OA办公自动化系统在单位信息化管理中的应用

夏一秦

摘要：伴随着世界竞争的不断加剧，经济全球化给各行各业带来了一定的机遇，同时也有着严峻的挑战。计算机技术的发展让世界陡然变小，信息的爆炸式传递，往往也缩短了时间和空间的差距。对于企业而言，信息化的发展也同样有着重要的意义，其中，OA系统在办公室领域中也凸显了其重要的地位。本文主要对于OA系统在单位信息化管理过程中的使用进行了全面的分析，并对其应用进行阐述，对于效率的提升有着重要的意义。

关键词：OA系统、单位、信息化、管理与应用

0前言

OA系统是现在办公系统中比较常见的办公自动化系统，其实现了现代化的办公与计算机通信技术有效的结合，该系统实现了员工的便捷交流以及信息的采集与输出，对于企业的资源共享以及无纸化办公的实现有着重要的意义。事实上，在大多数企业中，日常管理工作以及运维工作相对繁杂，人工处理容易存在死角或者被遗忘，相对而言，工作量大技术含量小，但是耗费的人力和精力确实不容小觑的，而OA系统有效地解决了这以问题，实现了单位行政管理的高效化和便捷化，网络平台的迅速搭建也为数据的收集和处理提供了契机，对于单位实现综合管理水平有着重要的意义。

1.OA系统的主要特点

OA系统以办公便捷高效、无纸化为主要优势，在企业中备受青睐，事实上，其主要特点往往也是OA最受欢迎的原因。一般来说，OA系统的主要特点体现在其通讯的有效性以及使用的便捷性，此外，还有外在的提醒流程也就是流程督办和降本增效的优势，这些都是OA系统在办公室中的优势。

1.1实时通讯有效实现

事实上，部分企业尽管已经有了沟通交流工具，但都是线下手机微信群、QQ群，很少有线上的即时通讯，而OA则是即时通讯和实时通讯于一身的优势，OA系统能够实现资源共享和资源交互。例如，在工作开展过程中，当出现一些问题，需要及时处理，在请教过程中往往就可以通过OA实现，通过人与人的相互操作，实现更有效的沟通和协作。

1.2便捷性强

OA系统中有大量的数据，同时也存在文档的组织和管理的基本功能，基于文档的组织和管理的基本功能，往往可以促使用户进行详细的搜索和查询。例如，某员工在工作中针对某一问题存在疑问，此时，员工就可以通过检索的方式来搜索最有效的答案来解决问题。值得一提的是，在OA系统中，时间和空间的束缚和限制已经无法起到任何作用，因为，在OA系统中，用户不仅可以在工作单位进行公文的处理，同时在出差甚至在家中，都可以操作，远程控制并不影响其处理结果，便捷性强是单位运用OA的一个重要原因。

1.3流程催办

在工作中，任何单位都存在这样的问题，即日常办公涉及的人数众多，部门也较多，在解决业务的过程中，发起流程。例如，在单位中，针对于公文的流转过程，每一个环节都会对该流程进行跟踪和修改，对这个流程进行实时监控，流程的进度，每一个人都能看得到，基于此，为了有效保障流程及时有效落地实施，就对于那些超出办理时间限制的流程和节点进行跟催，流程催办是OA个性化的一个功能，相对比较有优势。

1.4降本增效

为适应时代的发展，单位积极相应国家要求，实现无纸化办公，推广网络办公，在具体实践中，不仅有效地提升了工作效率，同时，单位的成本也有所降低，降本增效让单位更加有动力实现信息化。

2.OA系统的应用

2.1交流信息

根据单位的具体需要，对于流程模板进行相应的设计，可以是自定义的设计，个性化专业化，同时，对于流程节点的各个关键岗位，都需要进行相关的设置，如部门以及人员的职责和操作权限，还需要对角色进行合理的匹配。OA最主要的还在于其功能，目前，主要的功能极为流程的审批，企业的内部邮箱、公文手法批阅地点以及通知类等，这些功能平台也有明显的信息化，效率高且成本低。

2.2OA的主要功能实现

2.2.1管理层主要功能

事实上，不同人员不同岗位以及不同层级，OA的权限是各不相同的，针对于领导层实现的功能往往要高于其他层。一般来说，OA系统具有个人通讯录以及个人通讯功能，同时日常安排以及待办事项也都能及时提醒，此外，OA系统还能与现有的邮件系统进行集成，提醒功能强大，保障了领导的工作项清晰明确，此外，OA给予管理层的审批权限也是相对最高，一般而言，管理层是各个层级流程节点最高的一级，因此可见范围比较广。

2.2.2收发文一级修改等功能

类似于Office软件，OA系统也是办公管理系统的一部分，公文的管理实际上就是办公自动化系统中相对比较基础的一部分，包括拟制、发文一级收文和审批修改等多種功能，用户往往可以根据自己的需要进行自定义，并进行在线编辑和修改等操作。当然，比较智能的就是系统中对于主管的修改以及批复进行了保留，总之，用户操作便捷，而效率高，准确性也高。

2.2.3主管的主要功能

单位中，每个人的OA权限各不相同，一般来说，作为主管，往往可以通过系统来检查下属的工作进展，具体到工作计划的完成情况，工作的汇报等等，而且，能够清晰准确的知晓员工的工作状态。根据主管的主要职责，在OA系统中，设定其任务为上层指派的任务、其他部门委托的任务、员工汇报的工作以及自身任务和对员工任务的跟踪、支持和监督管理等。

2.2.4普通员工的主要功能

主要为日常使用功能，例如，员工休假可以提交请假流程，等部门主管签批，及时有效地获取主管的签批结果，相对于纸质版的签批而言，快捷省力，而且节省时间。

3.结束语

时代在发展，科技在进步，现代社会，各行各业都在快速发展，竞争无处不在，系统化办公同样也是各单位竞争的一个焦点，有效使用OA是非常关键的。OA办公系统在单位中的应用，不仅实现了无纸化办公，同时也真正地保证了流程节点快速签批，线上跟踪工作进程等一系列工作，单位使用OA系统不仅可以将人力资源从繁杂无工作技巧的工作中解放出来，同时也能够提高板书效率，对于单位的高效办公十分有利。不得不说，OA的使用拉通了单位内部的整体构建，降低了成本，为单位带了重大的改变。

参考文献：

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