有重视这些档案的价值。造成档案管理工作的实际意义较低，没有针对性与实用性。

3.2管理意识以及方式落后

導致办公室档案管理出现问题的一个重要原因就是目前我国办公室档案管理人员的管理意识缺乏。在办公室档案管理工作中，一些工作人员属于兼职，缺乏专业水平，最终对工作效率及管理方式造成了影响，在管理过程中缺乏科学的方式，使得档案管理工作慢慢落后。在新时期，也没有把现代网络技术应用在办公室档案管理中，与时代严重脱节。

3.3工作人员工作素养较低

由于办公室档案管理的工作人员没有相应的专业知识也没有进行一个比较完善的工作培训，当工作人员不具备相适应的工作技能，这就导致他们也无法高效率地完成档案管理的工作。同时，从前的管理模式已经不适应于现在的时代，因为从前是纸质档案时代，而现在随着网络的发展，工作人员应该学习最新的技术和工作技能，这样才能更好适应现在的管理工作。

3.4网络信息化的使用不足

作为办公室的档案管理人员，应该把每个时期不同类型的档案实施整理，倘若工作人员还是应用传统的管理方法，就不能满足现代化档案管理的发展需求。当前网络信息化在档案管理中的应用还存在很多不足，一些地方还存在信息化档案与纸质档案并存、混乱的问题，必须进一步得到改善。而且，现在办公室档案管理网络信息化的水平还不够高，不能形成一定的规模，这对档案的保存及寻找都有着很大的不便。

四、提高办公室档案管理效率的途径

4.1加强档案管理意识

在实施办公室档案管理的人员应该对管理工作有全面的意识，清楚档案管理的基本理论，转变管理工作中的功利思想及消极的工作态度。工作人员应该积极主动的了解单位或企业现在的运行情况，清楚自己的工作职责以及目标，完善日常工作中档案的收集以及管理，在结束工作之后把管理结果上报给上层领导，根据具体情况结合相关部门构建信息沟通平台，使档案管理工作顺利的实施。不可以盲目随意的对档案实施管理，应该确保这些资料对单位或企业的进一步发展切实有效。增强档案管理的工作效率，同时为单位或企业的建设添砖加瓦。

4.2完善档案管理制度

由于从前我们并未太过重视档案的管理工作，所以对于这项工作并没有一个比较完善的管理制度，如此一来工作也无法真正到位，工作人员的工作效率无法提高。为了避免这种情况的发生，我们首先应该着眼于档案管理工作，完善管理制度：首先，重视档案的私密性，所以应该针对不同文件的私密等级做出不同的保护措施；其次，由于档案的数量很多，种类也很复杂，所以工作人员需要对档案进行一定的收纳规整，使得后续工作更加便捷；最后，在工作的过程中，监督工作人员的行为和工作技能，保证工作的顺利进行。

4.3提高管理人员水平

当前大量单位或企业的办公室档案管理人员都存在专业水平及综合素质不高的问题。只有提高管理人员的整体素质，才可以使档案管理工作更好的实施。要想增强管理人员的水平，需要有一个培养的过程。单位或企业应该对档案管理人员实施适当的培训，不能频繁进行工作人员调动，这只会给管理工作的进度和质量带来不利的影响。单位或企业应该强化办公室档案管理人员的培训，并且应用不同的方法来促进他们学习新专业知识，增加其知识的储备量。并且针对培训结果定期实施检查，让员工有不断学习，提升自己的意识。

4.4建立意见反馈机制

在完善档案管理的时候，在加强相关管理制度的前提下，还应该建立管理工作意见反馈机制，这种反馈机制重点是在具体档案管理中，按照具体档案管理提出有关管理意见，及时把意见反馈到管理人员那里，管理人员按照意见及时实施改进。当然这种反馈机制价值的发挥，要求办公室档案管理人员进行积极配合，可以及时将意见实施反馈，同时此方法很好地带动了办公室档案管理人员的工作积极性，针对档案管理工作的进步具有重要意义。

4.5建立档案管理数据库

如今信息化科技在社会中已经非常成熟，而且企业的档案信息量也在持续提高。以前在档案管理中通常主要的工作是手工抄写以及转录，这已经很难与目前企业的发展需求相符合了。因此，建立科学的档案信息资料库非常迫切。这是对于办公室档案管理的创新，是新时代实施档案管理工作的前提，针对管理工作有着非常重要的作用。应用档案数据库可以便于档案的存放及查询，把传统档案管理工作与高新科技联系起来，创建网络化、开发性的数据库，从源头上提高办公室档案管理的工作效率。

结语：

总而言之，办公室各项工作的开展都和档案管理工作有直接的联系，所以想要推进办公室工作的顺利开展，需要提高办公室档案管理的工作效率。

参考文献：

[1]谢蓉.提高办公室档案管理工作效率的策略分析[J].办公室业务，2016（03）：109.

[2]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014，05：171-172.

[3]宋胜华.提高办公室档案管理工作效率的策略探索[J].产业与科技论坛，2015，20：225-226.endprint