基于信息化管理背景下的煤矿企业文书档案管理思考

冯海燕

摘 要：为了保证煤矿类型企业在开展档案信息管理的时候能有良好的质量，需要管理人员能认识到信息化档案管理的重要性，并能结合档案管理的实际需要来制定档案工作信息化发展计划。本文就信息化管理趋势下煤矿类型企业之中档案管理工作进行了分析。

关键词：信息；煤矿；文书管理

煤矿类型企业在目前的生产已经实现了机械化、现代化的运营模式，并且煤矿企业在整体规模方面、组织架构方面、人员数量方面都有了变化，使得煤矿企业的整体发展效率、发展模式也有所转变，这也就对煤矿企业之中的文书档案方面的管理工作有了更高要求。

1 煤矿企业之中档案管理工作实行信息化运行模式的意义及问题

1.1 提升了档案管理工作综合质量

在过去煤矿类型企业的管理中会以纸质媒介的管理模式为主，而使用纸质媒介开展档案管理的时候，由于纸质媒介其自身特点的影响，在长时间的档案积累之后就会出现档案占据空间偏大、档案管理困难的情况。并且纸质类型的档案资料在储存管理的时候往往也会存在一定的困难，纸质媒介档案一旦受到火灾、水灾等情况的影响就会造成巨大的档案信息损失以及经济损失。其次，在过去的档案信息管理中，如果档案信息的总量过大，那么在进行信息查阅的时候就需要人工花费大量的时间查找，影响了相关的效率和企业发展。

而在煤矿之中档案管理部分中引入了现代档案管理模式的时候就能大大的强化档案工作质量。首先，在使用了信息化类型的管理模式之后就能改变过去以纸质文件为主的档案管理模式，能将所有的档案案信息转化为数字信息类型，这样在进行档案信息管理的时候就可使用磁盘进行档案信息存储，大大的降低了档案存储所需要占据的空间。同时也因为档案管理储存模的改变，让档案管理更加便捷，能通过在档案储藏室安装自动检测系统来对档案储藏空间的环境温度、湿度等情况进行监控，一旦发现质量问题就及时采取对策，从而提升了档案信息的管理质量。其次，通过使用计算机系统进行档案信息管理，在对档案信息内容进行索引的时候，不需要工作人员对档案信息进行详细查找，只要在电脑终端输入所要查询的就能立即找到相应的档案信息，促进了档案查询效率的提升。

1.2 提升档案利用质量

在档案信息之中记录了大量煤矿在发展中所使用的新型技术、管理理念、改革措施、人事档案，这些信息对其他地区煤矿发展都有一定的借鉴意义，通过这些档案信息的交流就能实现煤矿行业的整体高速发展。在过去档案信息的传递中不仅要花费大量的时间，同时在档案信息在传递的过程中还容易出现破损等情况，影响档案信息的利用。而在实现了信息化的档案管理模式之后，就能通过互联网对档案信息进行远程、快速传递，这样的即时性数据传输不仅能保证档案工作的利用效率，同时还能保证档案信息的完整性，最大程度保证档案信息得到有效利用。

1.3 档案信息化管理存在的问题

一是原稿具有不确定性，电子文件生成后输出纸质文件，作为底稿的电子文件反而被忽视，经常因工作需要被增、删、改等操作，由于时间跨度大，修改无授权，使电子文件面目全非，失去了原稿特性，甚至失去归档保存的意义。二是归档不被重视，归档就是直接保存在原计算机，或刻录在光盘、U盘等移动存储器，如果信息系统出现故障或存储器受损，电子文件安全完整性就无从保障。电子文件由于存储方便，便捷经济，因此很多档案工作者从不鉴别，一股脑地全部归档，泥沙俱下，使应归档的档案湮没在大量的文件材料之中，利用困难。三是人员素质低。当前档案工作，要求工作人员专业素质强，计算机水平高，还要有先进的计算机设备和工作软件，但是，很多单位人员不重视档案投入，硬件软件配备无法达标，致使工作还处于手工时代。

2 煤矿类型企业在档案管理中实现信息化策略分析

2.1 确立发展技术

煤矿类型企业在进行档案管理部门部门中信息化类型建设的时候要能认识到建设工作的阶段性，不能妄图一蹴而就，在开展档信息管理模式引入的时候不仅要建立科学的管理系统，同时还要能将过去大量的纸质文件信息转化为新型的电子文件信息。档案信息化建设是我国信息化战略在档案领域的具体体现，主要目标是利用信息技术和基础设施，满足档案部门信息化管理的需要；开展案卷级、文件级机读目录数据库建设，推进档案数字化系统建设。

2.2 建立科学规范有效的档案管理信息平台

实现档案管理的信息化，必须要有科学的管理平台作保障。档案信息化的核心是电子文件的管理，档案管理信息平台的建设应包括以下四个系统：一是建立文书档案归档系统，主要处理电子文件的收集、整理、归档等工作。二是建立电子文件检查审核系统，要保证电子公文法律效力，就必须建立相应的核查制度，定期检查，确保文本真实有效。三是建立文书档案存储系统，利用计算机强大的功能建立文书档案的数据库，对信息进行编目、归类、储存，便于查找利用。四是建立文书档案保密系统，制定档案保密制度，设置档案上传、下载的安全等级和访问权限，安装高级别的防火墙，库房等重要场所强化防磁设施。

2.3 建设高素质档案队伍

档案信息化管理是新生事物，信息化背景下要求档案管理人员要逐步实现文书档案管理的信息化、數字化和规范化，必须具备计算机信息技术技能。一是要提高认识，管理者要高度认识档案信息化建设的重要性和前瞻性，配备高素质人员从事档案工作，重视档案人员的职业发展和福利待遇。档案管理人员要转变观念，与时俱进，不墨守成规，而是大胆创新，使档案工作从幕后走向台前。二是要提高能力，管理者要舍得投入，采购先进设备和软件，加大对外交流和学习；档案人员要不断提高自身业务能力和素质，积极参加各类档案继续教育，完善知识结构，从而具备强大的应对和创新能力。三是要完善保障，加快制度建设创新，以科学发展观指导档案队伍建设，做到有法可依，有章可循。

结束语

煤矿行业在社会经济发展、能源供应等方面都有着巨大的推动力，煤矿企业的发展和社会进步有着一定联系。而目前煤矿类型企业在发展中融入了众多机械化生产设备、信息化管理设备使得煤矿企业在管理、运营、生产方面的质量明显提升。这些变化在提升了煤矿企业管理质量的同时也产生了大量的文件信息，进而对煤矿企业中档案管理部门的工作质量有了更高的要求，因此档案管理部门应该工作中引入信息化的档案管理模式，从而促进档案管理工作质量的提升，保证煤矿类型企业的高速发展。

参考文献

[1]陆天丽.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].黑龙江科技信息，2015（4）.

[2]苏艳红.文书档案管理中出现的主要问题和改进策略探讨[J].办公室业务，2013（7）.

[3]蔡学美.当前档案信息化建设的目标和主要任务[J].四川档案，2013（4）.endprint